Avantages de SharePoint dans le développement de rapports LuckyTemplates

Je veux parler des trois principaux avantages de SharePoint. Nous parlerons des trois avantages principaux et expliquerons en détail ce que ces avantages signifient et comment les fonctionnalités de SharePoint permettent à ces avantages de se produire. Vous pouvez regarder la vidéo complète de ce tutoriel au bas de ce blog.

Table des matières

• Avantage 1 de SharePoint : gestion et livraison de contenu
• Bibliothèques de documents
• Listes SharePoint
• Site d'équipe
• Avantage 2 de SharePoint : flux de travail des processus métier
• SharePoint et Power Automate
• SharePoint et Power Apps
• SharePoint et LuckyTemplates
• Avantage 3 de SharePoint : Collaboration
• Conclusion

Avantage 1 de SharePoint : gestion et livraison de contenu

Le premier des avantages de SharePoint est ce que j'aime appeler la gestion et la diffusion de contenu . Ce domaine a toujours été un problème clé dans les lieux de travail du monde entier.

On estime qu'environ 30 % de votre temps est consacré à l'envoi, à la réponse et à l'organisation des e-mails et des données. SharePoint peut aider vos employés et vous-même à récupérer une partie de ce temps.

Soit dit en passant, c'est environ 2,6 à 3 heures par jour que vous pourriez potentiellement récupérer avec SharePoint. Les gens utilisent SharePoint pour stocker des documents de la même manière qu'ils le font pour OneDrive. Mais l'avantage de stocker vos documents avec SharePoint est que vous pouvez joindre des métadonnées à chaque document.

Par exemple, supposons que vous ayez un dossier de comptabilité dans lequel tous vos fichiers sont d'abord séparés par année, puis par le compte lui-même.

Pour trouver le fichier fiscal des employés de 2017, vous devez d'abord cliquer sur le dossier 2017, puis sur les impôts des employés, puis rechercher la personne physique pour laquelle vous souhaitez obtenir les impôts.

C'est un système très compliqué, surtout si vous voulez voir tous les fichiers d'une certaine personne, n'est-ce pas ? Tous les fichiers d'une certaine personne ou tous les fichiers fiscaux de chaque année sont situés dans des dossiers différents, il est donc difficile de le faire dans un format OneDrive ou de bureau traditionnel.

Bibliothèques de documents

Donc, ce que SharePoint a fait, c'est de créer des bibliothèques de documents , où tous vos fichiers sont dans une liste et vous pouvez joindre des métadonnées à vos documents.

Dans notre exemple, nous avons une métadonnée appelée Year , une autre métadonnée appelée Account Type et une autre métadonnée appelée Person .

Si vous souhaitez consulter tous les fichiers d'une personne spécifique, vous pouvez simplement accéder à ces métadonnées et filtrer cette personne. Vous verriez tous les fichiers pour toutes les années. Si vous souhaitez revenir à la méthode d'origine et simplement consulter tous les fichiers d'une certaine année, vous devez passer à ces métadonnées et filtrer cette année.

Les métadonnées constituent le prochain niveau d'organisation de votre bibliothèque de documents.

Je suis tellement surpris qu'il n'y ait pas plus d'entreprises qui le fassent. Ce faisant, ils constatent une amélioration de la productivité dans la recherche des documents dont ils ont besoin.

Ceci est également très évolutif. Par exemple, vous pourriez avoir une bibliothèque de documents pour vos contrats, une autre bibliothèque de documents pour votre comptabilité et une autre bibliothèque de documents pour vos RH. Ils peuvent être tenus séparément afin qu'une personne des RH ne puisse pas examiner les documents en comptabilité.

Listes SharePoint

Une autre fonctionnalité qui permet une diffusion robuste de la gestion de contenu est l'utilisation de listes SharePoint . Dans cet exemple, nous avons une base de données personnalisée que quelqu'un a créée pour contenir les données qui lui sont pertinentes.

Ceci est une liste d'itinéraires d'événements. Chaque enregistrement ici est un événement spécifique dans cet itinéraire d'événement. Nous avons un petit-déjeuner de bienvenue et d'accueil , et ainsi de suite.

Ce que cette personne a fait, c'est créer des colonnes qui les concernent. Ainsi, pour chaque session, ils ont un code, un type, une description, des intervenants, une heure de début et une heure de fin.

Ce qui est puissant avec les listes SharePoint, c'est qu'elles vous offrent la polyvalence d'une base de données robuste et qu'elles sont faciles à utiliser pour un travailleur. Il est très facile de créer vos propres types de listes et de colonnes. Vous pouvez avoir des types de colonnes sophistiqués comme des colonnes de choix (par exemple, le type de session) ou des colonnes basées sur l'utilisateur (par exemple, les conférenciers).

