Flux de processus métier dans Microsoft Power Automate

Dans ce didacticiel, nous aurons un aperçu rapide de ce que sont les flux de processus d'entreprise et de leur fonctionnement. Cela ressemble plus à une fonctionnalité Power Apps qu'à une fonctionnalité Power Automate. Les flux de processus métier sont un moyen de simplifier considérablement le processus métier traditionnel actuel en ajoutant une liste de contrôle ou un flux autour de celui-ci.  

Table des matières

• Comprendre les flux de processus métier
• Création de flux de processus métier
• Diagramme de flux de processus métier
• Composants de flux de processus d'entreprise : étape
• Composants de flux de processus d'entreprise : étape de données
• Composants de flux de processus d'entreprise : condition
• Composants de flux de processus d'entreprise : étape d'action
• Modifier la scène
• Ajout d'un composant d'étapes de données
• Ajout d'une scène
• Ajout de conditions aux flux de processus d'entreprise
• Ajout d'une étape au diagramme de conditions
• Ajout d'une nouvelle étape pour les autres champs
• Enregistrement, validation et activation du flux de processus métier
• Exécution du flux de processus métier
• Tester la condition
• Correction des erreurs de formulaire
• Fixer le flux actuel
• Revérifier le flux des processus métier
• Conclusion

Comprendre les flux de processus métier

Disons que nous pourrions avoir un processus métier dans lequel nous embarquons et employons. Il y a un processus que l'équipe des RH suit habituellement. Une fois qu'ils ont été embauchés, nous nous assurons qu'ils disposent d'un ordinateur portable, qu'ils connaissent les informations nécessaires sur l'entreprise et que nous obtenons leur nom, leurs numéros de téléphone, leur adresse, etc. Les RH ont probablement une petite liste de contrôle et des formulaires qu'ils doivent remplir pour cette personne. 

Avec les flux de processus métier, nous pouvons créer un processus numérisé pour toutes ces choses. Ainsi, au lieu que les RH réfléchissent à la séquence correcte du processus manuel habituel, ou s'ils ont vraiment obtenu toutes les informations dont ils ont besoin, nous pouvons créer un processus que l'équipe RH pourrait suivre de manière séquentielle. 

L'objectif des flux de processus d'entreprise est de structurer un processus d'entreprise actuel et de mettre une liste de contrôle autour de lui.

Un processus métier est entièrement entre les mains de la personne qui l'utilise. Ils font juste une chose après l'autre et ainsi de suite comme un processus étape par étape. Avec cela, cela rend un processus métier beaucoup plus facile sans le rendre automatisé de quelque manière que ce soit. 

Création de flux de processus métier

Créons maintenant un exemple de flux de processus métier. Tout d'abord, nous devons basculer notre environnement vers un environnement doté d'une entité. Assurez-vous donc que vous avez d'abord créé un environnement. Ensuite, cliquez sur les environnements et changez-le de notre environnement par défaut au nouvel environnement avec entité. 

Cliquons maintenant sur le flux des processus d'entreprise .

Appelons-le « OnboardingANewEmployee ».

Pour la zone de texte Choisir une entité …

… faites défiler vers le bas et recherchez le NewEmployee , cliquez sur sa case à cocher et cliquez sur le bouton Créer .

Le chargement peut prendre quelques minutes, mais il nous redirigera ensuite vers cette page. Ce n'est pas notre organigramme habituel. Il s'agit d'un diagramme de processus métier qui est complètement différent d'un diagramme de flux.

Diagramme de flux de processus métier

Un diagramme de flux de processus métier contient un certain nombre de fonctionnalités similaires que l'on trouve généralement dans un diagramme de flux .

Maintenant, essayons d'ouvrir un formulaire. Pour ce faire, accédez au site Web Power Apps . Cliquez ensuite sur Données . Cliquez ensuite sur Entités . Ensuite, la liste des formulaires disponibles s'affichera.

Cliquez sur les points de suspension ( … ) du formulaire que nous souhaitons ouvrir. Ensuite, cliquez sur l' option Modifier le formulaire . Enfin, cliquez sur l' option Modifier le formulaire dans un nouvel onglet .

Nous verrons alors le formulaire prêt à être modifié.

