Métadonnées SharePoint | Une introduction

Dans ce blog, nous vous montrerons comment organiser vos fichiers via une structure de dossiers. Nous parlerons également des avantages des métadonnées SharePoint pour organiser et localiser facilement nos fichiers par rapport à l'utilisation de la hiérarchie des dossiers. 

Les métadonnées SharePoint sont les informations supplémentaires sur vos fichiers, pas le contenu des fichiers. Il aide les utilisateurs à localiser, récupérer et organiser facilement votre contenu.

Organiser correctement nos fichiers nous aide à les localiser correctement, ce qui est crucial pour notre productivité. Sur notre ordinateur, nous regroupons généralement nos fichiers via des structures de dossiers ou une hiérarchie.

Table des matières

• Utilisation de la structure de dossiers traditionnelle sur SharePoint
• Utilisation de la hiérarchie des dossiers au lieu des métadonnées SharePoint
• Avantages des métadonnées SharePoint pour l'organisation des fichiers
• Conclusion

Utilisation de la structure de dossiers traditionnelle sur SharePoint

Certaines personnes préfèrent encore organiser leurs fichiers à l'aide de dossiers. Pour cet exemple, nous avons un dossier nommé Dépenses – TRADITIONAL .

À l'intérieur de ce dossier se trouvent les exemples de rapports de dépenses des différents départements de notre entreprise. L'organisation initiale que nous avons faite sur ces fichiers consiste à les renommer.

E représente la dépense, suivi du nom du département, de la raison de la dépense, puis d'un code numérique aléatoire à la fin. Dans une grande entreprise, il peut y avoir une centaine de ces rapports chaque jour. Par conséquent, les organiser par noms ne sera pas très utile. 

La première chose que nous pouvons faire pour les organiser est de créer des dossiers et de les séparer par leurs départements.

Nous avons donc déplacé toutes les notes de frais comptables dans le dossier comptable, les notes de frais RH dans le dossier RH, etc.

C'est donc la manière traditionnelle d'organiser nos fichiers dans nos bibliothèques de documents. 

Utilisation de la hiérarchie des dossiers au lieu des métadonnées SharePoint

Cependant, l'utilisation de dossiers ou de systèmes de répertoires nous limite en n'ayant qu'une seule façon de regrouper nos fichiers. Pour cette instance, cela nous permet uniquement de nous organiser en fonction d'une catégorie, qui est le département. Donc, si nous voulons consulter tous les rapports liés aux voyages ou aux fournitures, nous devons les rechercher dans chacun des dossiers du service. Ce n'est pas vraiment efficace et rend la localisation des fichiers encore difficile. 

Un autre problème lié à l'utilisation exclusive de la hiérarchie des dossiers pour organiser les fichiers concerne les doublons de fichiers. Nous pourrions vouloir regrouper nos fichiers par départements et aussi par type de dépenses. Avec ceux-ci, nous pourrions avoir l'intention d'enregistrer une copie du même fichier mais dans chaque dossier.

Nous pouvons également rechercher nos fichiers sur SharePoint via le champ de recherche. Cependant, certains utilisateurs peuvent mal orthographier leurs rapports de fichiers. 

Avantages des métadonnées SharePoint pour l'organisation des fichiers

Les métadonnées SharePoint donnent des informations supplémentaires sur nos fichiers telles que le nom du fichier, la date de création, qui l'a créé, la taille du fichier, le type de fichier et bien d'autres. Cela nous aide à organiser, récupérer et localiser facilement nos fichiers.

Dans l'exemple d'image ci-dessous, nous pouvons voir les métadonnées via les colonnes Nom , Modifié , Modifié par , Département et Type de dépense . Il existe de nombreuses façons d'utiliser ces colonnes de métadonnées, telles que la création de vues , le regroupement par et le filtrage . 

Nous pouvons créer plus de colonnes de métadonnées et les personnaliser en fonction de nos besoins. Certaines colonnes de métadonnées telles que Modifié et Modifié par sont automatiquement remplies, ce qui signifie que nous ne pouvons pas les modifier. 

Pour notre exemple de fichier, nous avons créé la colonne Département et type de dépense avec filtre et grouper par fonctionnalité. 

Ainsi, nous pouvons facilement regrouper ou retrouver les dossiers par département ou par type de dépense.

Nous pouvons également utiliser les métadonnées SharePoint pour la sécurité des informations, comme empêcher les utilisateurs de visualiser ou de modifier certains fichiers. Grâce à cela, nous pouvons stocker en toute sécurité des fichiers privés ou sensibles au sein de notre organisation. 

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Conclusion

En résumé, nous sommes en mesure de comprendre la différence entre l'organisation des fichiers via la hiérarchie des dossiers et l'utilisation des métadonnées SharePoint. Gardez à l'esprit que les métadonnées SharePoint sont les informations sur vos fichiers, pas le contenu des fichiers.

Il est entièrement personnalisable en fonction de vos rôles et de votre secteur d'activité. La fonctionnalité la plus puissante que les métadonnées nous offrent est d'avoir la possibilité de regrouper, trier ou trouver facilement nos fichiers. Vous en apprendrez plus à ce sujet une fois que vous aurez compris comment ajouter des colonnes de métadonnées. 

Tous mes vœux,

Henri