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire une fois que votre liste SharePoint a été créée. Il est également évolutif car vous pouvez en créer un pour de nombreuses choses. Vous pouvez en créer un pour les dépenses au lieu de le faire dans un fichier Excel aléatoire très difficile d'accès. Tout le monde peut y accéder et le mettre à jour. S'il y a des changements, vous pouvez exiger des approbations pour ces changements et ajouter de petits flux de travail.

Ces listes peuvent également être modifiées avec des pièces jointes. Par exemple, il s'agit d'une liste d'articles de blog où chacun est un fichier réel. Il s'agit donc d'un mélange de bibliothèques de documents et de listes SharePoint, où quelqu'un a créé une bibliothèque de documents avec des métadonnées et des colonnes à partir d'une liste SharePoint.

Vous pouvez donc faire beaucoup de mix and match ici aussi. C'est bien mieux que vos données dans un entrepôt aléatoire ou OneDrive ou des e-mails.

SharePoint est un emplacement tout-en-un pour toutes vos données, qu'il s'agisse d'une bibliothèque de documents ou d'une liste SharePoint.

Site d'équipe

La dernière caractéristique de SharePoint est qu'il s'agit d'un site d'équipe . Il s'agit d'un site d'équipe interne où tous vos employés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin. Vous pouvez avoir un site d'équipe pour l'ensemble de votre organisation pour des éléments tels que les actualités, les articles de blog, les calendriers, les liens rapides et les ressources externes utilisées par vos employés.

Par exemple, si je veux trouver mes politiques RH, je n'ai pas besoin d'envoyer un e-mail à la personne RH. Je peux aller sur le site de l'équipe et trouver la section RH pour trouver tous les documents dont j'ai besoin.

Il est également très pertinent que lorsque vous avez SharePoint, le site d'équipe de votre organisation soit votre page d'accueil. Ainsi, dès que quelqu'un ouvre Chrome ou Explorer, il peut voir les dernières actualités et activités de l'entreprise.

Vous pouvez également avoir des sites d'équipe spécifiques à un groupe. Vous pouvez avoir un site d'équipe pour l'ensemble de l'organisation et un autre site d'équipe privé pour votre équipe afin que seules les informations pertinentes pour l'employé lui soient fournies.

Vous pouvez créer vos propres sites SharePoint et listes SharePoint. Il est très facile pour n'importe qui de le créer car il n'y a pas de codage impliqué et tout se fait par glisser-déposer.

Avantage 2 de SharePoint : flux de travail des processus métier

L'un des avantages importants de SharePoint concerne les flux de travail des processus métier . Il s'agit d'un exemple de workflow de processus métier très simple pour une organisation.

Un document arrive dans une boîte de réception de courrier électronique, qui est redirigé vers les réviseurs. Il passe ensuite par plusieurs étapes d'examinateurs. S'ils approuvent, c'est accepté; sinon, il est rejeté.

Ce processus implique quelques e-mails, n'est-ce pas ? Vous avez un e-mail qui arrive dans la boîte de réception réelle. Ensuite, un e-mail doit être envoyé à Anna et Sean pour examen. Anna et Sean vont probablement s'envoyer un e-mail pour l'examiner. Et puis enfin un autre e-mail pour indiquer l'approbation ou la désapprobation.

Désormais, si les données utilisées se trouvent réellement dans SharePoint, ce flux de travail peut être automatisé. Par exemple, nous pouvons créer une liste SharePoint contenant tous ces documents. Le document arrive et doit être examiné par Sean ou Anna avant d'être accepté.

Au lieu d'un processus par e-mail, la personne qui souhaite l'approbation peut la télécharger dans une liste SharePoint ou une bibliothèque de documents, qui envoie alors automatiquement une notification par e-mail à Sean et Anna. Cela peut être fait via Power Automate ou le système de flux de travail interne de SharePoint.

L'e-mail peut également contenir un lien vers le document SharePoint dans la bibliothèque de documents SharePoint, afin qu'Anna reçoive un e-mail indiquant qu'une personne a téléchargé un nouveau document. Anna examine ensuite le document et clique simplement sur Approuver ou Désapprouver .

Il en va de même pour Sean; et s'ils cliquent tous les deux sur Approuver , un autre e-mail est envoyé à l'expéditeur d'origine indiquant que Sean et Anna ont tous deux approuvé. Ensuite, il met automatiquement à jour le statut de ce document sur Approve , et tout ce suivi de statut est effectué dans SharePoint.

