Comment analyser les e-mails et remplir les listes SharePoint dans Power Automate

Une utilisation courante de Power Automate consiste à automatiser les workflows qui commencent par la réception des e-mails. Par exemple, [recevoir un e-mail] à [faire une action]. Pour ce faire, nous devons savoir comment analyser les données dans les e-mails et comment ajouter/enregistrer des pièces jointes. Dans ce tutoriel, je vais expliquer ce concept avec un exemple très familier. Je vais vous montrer comment analyser les e-mails et les enregistrer dans une liste SharePoint. Vous pouvez regarder la vidéo complète de ce tutoriel au bas de ce blog.

Ici, j'ai élaboré un exemple très simple que j'ai vu mes clients utiliser tout le temps. Disons que nous travaillons pour une société de conseil et qu'ils ont des applications qu'ils déploient pour leurs propres clients et qu'ils ont besoin d'un système de billetterie efficace.

Ce qui se passe actuellement, c'est que si quelqu'un trouve un problème avec son application, il envoie un e-mail, puis quelqu'un doit entrer et regarder l'e-mail, puis manuellement, il doit l'ajouter à la liste SharePoint appelée tickets. Après avoir été ajouté à la liste SharePoint, il est ensuite trié par des ingénieurs, puis il est finalement résolu.

C'est donc tout le flux de travail ; nous allons automatiser la partie où quelqu'un lit réellement l'e-mail, puis le télécharge manuellement sur SharePoint. Nous allons automatiser cela avec Power Automate.

Une autre complication est que cette boîte de réception est une boîte de réception générale. Il est utilisé pour tous les types d'e-mails. Nous voulons que seuls les e-mails liés aux tickets aillent dans la liste SharePoint. L'autre problème est que les e-mails contiennent parfois des pièces jointes, telles que des photos du problème ou d'autres éléments pour aider les ingénieurs à déterminer quel est le problème. Nous voulons nous assurer que nous enregistrons également cela dans la liste SharePoint.

Maintenant que nous avons défini le scénario, allons-y et commençons.

Table des matières

• Comment analyser les e-mails à l'aide de Power Automate
• Conclusion

Comment analyser les e-mails à l'aide de Power Automate

Ouvrons Power Automate et créons notre flux. Cliquons sur le bouton Créer ici. Le type de flux que nous allons créer s'appelle un flux cloud automatisé , qui est un flux déclenché par un événement désigné. Notre événement désigné est évidemment l'e-mail qui arrive dans notre boîte de réception.

Alors, cliquons sur le flux cloud automatisé. Nous ne lui donnerons pas de nom pour l'instant ni de déclencheur, nous allons donc simplement cliquer sur Ignorer.

Maintenant, évidemment, il a besoin d'un déclencheur, et notre déclencheur sera l'arrivée d'un nouvel e-mail. Donc, je vais chercher Office 365 Outlook . J'utilise Outlook. Cela peut fonctionner avec Gmail, Yahoo Mail ou n'importe quel connecteur de Power Automate, qui se compte par milliers.

Donc, je vais choisir Office 365 Outlook, et l'action que je vais choisir est lorsqu'un nouvel e-mail arrive. Maintenant, j'ai un tas d'options parmi lesquelles choisir. Je veux m'assurer que lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans le dossier de la boîte de réception, le flux se déclenche. Cependant, je ne veux pas que tous les e-mails déclenchent ce flux de travail, mais uniquement les e-mails qui peuvent avoir ce filtre de sujet appelé Ticket.

Je vais donc afficher les options avancées et saisir un filtre de sujet appelé Ticket . Cela signifie que ce flux ne sera déclenché que si la chaîne Ticket se trouve dans l'objet de l'e-mail. Je vais également dire inclure les pièces jointes , afin que nous puissions réellement ajouter des pièces jointes à la liste SharePoint.

Habituellement, ce que vous pouvez également faire, c'est que si vous savez que vous ne recevrez que des demandes de tickets à partir de quelques boîtes de réception, vous pouvez également modifier le champ À partir d'ici, mais nous allons simplement examiner le filtre du sujet du ticket.

La prochaine chose à savoir est à quoi ressemble un e-mail de ticket avant de l'analyser. Nous avons maintenant donné à nos utilisateurs un formulaire de courrier électronique standardisé à utiliser lorsqu'ils nous envoient des billets par e-mail. Et c'est un peu à quoi ça ressemble.

Ils ont un tableau, dans lequel la première ligne est Titre , où ils insèrent le titre de leur plainte , puis la Plainte , où ils décrivent ce qui se passe qu'ils n'aiment pas. La demande est ce à quoi la plainte se rapporte . Nous pourrions avoir plusieurs applications différentes déployées pour nos utilisateurs. Et puis finalement l' Urgence est sur 10 .

Il s'agit probablement d'un modèle d'e-mail que nous leur avons fourni. Et c'est important parce que si vous voulez pouvoir analyser vos e-mails, vous voulez vous assurer que vos e-mails se présentent sous la forme d'un modèle très standardisé.

La partie suivante du flux est la possibilité de transférer un e-mail HTML , ce que nous recevons habituellement avec les e-mails de nos jours, et de le transformer en un e-mail texte que nous pouvons ensuite analyser. Notre prochaine étape s'appelle donc l' action HTML vers texte .