Ainsi, au lieu que l'utilisateur passe par tout ce processus d'ouverture du formulaire et de saisie de tous les détails requis dans le formulaire, nous pouvons simplement le guider sur les champs auxquels nous aimerions que l'utilisateur réponde en créant un flux de processus métier. Par exemple, nous pouvons les laisser répondre aux 3 premières questions d'une série de questions. De cette façon, nous sommes en mesure de diriger l'utilisateur à travers un formulaire qu'il doit remplir dans le cadre du processus commercial.

Composants de flux de processus d'entreprise : étape

En regardant dans le diagramme de flux de processus métier , nous verrons le bouton Stage . Lorsque vous cliquez dessus, le diagramme d'étape apparaît.

Une étape est un groupe d'étapes que vous souhaitez que l'utilisateur suive. Par exemple, l'étape 1 consisterait à obtenir les informations de base des employés, l'étape 2 consisterait à obtenir leurs informations salariales, tandis que l'étape 3 effectuerait une vérification des antécédents et l'étape 4 leur fournirait leur ordinateur portable. 

Composants de flux de processus d'entreprise : étape de données

Chaque étape contient des étapes de données . Lorsque vous cliquez dessus, son diagramme s'affiche.

Une étape de données est une ou plusieurs étapes avec les données requises que vous souhaitez que l'utilisateur collecte dans le flux des processus d'entreprise . Par exemple, l'étape 1 précédente, qui consiste à obtenir les informations personnelles de base des employés, peut inclure des étapes de données telles que l'obtention du prénom à l'étape de données #1 , l'obtention du nom de famille à l'étape de données #2 , l'obtention de l'adresse à l'étape de données #3 , obtenir le numéro de téléphone à l'étape de données #4 , et ainsi de suite.

Composants de flux de processus d'entreprise : condition

Nous avons également la fonction Condition que nous pouvons définir. C'est là que l'utilisateur répond aux questions ayant certains résultats qui inciteraient une étape différente ou une étape de données différente à suivre.

Par exemple, avec l'utilisation de Condition , nous pouvons configurer l'utilisateur pour qu'il réponde au champ DeveloperEnvironment dans le formulaire s'il s'agit d'un Developer . Si ce n'est pas le cas, ils placeront le champ TesterProduct à la place en tant que Tester .

Composants de flux de processus d'entreprise : étape d'action

Une étape d'action est utilisée lorsque nous souhaitons que l'utilisateur effectue une action telle que l'envoi de données par e-mail. Par exemple, nous demandons à l'utilisateur d'envoyer par e-mail un ensemble d'informations personnelles de base sur l'employé à l'équipe des comptes fournisseurs pour s'assurer qu'il est payé. Ainsi, au lieu de saisir des données dans Data Step , nous demandons à l'utilisateur d'effectuer une action.

Il existe également deux autres composants de flux de processus métier tels que le flux de travail et l'étape de flux , mais nous ne nous concentrerons pas trop sur cela dans ce didacticiel.

Modifier la scène

Maintenant que nous connaissons l'utilisation des différents composants, nous pouvons alors procéder à la modification de l'étape de notre premier Business Process Flow . Pour ce faire, cliquons sur le diagramme Nouvelle étape . 

Lorsque vous cliquez dessus, les propriétés de la scène s'affichent.

Ensuite, changeons le nom d'affichage par défaut en " Obtenir les informations de base sur les employés " et cliquez sur Appliquer . 

Nous verrons ensuite le nom modifié de la scène .

Ensuite, cliquez sur Détails pour afficher l'étape de données #1 dans le diagramme. Cliquez ensuite dessus.

Lorsque vous cliquez dessus, les propriétés de l' étape de données s'affichent.

Dans le nom de l'étape , saisissons les informations particulières que nous souhaitons que l'utilisateur collecte. Donc, pour l'étape de données n ° 1 , ce sera " Prénom " et sélectionnez également Prénom dans le champ de données .

Cochez Requis et cliquez sur Appliquer . Ensuite, nous verrons le nom modifié de notre première Data Step .

Ensuite, nous verrons le nom modifié de notre première Data Step .

Ajout d'un composant d'étapes de données

Pour ajouter une nouvelle étape de données dans le diagramme, il vous suffit de sélectionner et de faire glisser le bouton de l'étape de données sous Composants .

 Ensuite, placez-le dans le signe plus ( + ) sous Data Step #1 .

Une fois terminé, nous verrons l'étape de données n ° 2 ajoutée dans le diagramme.

Précisons également les informations particulières que nous aimerions que l'utilisateur collecte pour l'étape de données #2 . Tapez « Nom de famille » comme nom d'étape , sélectionnez également Nom de famille dans le champ de données , cochez Requis et enfin cliquez sur Appliquer .

