Autorisations SharePoint | Groupes Vs. Les niveaux

Dans ce blog, nous aborderons les autorisations SharePoint . Nous vous expliquerons pourquoi ils sont importants et pourquoi vous devriez les utiliser. Parallèlement, nous parlerons de la différence entre Permissions et Authentication . De plus, nous discuterons des groupes et des niveaux et pourquoi apprendre la différence entre les deux est un facteur critique lors de la configuration des autorisations sur votre site SharePoint.

Les autorisations SharePoint sont une fonctionnalité fondamentale d'un site SharePoint. Il garde le site plus organisé et gérable. De plus, cela assurera la sécurité sur l'ensemble du site.

Table des matières

• Autorisations vs authentification
• L'importance des autorisations SharePoint
• Groupes Vs Niveaux : Une vue d'ensemble des autorisations SharePoint
  • Catégories de groupes
  • Catégories de niveau
• L'importance des groupes et des niveaux pour les autorisations SharePoint
• Conclusion

Autorisations vs authentification

Les autorisations et l'authentification sont deux choses similaires, mais elles peuvent vous offrir des avantages pour chacune. Ils assureront la sécurité de votre site.

Lorsque vous configurez une autorisation de page SharePoint, vous autorisez une ou plusieurs personnes de votre organisation à accéder à une page. Ils pourront apporter des modifications, ajouter ou supprimer un fichier.

D'autre part, l'authentification offre une sécurité supplémentaire car l'utilisateur devra prouver qui il est vraiment. En plus de saisir des mots de passe lorsqu'un utilisateur se connecte, il devra prouver qu'il est ce qu'il prétend être.

Lorsque vous vous connectez à votre site SharePoint , l'authentification est effectuée via Microsoft 365. Gardez à l'esprit que l'authentification est effectuée en dehors de l'authentification SharePoint. En effet, le site SharePoint est identique à l'authentification pour Outlook, Microsoft 365 ou tout autre élément lié à Microsoft.

Pour le dire simplement, l'authentification prouve que vous êtes qui vous prétendez être, tandis que les autorisations sont basées sur qui vous êtes.

L'importance des autorisations SharePoint

Les autorisations SharePoint offrent des avantages à votre organisation. Si vous ne voulez pas que d'autres personnes de votre organisation accèdent à une liste ou à des données, ou même à la page elle-même, les autorisations le résoudront pour vous.

Le principal avantage que les autorisations peuvent donner à votre organisation est que vous pourrez autoriser qui de votre groupe peut accéder à quelle page et à quel fichier.

Par exemple, vous souhaitez que la personne A accède à la page. Cette personne peut ajouter et modifier les données de la page. Et si d'autres personnes essayaient d'accéder à la page, elles ne pourraient pas le faire. Cependant, une fois qu'ils sont authentifiés qu'ils sont Person A , ils peuvent accéder et contrôler la page.

Mais la meilleure chose à propos de la définition des autorisations sur votre site SharePoint est l'équilibre.

Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez configurer une personne de votre organisation pour qu'elle contrôle une page tandis que les autres auront les autres pages. Vous pouvez également définir un groupe sur une page et définir des paramètres individuels pour chacun.

Par exemple, vous pouvez attribuer les paramètres 1, 5, 10 et 12 à la personne A , tandis que la personne B a les paramètres 2, 6, 8. La personne C a les paramètres 11, 12, 13, 14 et les autres membres de l'organisation. Cela signifie que la personne A ne peut pas accéder à un document dont dispose la personne C. La même chose vaut pour la personne B à la personne C.

Vous pouvez également donner à tous les utilisateurs des autorisations . Cela leur permettra d'avoir un accès complet à l'ensemble du site. Ils pourraient ajouter, modifier, supprimer et bien plus encore. Cependant, nous ne le recommanderions pas. Puisqu'ils ont un accès complet, ils pourraient accidentellement supprimer un fichier et vider la corbeille.

Groupes Vs Niveaux : Une vue d'ensemble des autorisations SharePoint

Les autorisations SharePoint sont composées de deux facteurs principaux : Groupes et Niveaux . Dans cette partie du blog, nous expliquerons leurs différences et pourquoi elles sont importantes.