Nous cliquons dessus et tout ce dont il a besoin est le contenu réel. La raison pour laquelle nous devons faire cela est que les tableaux comme ceux que nous recevons sont au format HTML. Il est difficile d'analyser les tableaux HTML. Donc, je vais choisir Body . Cette étape convertira le corps de cet e-mail en texte.

L'étape suivante consiste à pouvoir créer la liste SharePoint . Nous avons tout ce dont nous avons besoin maintenant pour pouvoir le créer.

Nous allons donc accéder à SharePoint et créer un élément, ce qui signifie essentiellement créer une autre ligne dans une liste. Nous devons spécifier l'adresse de notre site et nous utilisons des sites de test. Notre liste va être Billets. Après cela, il devrait apparaître avec une liste de valeurs correspondant aux colonnes de notre liste.

Nous voulons nous assurer que nous obtenons les mêmes résultats. Donc, nous aurons le titre, la plainte, l'application et l'urgence. Et puis, nous avons également un autre champ appelé e-mail, où nous allons vider tout le contenu de l'e-mail dans ce champ car nous voulons conserver l'intégralité de l'e-mail au cas où notre méthode d'analyse serait corrompue ou incorrecte ou quelque chose comme ça.

Donc, nous allons prendre cette sortie. Cette sortie sera essentiellement le tableau, mais sans les lignes réelles.

Nous voulons pouvoir diviser ce long texte en un tableau où le premier élément du tableau est le titre . Le deuxième élément du tableau est Hoola App not working . Le troisième élément est la plainte, et ainsi de suite.

Après cela, nous pouvons spécifier exactement ce que nous voulons dans chacune de ces colonnes. Dans la première colonne appelée titre, nous voulons que le premier élément, Hoola App ne fonctionne pas. Dans la deuxième colonne, cette plainte, puis nous voulons le troisième élément, etc.

La fonction que nous utilisons pour cela s'appelle Split . Il renvoie un tableau contenant des sous-chaînes séparées par des virgules, en fonction du délimiteur spécifié. Notre délimiteur, les caractères qui séparent notre texte, sont les tuyaux sur la table.

Alors maintenant, passons en revue notre titre et passons à l'expression, et nous allons appeler la fonction split. Nous pouvons voir que la fonction split prend deux arguments, un texte et un délimiteur ou un séparateur. Le texte sera le contenu en texte brut. La sortie de cette action, la virgule, puis le deuxième argument, qui est le séparateur, ou le délimiteur sera le tube.

Maintenant, après avoir été divisé, nous devons spécifier l'élément. L'élément de titre résidera alors dans le premier élément. Nous allons copier cela, puis nous allons cliquer sur OK. Nous allons faire de même pour la plainte, l'application et l'urgence. Enfin, nous avons l'intégralité de l'e-mail. Nous voulons enregistrer l'intégralité de l'e-mail, nous n'avons donc pas besoin de faire l'un des types de logique de tableau divisé. Nous allons donc simplement sélectionner le contexte du texte brut.

Enfin, nous devons également faire quelque chose au sujet des pièces jointes . Donc, on clique sur Nouvelle étape, et dans le connecteur SharePoint, il y a une action appelée add attachment . On va cliquer dessus et ça nous précise l'adresse et la liste. L'adresse est Site. La liste est les billets.

L'ID est l'endroit où vous souhaitez joindre la pièce jointe. Maintenant, ce sera une sortie de l'action de création d'élément, nous allons donc cliquer dessus. Nous allons regarder Créer un élément et nous avons besoin de l'ID. Nous voulons également ajouter le nom du fichier, nous l'appellerons donc simplement Attaché. Et puis le contenu du fichier sera la pièce jointe elle-même de l'e-mail. Si nous faisons défiler jusqu'à l'endroit où nous voyons l'e-mail, le contenu de la pièce jointe est ce que nous voudrions ajouter.

Vous pouvez techniquement avoir plusieurs pièces jointes dans un e-mail, donc ce processus sera effectué pour chaque pièce jointe. S'ils ont plus d'une image, vous obtiendrez toutes leurs images par exemple.

Ensuite, nous cliquons sur Enregistrer.

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Conclusion

Dans ce blog, je vous ai montré un exemple très simple d'analyse des e-mails dans un flux de travail Power Automated qui prend le contenu d'un e-mail et remplit une liste SharePoint.

Nous avons créé un flux de travail très simple, mais vous pouvez imaginer qu'il peut devenir plus complexe.

La deuxième chose ici est que nous n'avons automatisé que l'aspect chargement des tickets. Les billets ont un cycle de vie très long. Un ticket est généré, ce que nous avons automatisé, et il est également commenté comme résolu. Ensuite, la résolution est communiquée au client. C'est tout un workflow Power Automated que vous pouvez réellement automatiser.

Nous avons également demandé à nos clients d'utiliser le courrier électronique pour déclencher le flux de travail. Cependant, vous pouvez également souhaiter Power App à la place.

Vous pouvez regarder le didacticiel vidéo complet sur la façon d'analyser les e-mails ci-dessous. Si vous souhaitez en savoir plus sur Power Automate, consultez les liens ci-dessous.

Tous mes vœux!

Henri