Ajoutons une autre étape de données pour ce diagramme. Pour ce faire, faites glisser et déposez le bouton Data Step dans le signe plus ( + ) sous le récent Data Step , tout comme ejat nous l'avons fait plus tôt.

Pour l'étape de données n ° 3 , saisissez « Numéro de téléphone » pour le nom de l'étape , sélectionnez également PhoneNumber dans le champ de données , cochez Obligatoire et enfin, cliquez sur Appliquer .

Ajoutons une autre étape de données dans le diagramme.

Pour l'étape de données #4 , l'utilisateur collectera la date de naissance mais tapera simplement « DOB » comme nom d'étape . Sélectionnez Date de naissance dans le champ de données , cochez Obligatoire et cliquez sur Appliquer .

Nous avons maintenant terminé la création de notre premier diagramme de flux de processus métier composé de 4 étapes de données .

Ajout d'une scène

Pour ajouter une autre étape dans le diagramme de flux de processus métier , sélectionnez et faites glisser le bouton Étape situé sous Composants .

Ensuite, placez-le dans le signe plus ( + ) à côté de notre récent Stage .

Une fois terminé, nous verrons le diagramme de la nouvelle Stage .

Après avoir obtenu les informations de base de l'employé, nous devons déterminer le poste de l'employé. Nous nommerons donc l' étape ajoutée « Déterminer le poste de l'employé » et cliquerons sur Appliquer .

Après avoir nommé la scène, nous allons créer une étape de données . Cliquez sur Détails dans le diagramme, puis cliquez sur Data Step #1 .

Nommons le Data Step « Main Position », sélectionnons également MainPosition pour le champ de données et enfin cliquez sur Apply .

Ajout de conditions aux flux de processus d'entreprise

Nous allons maintenant ajouter une Condition car nous aimerions que l'utilisateur ne remplisse le champ DeveloperEnvironment que si son poste principal est Developer . Sinon, l'utilisateur remplirait le champ TesterProduct si le poste principal est un testeur . C'est la principale raison pour laquelle nous créons ce flux en premier lieu. Pour ce faire, sélectionnons et faisons glisser le bouton Condition .

Ensuite, placez-le dans le signe plus ( + ) juste à côté de l' étape où la condition sera ajoutée.

Nous verrons ensuite le nouveau diagramme de condition . L'énoncé de condition que nous aurons consiste à tester si la position principale est la même que la valeur d'un développeur ou d'un testeur. Nous allons donc définir le chemin Oui ( ? ) pour le Développeur et le chemin Non ( X ) pour le Testeur . Si l'utilisateur est un Developer , il suivra la condition pour Yes path. S'il s'agit d'un Tester , la condition du chemin No sera suivie à la place.

Pour définir la Condition , modifiez ses Propriétés . Pour ce faire, tapons la déclaration « L'employé est-il un développeur ? ” comme nom d'affichage de la condition . Ensuite, nous définirons les règles Main Position Equals the Value of a Developer . Après cela, cliquez sur Appliquer .

Ajout d'une étape au diagramme de conditions

Maintenant, ajoutons une étape avec des étapes de données pour le chemin lorsque la position de l'utilisateur correspond à la condition dans le chemin oui ( ? ). Sélectionnez et faites glisser le bouton Scène , puis placez-le dans le signe plus ( + ) juste à côté de la coche ( ? ).

Tapez le nom d'affichage « Remplir les informations de développement » pour l' étape .

Après cela, définissons le Data Step . Cliquez sur Détails , puis sur Étape de données n° 1 . Sélectionnez DeveloperEnvironment en tant que champ de données sous Propriétés .

Ensuite, cochez Obligatoire et cliquez sur Appliquer .

Ajoutons également une étape pour le non chemin ( X ) ou la réponse « non » pour la condition . Comme ce que nous avons fait précédemment, nous allons simplement sélectionner et faire glisser le bouton Stage , puis le placer dans le signe plus affiché ( + ) juste sous le pas de chemin ( X ).

Ensuite, nous verrons la nouvelle étape affichée pour le chemin.

Si l'utilisateur n'est PAS un développeur, cette étape de données doit être le produit testeur. Tapez le nom de l'étape « Tester Product » et sélectionnez TesterProduct pour le champ de données . Cliquez ensuite sur Appliquer .

