Filtrage des métadonnées dans les fichiers SharePoint

Les métadonnées aident à organiser les bibliothèques de documents. Nous pouvons ajouter des métadonnées à nos fichiers en ajoutant de nouvelles colonnes. Après l'avoir ajouté à nos fichiers, nous pouvons les utiliser pour trier, filtrer ou regrouper nos fichiers. Dans ce blog, nous discuterons de la manière dont nous pouvons filtrer les métadonnées dans nos fichiers SharePoint et de ses avantages.

Le filtrage des métadonnées rend le filtrage des fichiers/documents dans les listes SharePoint et les bibliothèques de documents plus logique et personnalisable.

Pour cet exemple, nous avons ajouté deux colonnes de métadonnées, à savoir Department et Expense Type . Avec ceux-ci, nous pouvons trier, filtrer ou regrouper par département.

Table des matières

• Filtrage des fichiers SharePoint à l'aide de métadonnées
• Regroupement de nos fichiers SharePoint à l'aide de métadonnées
• Conclusion

Filtrage des fichiers SharePoint à l'aide de métadonnées

Pour filtrer nos fichiers par cette colonne, cliquez simplement sur Filtrer par .

Ensuite, sélectionnez le département que nous voulons voir. Par exemple, nous voulons filtrer nos fichiers par Comptabilité et Ventes. Alors, sélectionnons-les et cliquez sur le bouton Appliquer .

Comme nous pouvons le voir, seuls les fichiers Comptabilité et Ventes sont désormais affichés. 

C'est une meilleure façon de regrouper ou d'organiser nos fichiers par rapport à l'utilisation d'une hiérarchie de dossiers. En utilisant des métadonnées avec filtre ou grouper par fonctionnalité, nous pouvons voir à la fois les fichiers de comptabilité et de vente . En utilisant des dossiers, nous devons ouvrir leur dossier individuellement pour que nous puissions voir ou localiser les fichiers dont nous avons besoin.  

Pour supprimer le filtre, cliquez à nouveau sur Filtrer par , décochez vos sélections ici ou cliquez sur le bouton Effacer tout et cliquez sur le bouton Appliquer . 

Regroupement de nos fichiers SharePoint à l'aide de métadonnées

Une autre chose intéressante avec nos métadonnées est l'utilisation de la fonctionnalité Grouper par . Avec cela, nous pouvons regrouper nos fichiers par département ou type de dépense. Cliquez simplement sur le groupe par département pour voir à quoi cela ressemblera.

Comme nous pouvons le voir, nos fichiers sont désormais regroupés par type de département. Les fichiers du service Comptabilité sont regroupés, de même que Ventes , etc.

Cela facilite la catégorisation de nos fichiers. Nous pouvons également utiliser les listes déroulantes pour voir facilement nos fichiers au cas où nous en aurions des centaines. Nous pouvons les regrouper par groupe et ne montrer que le groupe que nous voulons voir.

Techniquement, nous aurions pu faire des choses similaires avec la structure des dossiers. Cependant, c'est là que les métadonnées sont vraiment utiles car nous pouvons également le faire par d'autres colonnes de métadonnées comme notre colonne Type de dépense . 

Si nous ne nous soucions pas des départements de fichiers et que nous devons plutôt les regrouper ou les filtrer par type de dépense, nous pourrions simplement faire la même chose dans cette colonne Type de dépense . Par exemple, filtrons nos fichiers par type de frais de déplacement .

Ensuite, nous verrons les dossiers relatifs aux Frais de déplacement quel que soit leur département.

Nous pouvons également faire du filtrage et du regroupement en même temps. Par exemple, si nous voulons voir tous les départements à l'exception du marketing, laissons de côté le marketing. 

Ensuite, nous pouvons regrouper ces fichiers tout en les filtrant en cliquant simplement sur le groupe par département également. 

Nous pouvons également créer des filtres pour les colonnes de type Département et Dépense en même temps. Par exemple, nous ne pouvons afficher les frais de déplacement et de fournitures que sous le service Comptabilité .

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Conclusion

En résumé, une fois que nous avons ajouté des métadonnées à nos fichiers, nous pouvons facilement organiser nos fichiers comme nous le souhaitons, ce qui crée de l'efficacité dans une organisation.

Ce mécanisme de filtrage et de regroupement permet aux utilisateurs de filtrer et de rechercher dynamiquement du contenu dans des bibliothèques de documents. Cela a du sens si vous configurez votre bibliothèque avec des métadonnées/colonnes personnalisées. Si vous n'avez pas configuré de métadonnées personnalisées, les seuls filtres que vous aurez sont ceux qui existent par défaut dans n'importe quelle bibliothèque.

Tous mes vœux,

Henri