Commentaires SharePoint : son utilisation et son importance

Dans ce blog, nous aborderons la section Commentaires SharePoint de la liste SharePoint. L'utilisation de cette fonctionnalité est un excellent moyen de suivre tout ce qui se passe sur les données.

Avec les commentaires SharePoint, vous pouvez interagir avec d'autres utilisateurs, ainsi que mentionner et notifier des membres spécifiques du groupe ou de l'organisation.

N'oubliez pas que vous ne pouvez pas accéder à la section Commentaires à partir de la liste SharePoint.

Table des matières

• Ajout de commentaires dans la section des commentaires SharePoint
• Avantages de l'utilisation des commentaires SharePoint
  • 1. Vous pouvez mentionner des personnes spécifiques dans le groupe
  • 2. Mettre à jour les gens sur les changements qui ont été apportés
  • 3. Gardez une trace des données
• Conclusion

Ajout de commentaires dans la section des commentaires SharePoint

Tout d'abord, sélectionnez les données auxquelles vous souhaitez ajouter des commentaires. Dans notre exemple, nous allons ajouter des commentaires sur Cora .

Ensuite, cliquez sur Modifier .

Après cela, il affichera le panneau Commentaires .

Vous pouvez ajouter des notes dans le champ Commentaires .

Dans notre exemple, nous allons taper " Cette cliente est venue au bureau de Dallas le 8/10 et a demandé que nous examinions sa voiture, et elle n'était pas de bonne humeur. ”

Une autre chose que vous pouvez faire dans la section Commentaire SharePoint est que vous pouvez mentionner des personnes spécifiques dans votre organisation et les en informer. Dans notre exemple, nous mentionnerons quelqu'un dans notre organisation.

Pour mentionner quelqu'un, il vous suffit de taper « @ » suivi du nom de la personne que vous souhaitez mentionner. Pour ce blog, on mentionnera « Luke », donc on tapera « @Luke ».

Ensuite, vous remarquerez qu'une suggestion apparaîtra en bas.

Cliquez sur celui que vous souhaitez mentionner, qui dans ce cas est " Luke ".

Ensuite, nous pouvons fournir des instructions spécifiques concernant ces données ou ce client. Dans cet exemple, nous taperons « Pourriez-vous, s'il vous plaît, lui envoyer un e-mail amical ? ”

Ensuite, cliquez sur le bouton Envoyer pour ajouter le commentaire sur l'élément.

Après cela, vous recevrez une boîte d'alerte.

Enfin, cliquez sur Partager et notifier .

Cela notifiera "Luke" qu'il a été mentionné dans un commentaire dans les données de "Cora". Ainsi, lorsqu'il entrera dedans, il verra le commentaire et vous aidera avec les instructions.

Avantages de l'utilisation des commentaires SharePoint

Les commentaires SharePoint offrent de nombreux avantages qui peuvent rendre l'accès à vos données plus efficace. Vous trouverez ci-dessous certains de ses avantages les plus connus dans SharePoint.

1. Vous pouvez mentionner des personnes spécifiques dans le groupe

Si vous souhaitez que quelqu'un travaille sur les données que vous avez sur votre liste, le mentionner dans la section Commentaires peut vous faciliter la tâche. Vous n'avez pas besoin d'envoyer un e-mail ou d'appeler la personne car vous pouvez fournir des instructions dans la section.

2. Mettre à jour les gens sur les changements qui ont été apportés

Lorsque nous mettons à jour ou modifions les informations d'un élément spécifique de la liste, nous pouvons utiliser la section des commentaires pour informer d'autres personnes des modifications apportées. Si vous mettez à jour le numéro de téléphone d'un certain client, lorsqu'une personne de votre organisation vérifiera les données, elle saura qu'il ne s'agissait pas du numéro de téléphone d'origine du client.

3. Gardez une trace des données

Une autre fonctionnalité efficace où vous pouvez utiliser la section Commentaires est le suivi des données. Bien que vous n'ayez pas été mentionné, lorsque vous cliquez sur les données, vous verrez les commentaires disponibles pour tout le monde. Si vous souhaitez poser une question à ce sujet, vous pouvez facilement ajouter un commentaire sur cet élément spécifique de votre liste SharePoint.

Élément de liste SharePoint : modification d'éléments uniques et multiples
Commentaires MS SharePoint : son utilisation et son importance
Ajout d'un champ de choix SharePoint dans une liste

Conclusion

Pour résumer, nous avons appris à ajouter des commentaires dans les listes SharePoint. Nous avons également discuté de la manière dont vous pouvez mentionner et notifier des personnes spécifiques de votre groupe ou organisation.

Les commentaires SharePoint peuvent être un outil simple pour votre liste SharePoint, mais ils offrent certainement de nombreux avantages. Par conséquent, je vous suggère de tirer parti de cette fonctionnalité et de l'utiliser correctement pour rendre votre suivi des données plus efficace.

Tous mes vœux,

Henri