Maintenant, nous en avons fini avec l'ajout de conditions au flux des processus d'entreprise . Cela a simplement facilité le remplissage du formulaire puisque l'utilisateur n'aura pas à se soucier du champ Produit testeur lorsqu'il est développeur ou inversement s'il est testeur .

Ajout d'une nouvelle étape pour les autres champs

La dernière chose que nous allons faire est d'ajouter un diagramme Nouvelle étape pour le champ Responsable et le champ Paiement de départ pour les deux utilisateurs — Développeurs et Testeurs . Pour ce faire, nous allons sélectionner et faire glisser le bouton Stage de Composants , puis le placer dans le signe plus ( + ) à côté de la scène que nous avons créée pour le chemin oui ( ? ) ou pour les développeurs .

Appelons la nouvelle étape ajoutée « Responsable et salaire » en la tapant dans le nom d'affichage sous Propriétés , puis cliquez sur Appliquer . 

Nous devons également ajouter des étapes de données à la scène. Cliquez sur Détails , puis sur l' étape de données n° 1 . Sélectionnez ReportingManager comme champ de données dans les propriétés.

Après cela, cochez Obligatoire et cliquez sur Appliquer .

Puisque nous avons besoin de 2 champs dans ce diagramme, nous ajouterons une autre étape de données pour cela. Sélectionnez et faites simplement glisser le bouton Data Step sous Components , puis placez-le dans le signe plus ( + ) sous Data Step #1 .

While in the Properties, we’ll select StartingPay for the Data Field and click Apply.

We’ll also do the same for the no path (X) or for the Testers. Select and drag the Stage button under Components and place it in the plus sign (+) beside the Stage of the Tester path.

After that, we’ll also add two Data Steps in this Stage. Similar to what we did in the Developer path, just click Details, then click Data Step #1. Select ReportingManager in the Data Field and click Apply.

To add the second Data Step, just select and drag the Data Step button under Components then place it in the plus sign (+) under Data Step #1.

While in the Properties, select StartingPay in the Data Field and click Apply.

So now, we have a full Business Process Flow diagram set up for the process of Onboarding A New Employee.

Saving, Validating And Activating The Business Process Flow

Before we can see our Business Process Flow in action, we need to save, validate and activate it first. To do that, let’s click Save.

Then, click Validate.

After that, click Activate.

When clicked, a dialogue box will appear. Click the Activate button to confirm the process of activation. 

The activation process may take a while then we’ll be good to go after that.

Running The Business Process Flow

Since we’ve already activated our Business Process Flow, we can now run and test it. To do that, let’s go back to Power Automate and click My flows.

Go to the Business process flows tab and click the Run icon across the flow OnboardingANewEmployee.

When clicked, we’ll be redirected to the similar form we had earlier.

The user can still fill in the form manually as desired, but we’ve already added a process for them to follow which is displayed on top.

The first target we’ll see in the process is the stage that we’d like the user to follow first which is to Get Employee Basic Information. 

Let’s click it and the specific portion of the form will be displayed where it wants the user to type in the employee’s First Name, Last Name, Phone Number, and the Date of Birth (DOB). These are the same things we specified in the first stage of our Business Process Flow diagram earlier.

Let’s try filling in the details. For example, let’s type in “Henry” as the First Name, “Legge” as the Last Name, a random Phone Number “5023369985” and the Date of Birth “February 7th, 1973”.

As we fill in the details of the Business Process Flow, the form is also filled in automatically.

To go to the next stage, we’ll click the forward arrow on the far right of the last stage. 

When clicked, the next stage Determine Employee Position will then ask the Main Position of the user.

For this one, let’s try selecting Developer from the drop-down list.

Testing The Condition

If we’ve done the flow set up correctly, the next stage should only ask for the DevelopmentEnvironment and not the TesterProduct when the position is Developer. That’s what we’ve set as the Condition statement. Let’s click the forward arrow to check that.

As we can see, the next stage wants the user to type in the DevelopmentEnvironment which means the flow setup was correct.

Now, let’s go back and change our selection to Tester. To do that, we’ll just click the back arrow.

Sélectionnez Testeur comme position cette fois.

Cliquez sur la flèche vers l'avant et l'étape suivante nous dira alors de saisir un produit testeur .

Maintenant, revenons en arrière et continuons en tant que développeur . Cliquez sur la flèche de retour pour le faire.

Choisissez Développeur .

Cliquez sur la flèche vers l'avant pour passer à l'étape suivante.

Nous allons taper "Linux " comme DevelopmentEnvironment par exemple.

