Paramètres de la bibliothèque de sites SharePoint | Un aperçu

Une bibliothèque de documents est toujours créée automatiquement chaque fois que nous créons un site dans SharePoint. Nous pouvons personnaliser une bibliothèque et contrôler la façon dont les utilisateurs peuvent afficher, gérer et créer des documents, ou même suivre les versions des fichiers. Dans ce didacticiel, nous expliquerons comment configurer les paramètres de la bibliothèque de site SharePoint.

Une bibliothèque de documents dans SharePoint est un emplacement sur un site où les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des fichiers partagés.

Table des matières

• Accéder aux paramètres de la bibliothèque du site
• Paramètres de gestion des versions dans la bibliothèque de site SharePoint 
• Validation et paramètres avancés dans la bibliothèque de site SharePoint 
• Paramètres de formulaire dans une bibliothèque de documents
• Autres paramètres pertinents dans une bibliothèque de documents
• Conclusion

Accéder aux paramètres de la bibliothèque du site

Pour accéder aux paramètres de la bibliothèque, nous devons entrer dans une bibliothèque de documents. Pour cet exemple, nous avons une bibliothèque de documents appelée Expenses . 

Ensuite, dans la section supérieure droite, cliquez sur l'icône d'engrenage et cliquez sur les paramètres de la bibliothèque .

Cela nous amènera ensuite à une vision classique des paramètres. C'est là que nous pouvons également faire des choses telles que la création de vues, l'ajout de colonnes, le formatage et bien d'autres. Nous n'aborderons pas certains des paramètres ici dans ce didacticiel, mais vous pouvez certainement consulter notre discussion approfondie de ces paramètres sur notre . 

L'un des paramètres communs ici est le nom de la liste, la description et les paramètres de navigation. 

C'est ici que nous pouvons changer le nom de notre bibliothèque et ajouter une description si nous le voulons. Nous ne discuterons pas de l' option de lancement rapide ici, mais notez simplement qu'elle est utile pour créer des pages d'accueil et des navigations sur le site SharePoint.

Paramètres de gestion des versions dans la bibliothèque de site SharePoint 

Un autre paramètre de bibliothèque que nous avons est le Versioning settings .

C'est ici que nous pouvons apporter des modifications, comme exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis. Cela permet de définir une configuration indiquant si les nouveaux éléments ou les modifications apportées aux éléments existants doivent rester à l'état de brouillon ou non jusqu'à ce qu'ils aient été approuvés. 

Nous pouvons également modifier la numérotation des étiquettes de fichiers de nos révisions majeures et mineures. Par exemple, les révisions majeures de nos fichiers seront étiquetées par 1, 2, 3 , et les révisions mineures auront 1.0, 1.1, 1.2, etc.

Nous pouvons également définir le nombre de copies de nos articles dans les dernières versions. Habituellement, cela ne devrait être que de 10 à 20 en raison de problèmes de restriction d'espace. 

La sécurité des brouillons sert à limiter les utilisateurs qui peuvent voir les brouillons dans notre bibliothèque de documents.

Enfin, nous pouvons exiger la fonctionnalité Check Out avant que quiconque puisse modifier les documents. La fonctionnalité Check Out permet de limiter l'accès des autres utilisateurs au fichier s'il est en cours de modification. 

Validation et paramètres avancés dans la bibliothèque de site SharePoint 

Passons maintenant aux paramètres avancés.

Celui-ci contient différents paramètres de gestion des types de contenu, des modèles de document et des dossiers.

Viennent ensuite les paramètres de validation .

C'est là que nous pouvons définir certaines formules. Par exemple, si nous ne voulons pas que d'autres utilisateurs nomment leur nouveau document ou département comme " Page d'accueil ", nous pouvons le faire dans cette partie.

Paramètres de formulaire dans une bibliothèque de documents

Ceci est un exemple de formulaire SharePoint. Nous pouvons le changer en allant dans les paramètres du formulaire .

Les paramètres de formulaire permettent de modifier le formulaire SharePoint par défaut.

Par exemple, nous pouvons utiliser un formulaire personnalisé créé dans PowerApps au lieu d'utiliser le formulaire par défaut de SharePoint.

Autres paramètres pertinents dans une bibliothèque de documents

Nous avons également la section Autorisations et gestion où nous pouvons supprimer notre bibliothèque, définir des autorisations pour notre bibliothèque, les paramètres de flux de travail, etc. L' autorisation pour les paramètres de cette bibliothèque de documents est l'endroit où nous pouvons donner accès à certaines personnes pour certains documents et applications et pas à d'autres. 

Les paramètres de flux de travail permettent de créer un flux de travail spécifique lorsqu'une personne modifie ou ajoute un nouveau document. Par exemple, si un utilisateur ajoute une nouvelle note de frais, un e-mail sera d'abord envoyé au responsable pour approbation, puis aux RH pour révision, etc. 

De plus, nous avons les  paramètres RSS . C'est ici que nous pouvons définir des notifications ou des mises à jour chaque fois qu'un utilisateur modifie ou ajoute un élément.

Nous avons également accès à des paramètres de colonnes plus avancés tels que la création de colonnes, l'ordre des colonnes et bien d'autres. 

De plus, nous avons un paramètre pour créer des vues.

Si nous cliquons dessus, cela nous donnera une manière classique de créer une vue.

Ajout d'une bibliothèque de documents dans SharePoint
Modèles SharePoint pour les bibliothèques de documents
Bibliothèque d'images dans SharePoint | Une introduction

Conclusion

Dans l'ensemble, ce sont quelques-uns des paramètres auxquels nous pouvons accéder sur les paramètres d'une bibliothèque de site SharePoint. Gardez à l'esprit que lorsque nous créons un site SharePoint, il crée également automatiquement une bibliothèque de documents.

SharePoint permet aux utilisateurs de personnaliser et de configurer entièrement les bibliothèques de documents via les paramètres de la bibliothèque.

J'espère que cela a été utile. Si vous souhaitez en savoir plus sur le reste des paramètres, vous pouvez les consulter sur notre cours qui sera inclus dans la liste des liens pertinents ci-dessous. 

Tous mes vœux,

Henri