Listes SharePoint : un aperçu

Dans ce blog, nous parlerons de l'importance et de l'utilisation des listes SharePoint. Nous discuterons également des différentes manières de créer des listes dans SharePoint.

La façon dont SharePoint gère une collection de données comme une table ou une base de données se fait par le biais de listes SharePoint. Une base de données est un moyen de stocker des informations. Tout type d'informations que vous souhaitez stocker est possible, que ce soit pour votre école ou votre entreprise. 

Pour vous donner plus d'idée, voici à quoi pourraient ressembler les listes SharePoint en utilisant un exemple que nous avons fait précédemment.

Comme vous pouvez le voir sur l'image, ce sont des fichiers pour les dépenses d'une entreprise.

Table des matières

• Préparation du fichier Excel pour votre liste SharePoint
• Création de listes SharePoint à partir d'un fichier Excel
• Personnalisation de votre liste SharePoint
• Configuration d'une liste dans SharePoint
• Autres façons de créer des listes SharePoint
• Conclusion

Préparation du fichier Excel pour votre liste SharePoint

Nous avons inclus un lien de ressources sur ce blog où vous pouvez télécharger cet exemple de fichier que nous utilisons. Vous pouvez certainement utiliser votre propre fichier Excel si vous en avez un. 

Tout d'abord, ouvrons le fichier Excel.

Cependant, avant d'importer le fichier dans votre SharePoint, vous devez indiquer à votre fichier Excel qu'il s'agit d'un tableau d'informations. Ainsi, dans votre fichier Excel, mettez en surbrillance les informations que vous importez.

Cliquez ensuite sur Formater comme tableau .

Vous pouvez choisir les styles de tableau que vous souhaitez. Mais pour notre exemple, nous utiliserons la première option sous Light .

Après cela, une boîte de dialogue apparaîtra. Il vous demandera où se trouvent les données dans le tableau. 

Cependant, comme nous l'avons souligné plus tôt, la plage de lignes est déjà là. Il n'est donc pas nécessaire de mettre quoi que ce soit.

Ensuite, cochez la case qui indique au fichier Excel que votre tableau a des en-têtes.

Cliquez ensuite sur OK .

Cela indique à Excel qu'il s'agit d'un tableau dans Excel.

Ainsi, lorsque vous placez des informations dans d'autres colonnes en dehors du tableau, Excel les ignore. Lorsque vous l'importez dans votre liste SharePoint, les informations en dehors du tableau ne seront pas incluses.

Assurez-vous de sauvegarder le fichier.

Création de listes SharePoint à partir d'un fichier Excel

Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous êtes sur la page principale ou l'accueil. Cliquez sur Nouveau , puis sélectionnez Liste.

Une nouvelle fenêtre apparaîtra. C'est ici que vous pouvez choisir comment vous voulez créer la liste. Il existe trois façons de créer une liste. Dans ce blog, nous nous concentrerons sur la création d'une liste à partir d'Excel. 

Si vous prévoyez d'en importer un à partir d'un fichier Excel, choisissez À partir d'Excel . Dans notre exemple de fichier, nous avons indiqué à Excel qu'il s'agit d'un tableau. 

Naviguons jusqu'au fichier et cliquez sur Ouvrir .

Une nouvelle fenêtre apparaîtra alors. C'est ici que vous pouvez personnaliser la liste SharePoint que vous créez. De plus, vous verrez les données du tableau dans le fichier Excel.

Personnalisation de votre liste SharePoint

Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, vous verrez un menu déroulant. Ici, vous pouvez sélectionner la table que vous souhaitez importer. Étant donné que notre Excel n'a qu'un seul tableau, vous ne verrez que Table1. Mais si vous avez plusieurs tables, vous les verrez incluses dans les options.

Également dans cette fenêtre, vous verrez des colonnes en haut. Vous pouvez l'utiliser pour définir le type de colonne pour les données que vous importez.

Notez que vous pouvez le configurer selon vos besoins. Dans notre exemple, nous utilisons des données de contact. Par conséquent, il est préférable de choisir le titre comme quelque chose d'unique. Au lieu d'utiliser le prénom pour le titre, nous choisirons l' e-mail. Alors, cliquons sur le menu déroulant en haut de Email . 

Ensuite, choisissez Titre dans la liste.

Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas avoir plus d'un titre pour le type de colonne. Après avoir défini le titre, nous définirons le type de colonne des autres colonnes de notre liste. Vous remarquerez qu'il existe plusieurs options pour le type de colonne. 

Pour le prénom et le nom , nous utiliserons une seule ligne de texte . Pour le DOB , nous voulons utiliser une date mais nous ne pouvons pas encore l'utiliser donc nous utiliserons également  une seule ligne de texte .

Ensuite, pour le bureau et la marque actuelle , nous choisirons Choix afin de pouvoir choisir un ensemble d'options plus tard.

Et pour le numéro de téléphone , nous utiliserons également une seule ligne de texte .

Après cela, cliquez sur Suivant .

Configuration d'une liste dans SharePoint

Dans notre exemple, nous utiliserons « Customers » comme nom .

Ensuite, nous allons taper la description de la liste que nous venons de créer pour nous aider à identifier le sujet de la liste. Pour notre exemple, nous allons taper " Ceci est une liste de nos clients existants " dans le champ de description .

Ensuite, nous décocherons la navigation du site afin qu'elle n'apparaisse pas dans le panneau de navigation du site sur la gauche.

Enfin, cliquez sur Créer.

Cela nous mènera à la page de chargement, tandis que SharePoint crée votre liste.

Et une fois cela fait, il vous redirigera automatiquement vers la liste que nous venons de créer.

Vous remarquerez qu'il déplace automatiquement le titre au début. Cela vous aidera à identifier sur quoi portent les données.

De plus, toutes les données que nous avons importées sont maintenant complètes.

Autres façons de créer des listes SharePoint

Dans cette partie, nous allons simplement vous montrer à quoi ressembleraient les autres options. Encore une fois, vous pouvez choisir entre Liste vierge , À partir d'Excel et À partir de la liste existante .

Si vous souhaitez créer de nouvelles données, vous choisirez Liste vide . Ensuite, une boîte de dialogue apparaîtra demandant le nom de la liste, la description et si nous voulons l'ajouter à la navigation de notre site.

Si vous avez déjà créé une liste et que vous souhaitez créer à nouveau cette liste, choisissez À partir de la liste existante . Une boîte de dialogue apparaîtra alors où nous pourrons choisir les sites qui ont la liste existante que nous pouvons utiliser.

Après avoir sélectionné une liste existante, une autre boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle nous pourrons définir le nom de la liste, sa description et si nous voulons l'ajouter à la navigation de notre site. 

Il existe également des modèles disponibles parmi lesquels vous pouvez choisir. L'une des meilleures choses à propos des modèles est qu'ils ont leurs propres vues et flux de travail.

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Conclusion

En résumé, nous avons appris à préparer votre fichier Excel avant de l'importer dans SharePoint. Plus important encore, nous avons appris à créer une liste à partir d'un fichier Excel et les autres façons de créer une liste.

Tant que vous suivez ces étapes, vous pourrez sûrement vous habituer à importer des tableaux à partir de vos fichiers Excel. J'espère que ce didacticiel vous a également aidé à comprendre l'importance et l'utilisation des listes SharePoint.

Tous mes vœux,

Henri