Cliquez sur la flèche vers l'avant .

Ensuite, l' étape Manager And Salary s'affichera en nous demandant de saisir les détails du ReportingManager et du StartingPay .

Tapons « Steve Jobs » dans le champ ReportingManager avec le StartingPay de « 80000 ».

Cliquez sur la flèche vers l'avant .

Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer .

Après avoir enregistré le formulaire, il nous informera que l' ID employé est un champ obligatoire à remplir. Par conséquent, c'est une chose que nous avons oublié d'intégrer dans notre flux de processus métier et nous corrigerons celle-ci plus tard.

Pour cet exemple, saisissons simplement l' ID d'employé « 212 » manuellement dans le formulaire.

Enfin, cliquez sur Enregistrer et fermer .

Ensuite, il nous redirigera vers nos flux de processus métier dans la page Power Automate.

Correction des erreurs de formulaire

Nous pouvons également résoudre les différents problèmes que nous rencontrons avec notre flux. Par exemple, le champ Position dans le formulaire précédent aurait dû être MainPosition à la place.

Pour corriger cela, nous devons revenir au formulaire Power Apps et modifier l'étiquette de champ affichée.

Comme je l'ai déjà corrigé, MainPosition est maintenant affiché comme étiquette. Ce que j'ai fait, c'est simplement cliquer sur l'étiquette dans le formulaire que je veux corriger. 

Ensuite, dans ses propriétés , saisissez le libellé de champ correct , cliquez sur Enregistrer et cliquez sur Publier .

Fixer le flux actuel

Nous devons également corriger le flux puisque notre flux actuel n'indique pas à l'utilisateur d'entrer un identifiant d'employé . Pour ce faire, revenons à notre diagramme de flux de processus métier . Tout d'abord, ajoutez une nouvelle étape de données à l'étape Get Employee Basic Information en sélectionnant et en faisant glisser le bouton Data Step sous Composants , puis placez-le dans le signe plus ( + ) au-dessus de Data Step #1 .

Sous ses Propriétés , tapons " EmployeeID " comme Step Name . Sélectionnez EmployeeID dans le champ de données , cochez Requis et enfin cliquez sur Appliquer .

Après cela, cliquons sur Mettre à jour pour enregistrer le formulaire.

Cliquez sur Valider et assurez-vous que la validation est réussie comme affiché.

Revérifier le flux des processus métier

Exécutons le flux pour vérifier si les correctifs ont réussi. Pour ce faire, revenez à Power Automate et cliquez sur l' icône Exécuter pour afficher le formulaire.

Lorsque l'étape Get Employee Basic Information est cliqué dans le formulaire, il nous demande maintenant de remplir le champ EmployeeID .

Essayons. Tapez « 1234 » comme ID d'employé .

Remplissez également les autres champs. Pour cette fois, nous saisirons « Bob » comme prénom , « Chuck » comme nom de famille , « 1234567890 » pour le numéro de téléphone et « 1er septembre 2020 » comme date de naissance .

Cliquez sur la flèche vers l'avant .

Sélectionnons la position principale « testeur » pour celui-ci.

Cliquez sur la flèche vers l'avant .

Pour le champ Tester Product , tapons « Video Game ».

Cliquez sur la flèche vers l'avant .

Ensuite, dans le champ ReportingManager , tapons « Bill Gates » et « 90000 » dans le StartingPay .

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer .

Intégration du flux des processus d'entreprise dans Power Automate
Formulaire PowerApps : ajout et modification de champs
Microsoft Power Automate : automatisation du flux de travail

Conclusion

C'est ainsi que nous pouvons utiliser les flux de processus d'entreprise pour créer un guide de flux pour le personnel des RH qui doit soumettre un formulaire lors de l'intégration d'un nouvel employé.

Un flux de processus d'entreprise fonctionne puissamment car il montre à un utilisateur les étapes spécifiques à suivre à travers les étapes et les conditions composées d' étapes de données et d'étapes d'action . Le flux guide simplement un utilisateur à travers un processus métier. De plus, un flux de processus métier est utile lorsque nous souhaitons que l'utilisateur entre et remplisse uniquement des champs spécifiques d'un formulaire de processus métier plutôt que de parcourir le formulaire de haut en bas, ce qui est plutôt déroutant la plupart du temps. J'espère que vous avez pu comprendre clairement son utilisation et son concept via ce didacticiel.

Tous mes vœux,

Henri