Les groupes (parfois appelés équipes ) et les niveaux ont des catégories.

Catégories de groupes

• Les propriétaires. Ce sont eux qui possèdent le site et en ont le contrôle total. Il s'agit essentiellement du propriétaire et, dans la plupart des cas, de son bras droit ou de quelqu'un en qui il a entièrement confiance.
• Membres. Ils sont directement pertinents pour le site SharePoint.
• Visiteurs. Ce sont toutes les personnes de votre organisation. Ils peuvent ne pas être directement pertinents pour le site SharePoint.

Cependant, vous devez garder à l'esprit que vous pouvez également ajouter d'autres groupes. Si vous avez une grande organisation, vous pouvez les nommer en fonction de leur bureau ou de leur emplacement. D'autres exemples sont " Senior Management ", " Tenured ", " Cisco Members " et bien plus encore.

Catégories de niveau

• Controle total. C'est là que les membres du groupe ont un accès complet. Principalement, le groupe Propriétaires a ce niveau.
• Conception. Les groupes peuvent ajouter une page et la concevoir. En outre, ils peuvent ajouter de nouvelles pages, modifier des constructions de tableau, modifier des colonnes de tableau et modifier la mise en forme des colonnes.
• Modifier. Cela a un niveau inférieur à Design car les utilisateurs de ce niveau ne peuvent pas ajouter de pages ou de données sur le site SharePoint.
• Contribuer. Les groupes de ce niveau peuvent ajouter des éléments à la liste, modifier leur structure ou ajouter des commentaires. Ils ne pourront pas ajouter de nouvelles pages.
• Lire. Il s'agit du niveau par défaut le plus bas. Ils peuvent uniquement lire les données et ne peuvent modifier aucun élément.

Semblable à Groupes , vous pouvez également ajouter d'autres niveaux. Par exemple, vous pouvez créer un niveau appelé « Approbation » et il n'aura que des autorisations pour approuver des choses, pas pour éditer des choses uniquement pour les approuver. Vous pouvez avoir un autre niveau d'autorisation appelé lire les tables, qui permet uniquement aux utilisateurs de lire les tables de votre site et rien d'autre.

L'importance des groupes et des niveaux pour les autorisations SharePoint

Le principal avantage des groupes et des niveaux est l'alignement des autorisations . Vous pouvez définir qui, dans votre organisation, appartiendra au groupe Propriétaires et à d'autres groupes à leurs niveaux correspondants.

Mais la meilleure partie est que vous pouvez ajouter de nouveaux groupes et niveaux en plus de ceux par défaut. Avec cela, vous pouvez facilement décider qui a des autorisations spécifiques car vous pouvez mélanger et assortir les niveaux. De plus, vous pouvez spécifier ce qu'ils peuvent faire.

Par exemple, nous avons un nouveau groupe, et nous l'appellerons Groupe X . Ensuite, créons d'autres niveaux d'autorisations, et nous les appellerons Niveau 1 et Niveau 2 . Les groupes du niveau 1 peuvent modifier une page, tandis que les groupes du niveau 2 peuvent modifier l'en-tête de colonne d'un tableau. Et si nous alignons le groupe X sur les niveaux 1 et 2 , ils auront des autorisations sur les deux.

Gardez à l'esprit que si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes, il héritera de ses deux autorisations. Par exemple, un utilisateur peut faire partie du groupe Visiteur et du groupe X . Cela signifie que l'utilisateur aura le niveau Lecture et en même temps, le Niveau 1 et le Niveau 2 . 

En outre, vous pouvez mélanger et assortir les autorisations sur les niveaux pour une personnalisation complète.

Conclusion

Pour résumer, vous avez appris en quoi consistent les autorisations SharePoint et pourquoi elles sont très importantes. Vous avez également appris la différence entre les groupes et les niveaux ainsi que leurs catégories.

L'utilisation des autorisations sur votre SharePoint est fortement recommandée car elle offre une sécurité. En outre, cela rend l'organisation plus systématisée car chacun peut avoir ses propres autorisations .

J'espère que cela a été utile. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet et d'autres contenus connexes, vous pouvez certainement consulter la liste des liens pertinents ci-dessous. 

Tous mes vœux,

Henri

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