Extraire et archiver des fichiers SharePoint

 En tant que plateforme de gestion de documents, SharePoint offre des fonctionnalités indispensables telles que la gestion des versions , l'extraction et l'archivage qui aident les utilisateurs à transformer leur façon de travailler. Dans ce blog, nous allons comprendre comment fonctionnent les fonctionnalités d'extraction et d'archivage dans les fichiers SharePoint.

L'archivage et l'extraction sont des termes courants liés aux systèmes de gestion de documents, y compris SharePoint. Ils sont utiles pour éviter les conflits lorsque plusieurs personnes souhaitent modifier les mêmes éléments ou fichiers en même temps. 

N'importe qui sur une bibliothèque de documents SharePoint peut ouvrir un fichier et apporter des modifications en même temps. La fonctionnalité d'archivage et d'extraction dans SharePoint est utile si nous ne voulons pas que quelqu'un ouvre ou modifie un certain fichier que nous sommes en train de modifier.  

Table des matières

• Comment extraire des fichiers SharePoint
• Comment archiver des fichiers SharePoint
• Vérification des modifications dans l'historique des versions
• Conclusion

Comment extraire des fichiers SharePoint

L'extraction des fichiers tire le meilleur parti de la gestion des versions. Le terme extraction décrit le processus d'obtention d'une version d'un document ou d'un élément de liste dans une liste ou une bibliothèque. En extrayant un élément ou un fichier, un utilisateur peut empêcher les autres de modifier ce contenu. Pour ce faire, cliquez simplement sur les points de suspension à côté du fichier. Cliquez sur Plus puis cliquez sur Payer . 

Cela indique à SharePoint de ne laisser personne d'autre ouvrir ou modifier ce fichier car nous sommes en train de le modifier. Comme nous pouvons le voir, il a également ajouté une flèche rouge pour le fichier. 

Si nous survolons la flèche rouge, nous pouvons voir une invite indiquant que nous avons extrait ce fichier afin que les autres membres ne puissent pas le modifier, l'archiver ou l'extraire.

Puisque c'est nous qui avons extrait ce fichier, nous pouvons toujours le modifier. Ouvrons ce fichier.

Ensuite, faisons quelques modifications. Par exemple, tapons « Ma voiture préférée est la Honda Civic ».

Après cela, fermons-le.

Ouvrons-le à nouveau et nous verrons que nos modifications sont enregistrées. Encore une fois, seuls ceux qui ont extrait ce fichier peuvent le modifier. Les autres membres ne peuvent rien faire sur ce fichier pour le moment.

Si nous avons fini de modifier ce fichier et que nous voulons que d'autres membres puissent le modifier, nous devons simplement archiver le fichier. 

Comment archiver des fichiers SharePoint

Le terme archivage décrit le processus d'ajout d'un élément ou d'un fichier nouveau ou modifié à une bibliothèque de documents pour remplacer la version précédente. En archivant un fichier SharePoint, l'utilisateur peut autoriser d'autres personnes à modifier le contenu sans se soucier d'annuler les modifications apportées par d'autres. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer à nouveau sur les points de suspension, de cliquer sur Plus , puis de cliquer sur Archiver .

Nous pouvons également archiver le fichier en survolant simplement la marque rouge et en cliquant sur Archiver .

Nous pouvons ensuite ajouter quelques commentaires sur les changements que nous avons apportés à ce fichier. Pour cet exemple, tapons « Ajout d'une nouvelle ligne indiquant à tout le monde quelle est ma voiture préférée ». 

Cliquez ensuite sur le bouton Archiver .

Maintenant, tout est revenu à la normale et il n'y a plus de marque rouge. Cela signifie que n'importe qui peut ouvrir et modifier à nouveau le fichier en même temps.

Vérification des modifications dans l'historique des versions

Les modifications que nous avons apportées sont également visibles dans l' historique des versions . Ouvrons-le en cliquant sur les points de suspension puis choisissez Historique des versions .

Nous pouvons voir ici que la dernière version a un commentaire. C'est le commentaire que nous avons ajouté plus tôt lorsque nous avons archivé le fichier.

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Conclusion

Pour résumer, si nous voulons apporter une modification dans les fichiers SharePoint et nous assurer que personne d'autre ne peut apporter des modifications en même temps, nous pouvons extraire un fichier, apporter les modifications et le réintégrer.

Pendant que l'élément ou le fichier est extrait, les autres utilisateurs ne peuvent voir que la dernière version qui a été archivée . Ils ne pourront pas voir les modifications que l'utilisateur actuel a apportées au fichier pendant son extraction.

Cette fonctionnalité est utilisée pour les tâches commerciales liées à l'audit, telles que les contrats. Les deux principaux avantages de cette fonctionnalité sont que, lors de l'extraction, personne d'autre ne peut modifier les fichiers pendant que nous les modifions et lors de l'archivage du fichier, nous pouvons fournir un commentaire détaillant ce que nous avons modifié dans ce fichier. 

Tous mes vœux,

Henri