Common Data Service pour les flux de processus métier

Avant de configurer un flux de processus métier dans Power Automate , nous devons d'abord créer un CDS ( Common Data Service ). Dans ce didacticiel, nous expliquerons principalement comment créer un CDS avant de créer un flux de processus métier. 

Un service de données commun est la façon dont Microsoft consolide toutes les données dont nous disposons et qui proviennent de toutes les différentes directions d'une organisation. 

Table des matières

• Comprendre les avantages de Common Data Service
• Entités dans Common Data Service
• Création d'un nouvel environnement CDS
• Configuration des autorisations et des rôles de sécurité
• Conclusion

Comprendre les avantages de Common Data Service

Par exemple, si nous sommes un magasin de détail, nous avons des données provenant de notre système de point de vente ou de point de vente, de notre système de caisse, de notre logiciel RH, de notre logiciel de paie et de nos fournisseurs, telles que des factures. Tous ces éléments sont capturés dans différents logiciels. 

CDS nous permet d'ingérer tout cela et de les mettre tous au même endroit. Une fois que nous avons toutes nos données dans un service de données commun, nous avons un seul endroit pour accéder à toutes les informations. De plus, toutes les applications que nous devons créer peuvent être créées à partir de CDS. Avec cela, nous pouvons construire un flux ou des applications utilisant ces données.  

De plus, nous pouvons appliquer certaines règles commerciales autour de Common Data Service. Un exemple de règle métier est que chaque fois que nous obtenons des données de point de vente, nous devons nous assurer qu'elles sont complètes. Nous devons donc nous assurer qu'il capture les transactions de chaque caisse enregistreuse. 

Le troisième et dernier avantage d'avoir un Common Data Service avec Microsoft est qu'il est sécurisé et crée de nombreuses sauvegardes. Par conséquent, si pour une raison quelconque nos données se bloquent, toutes nos données sont maintenant dans le CDS qui est sauvegardé et peut être récupéré. 

Ce sont les avantages du CDS. Encore une fois, nous devons mettre en place un CDS afin d'utiliser les flux de processus métier.

Entités dans Common Data Service

Nous pouvons considérer Common Data Service comme une couche de données entre toutes nos différentes sources de données dans une organisation et les applications qui utilisent les données. Dans cette couche de données se trouvent ce que nous appelons Entities .

Les entités sont différentes tables que nous avons dans notre couche CDS . 

Vérifions ça. Cliquez sur le menu déroulant Données et cliquez sur Entités .  

Cela ouvrira notre page Power Apps qui contient les entités .

Chacune de ces entités est une table. Microsoft a déjà préchargé les entités communes qu'il trouve dans les entreprises dans notre couche de service de données commune. Par conséquent, quel que soit le type d'entreprise que nous sommes, nous aurons un tableau avec des informations de contact, des informations de courrier électronique, etc. 

Dans un autre didacticiel, nous allons créer une entité, puis nous allons créer un flux de processus métier autour d'elle. Encore une fois, la raison pour laquelle nous faisons cela est de mettre en place toutes les infrastructures dont nous avons besoin pour créer un flux de processus métier.

Création d'un nouvel environnement CDS

Une autre chose à savoir sur CDS est l'environnement. En ce moment, nous sommes dans notre environnement par défaut. Nous pouvons le voir en regardant en haut à droite de notre page. 

Malheureusement, nous ne pouvons pas créer d'entités dans notre environnement par défaut sans l'autorisation de l'organisation. Alors, commençons par construire un nouvel environnement pour avoir les autorisations nécessaires à la création d'une entité.

Tout d'abord, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite de notre page.

Ensuite, cliquez sur le Centre d'administration . 

Il nous redirigera vers la page Environnements où nous pourrons créer un nouvel environnement et voir la liste des environnements créés.

Créons maintenant un nouvel environnement en cliquant sur + Nouveau . 

Appelons-le Env1 .

Pour le Type , utilisons Trial . Nous ne voulons pas en faire un environnement sandbox car nous avons besoin d'une base de données que nous ne pouvons obtenir qu'en utilisant le type Trial . 

Nous pouvons choisir n'importe quelle région que nous voulons. Pour cet exemple, laissons la valeur par défaut qui est Asia . La zone de texte Objectif est facultative, laissons-la simplement vide.

Encore une fois, nous avons besoin d'une base de données, alors basculons cela sur Yes . 

Ensuite, cliquons sur le bouton Suivant .

Nous n'avons rien à changer dans cette partie suivante, à l'exception du basculement de l' option Déployer des exemples d'applications et de données sur Oui . Il s'agit pour nous d'avoir un exemple de données PowerApps à parcourir. 

Cliquons sur Enregistrer .

Il faudra encore quelques minutes pour se charger. Une fois cela fait, le nouvel environnement que nous avons créé sera répertorié sur cette page Environnements et nous verrons qu'il est actuellement en phase de préparation. 

Après avoir attendu environ 5 à 10 minutes après la sauvegarde de notre environnement, nous pouvons cliquer sur le bouton Actualiser .

Ensuite, nous pouvons voir que l' état de notre environnement est prêt. 

Configuration des autorisations et des rôles de sécurité

Ajoutons maintenant des autorisations. Tout d'abord, cliquez sur Paramètres . 

Allez ensuite dans les rôles de sécurité .

Cliquez sur le Créateur d'environnement .

Après cela, ajoutons des personnes. 

Ajoutons-nous en ajoutant l'e-mail que nous avons utilisé pour nous inscrire. 

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter . 

Nous avons donné à Henry Legge (le compte que nous utilisons actuellement) la permission de créer ou de supprimer des entités, et d'ajouter ou de supprimer des données. 

Maintenant, si nous mettons cela en production, c'est bien d'avoir des rôles de sécurité comme celui-ci. Il s'agit pour nous de savoir exactement qui peut faire quoi et quelles autorisations ils ont après la mise en place de l'infrastructure.

Après avoir créé un environnement, nous pouvons maintenant revenir à notre page Entités Power Apps et actualiser cette page afin de pouvoir basculer vers notre nouvel environnement. 

Cliquons sur l' environnement en haut à droite de la page et sélectionnons l'environnement que nous avons créé précédemment ( Env1 ).

Nous sommes maintenant redirigés vers notre nouvel environnement. Comme nous pouvons le voir, il y a un avis indiquant que cela expirera dans 29 jours. C'est bien parce que c'est juste pour un tutoriel. Toutefois, si vous souhaitez conserver des données réelles, assurez-vous de les exporter dans les 29 jours . 

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Conclusion

En bref, nous sommes en mesure de créer un Common Data Service qui est essentiel lors de la création de flux de processus métier. Encore une fois, CDS nous permet d'avoir un endroit pour toutes les informations dont nous avons besoin lors de la création d'applications. En termes simples, il s'agit d'un système de stockage et de récupération de données, comme une base de données.

Cela sécurise également nos informations grâce aux sauvegardes créées automatiquement. Gardez à l'esprit qu'avant d'avoir un CDS, nous devons mettre en place un environnement dans lequel nous pouvons créer des entités. Comme mentionné, nous verrons comment créer des entités dans un didacticiel séparé.

Tous mes vœux,

Henri