SharePoint et Power Automate

Nous avons en fait créé un système d'approbation des dépenses sur notre série YouTube, où nous avons expliqué comment utiliser Power Automate avec SharePoint pour automatiser ce système.

Voici une simple approbation de dépenses que j'ai faite pour une organisation, qui auparavant prenait environ 7 ou 8 e-mails et avait beaucoup trop de points faibles. Auparavant, l'employé qui soumettait les dépenses était tenu à l'écart et il n'y avait aucun moyen de tout organiser par la suite.

SharePoint et un système de flux de travail comme Power Automate peuvent vraiment résoudre ce problème. Une fois que vous avez vos données, vos processus et SharePoint, il est très facile pour d'autres applications d'intervenir et d'améliorer ce processus.

SharePoint et Power Apps

Nous avons expliqué comment SharePoint et Power Automate peuvent être utilisés pour automatiser les flux de travail des processus métier. Mais la même chose peut être dite avec SharePoint et Power Apps. Supposons que vous ne vouliez pas du tout que Sean et Anna accèdent à SharePoint.

Vous pouvez créer une application pour Sean et Anna où ils peuvent accéder à un site Web qui leur montre les contrats qu'ils doivent examiner un par un. Ils ne reçoivent aucun e-mail, ils se connectent simplement à l'application. Et encore une fois, la meilleure chose à propos de Power Apps est qu'il n'y a pas de code.

SharePoint et LuckyTemplates

SharePoint est également très puissant avec LuckyTemplates. Par exemple, supposons que votre système d'approbation des dépenses se trouve dans SharePoint. Cela signifie également que vous suivez toutes les données de ce processus. Vous suivez qui soumet les dépenses, leur montant et le temps qu'il faut pour tout examiner. L'un des avantages de SharePoint est que vous pouvez utiliser les données pour créer un rapport et un tableau de bord sur .

SharePoint active les flux de travail, mais l'intégrer à d'autres applications Power Platform le fait vraiment passer au niveau supérieur.

Avantage 3 de SharePoint : Collaboration

Le troisième des avantages de SharePoint est la collaboration. C'est l'une des raisons pour lesquelles la plupart des organisations justifient l'achat de SharePoint pour améliorer leur productivité. Il existe de nombreux avantages et fonctionnalités de SharePoint qui permettent un environnement collaboratif. Je vais les parcourir très rapidement.

Le contrôle de version vous permet de vous assurer que vos documents sont à jour et si des modifications sont apportées aux documents, vous pouvez toujours revenir à la version précédente.

L'approbation et la révision ressemblent à ce dont nous avons parlé dans les flux de travail des processus métier. Vous pouvez configurer un système de bibliothèque de documents où quelqu'un soumet un document et quelqu'un d'autre doit approuver ou rejeter ce document.

La banque tout-en-un est une philosophie où toutes les informations de votre organisation doivent être au même endroit. Il ne doit donc pas être répétable et facilement trouvable pour quiconque a besoin de le trouver.

Des extensions peuvent être créées dans SharePoint et importées pour améliorer votre collaboration. Des éléments tels que le suivi des tâches, les widgets et les tableaux Kanban sont largement utilisés dans les pages SharePoint pour améliorer la collaboration.

Les autorisations vous permettent de sélectionner certains groupes de personnes pour avoir accès aux informations. Parfois, les entreprises souffrent d'une surcharge d'informations. Vous ne voulez pas que tout le monde ait accès à tout, et si vous avez des données très sensibles, vous devez vous assurer que seules les personnes que vous voulez voir les voient réellement.

L'évolutivité est un autre grand avantage. Si vous ne faites pas de SharePoint sur site mais que vous faites de SharePoint sur le cloud, vous pouvez passer de 10 personnes à un million de personnes sur un serveur Microsoft. C'est très facile à utiliser et vous n'avez qu'à jouer un tarif forfaitaire par personne.

Les fonctionnalités sociales sont également disponibles via des articles de blog et des pages. Vous pouvez également les commenter, les aimer et les partager. Vous pouvez également partager certaines listes d'éléments si vous en avez l'autorisation.

Une forte intégration avec Office 365 est également présente puisqu'elle est réalisée par la même société mère, Microsoft. Si vous avez des fichiers dans Excel , Word ou PowerPoint, vous pouvez en fait les modifier en ligne dans SharePoint plutôt que de les télécharger et de les modifier.

Conclusion

Dans cet article, nous avons discuté des trois principaux avantages de SharePoint. Nous avons parlé de la façon dont SharePoint est très bon pour la gestion de contenu , les workflows de processus métier et la collaboration .

Henri