Quest-ce que Power Automate ? -Le guide ultime

Êtes-vous à la recherche d'un moyen plus simple d'effectuer rapidement et efficacement toutes vos tâches fastidieuses et routinières ? Si tel est le cas, Power Automate est peut-être la solution que vous recherchiez.

Ce guide de Power Automate fournit toutes les informations et exemples dont vous avez besoin pour libérer tout le potentiel des workflows automatisés de Power Automate.

Créez des bots simples pendant le processus de saisie des données pour créer des flux complexes qui orchestrent des solutions commerciales de bout en bout - Power Automate peut révolutionner votre entreprise si c'est bien fait !  

Table des matières

• Qu'est-ce que Microsoft Power Automate ?
• Comment Power Automate fonctionne-t-il avec les applications Microsoft 365 ?
• Importance de l'automatisation dans les processus métier
• Utilisations courantes de Power Automate dans différentes industries
• Les fonctionnalités clés de Power Automate 
• Comment créer et configurer un compte Power Automate 
• Terminologie Power Automate : concepts et définitions clés
• Connexion à des sources de données et des services externes 
• Types de flux de travail pour vous aider à démarrer
  • Flux de processus métier
  • Flux de bureau
  • Flux cloud
    • 1. Flux automatisés
    • 2. Flux instantanés
    • 4. Flux planifiés
  • Choisir le bon flux cloud
• Rôle des déclencheurs et des actions dans Power Automate
• Techniques avancées d'automatisation de puissance 
  • Utilisation de variables et d'expressions dans Power Automate
• Implémentation de la logique conditionnelle et des boucles
• Création de connecteurs et d'API personnalisés
• 2 applications pratiques de Power Automate dans des scénarios réels
  • Exemple 1 : Envoyer des e-mails en masse avec Instant Cloud Flow dans Power Automate
  • Exemple 2 : Migration de données Excel vers une liste Sharepoint 
• 6 meilleures pratiques pour Power Automate
  • 1. Gérer les flux et les processus d'automatisation
  • 2. Flux de travail de test et de débogage 
• Power Automate vs autres outils d'automatisation
• 3 avantages impressionnants de Power Automate
• 3 limites de l'utilisation de Microsoft Power Automate
• Power Automate ou non Power Automate ?

Qu'est-ce que Microsoft Power Automate ?

Microsoft Power Automate (anciennement Microsoft Flow) est un puissant outil d'automatisation qui vous aide à automatiser les tâches répétitives et manuelles de manière conviviale.

Avec une interface intuitive par glisser-déposer, Power Automate est idéal pour les codeurs et les non-codeurs, vous permettant de créer des flux de travail basés sur des règles et de gagner du temps sur les tâches de routine.

Pour commencer à automatiser votre processus, vous pouvez commencer par visualiser votre flux de processus à l'aide d'un organigramme. Cet organigramme comprend divers éléments tels que des étapes, des variables, des boucles et des conditions. Vous pouvez ensuite répliquer cet organigramme sur Microsoft Power Automate pour automatiser votre processus.

Il offre également une grande flexibilité en matière de mise en œuvre - personnalisez simplement les modèles existants ou créez une solution personnalisée à partir de zéro.

Ainsi, vous pouvez automatiser un large éventail de tâches avec Microsoft Power Automate, ce qui en fait un outil puissant pour les entreprises.

Dans ce guide complet, nous fournirons une vue d'ensemble de Microsoft Power Automate et couvrirons ses composants. Nous vous guiderons également tout au long du processus de création de flux de travail et vous fournirons des exemples concrets de son fonctionnement et de son utilisation pour automatiser différents aspects des flux de travail. 

Power Automate prend en charge plus de 900 applications et services populaires tels que Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive, etc., ce qui en fait un outil polyvalent pour de nombreux secteurs et entreprises. De plus, il s'intègre à d'autres produits Microsoft tels que SharePoint, Dynamics 365 et PowerApps afin que vous puissiez créer des flux de travail plus puissants et personnalisés, avec peu de code.

Comment Power Automate fonctionne-t-il avec les applications Microsoft 365 ?

Microsoft Office 365 est la suite d'applications essentielle aux opérations de milliers d'entreprises à travers le monde.

Ces applications incluent Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive et d'autres produits Microsoft. Chaque application exécute sa propre fonction spécifique, mais elles fonctionnent généralement de manière indépendante et n'interagissent pas les unes avec les autres.

Eh bien, c'était jusqu'à ce que Power Automate entre en scène.

Avec l'introduction de Power Automate, ces applications peuvent désormais collecter des données, communiquer entre elles et prendre des mesures en fonction des déclencheurs d'autres applications. Cette intégration améliore la productivité et l'efficacité en automatisant les tâches auparavant manuelles.

Par exemple, les e-mails reçus dans Outlook peuvent déclencher des actions dans Excel ou OneDrive pour rationaliser les flux de travail et réduire le risque d'erreurs. 

Importance de l'automatisation dans les processus métier

Un outil d'automatisation des processus métier comme Power Automate fournit une interface conviviale qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des flux de travail complexes sans avoir besoin de codage ou d'expertise technique.

Le marché mondial de l'automatisation des processus robotiques est en hausse, avec un taux de croissance annuel composé prévu de 38,2 % de 2022 à 2030.

Cette technologie transforme le fonctionnement des entreprises, avec des robots logiciels capables d'automatiser les tâches quotidiennes dans divers secteurs.

Les avantages de l'automatisation sont nombreux et puissants, notamment :

• Cela fait gagner du temps et permet au personnel d'effectuer des tâches de niveau supérieur qui ajoutent plus de valeur à l'entreprise.  
• Améliore l'efficacité en maintenant des vitesses de processus constantes. 
• Réduit les coûts de main-d'œuvre en effectuant des tâches exceptionnellement complexes, libérant de l'argent qui peut être utilisé ailleurs.
• Élimine les erreurs, en particulier avec les tâches de saisie manuelle des données, ce qui peut éviter des erreurs coûteuses pour votre entreprise. 

Enfin, il améliore le service client en fournissant une communication rapide et efficace, vous permettant d'établir de meilleures relations sans investir beaucoup de temps.

Voyons quelques utilisations clés de Power Automate.

Utilisations courantes de Power Automate dans différentes industries

Power Automate est un outil d'automatisation polyvalent qui peut être appliqué à un large éventail d'industries et de cas d'utilisation. Voici quelques exemples d'utilisation de Power Automate dans différents secteurs :

• Santé : L'industrie de la santé est l'une des industries les plus importantes avec le besoin essentiel d'automatisation. Avec Power Automate, les organisations de santé peuvent automatiser les tâches et les flux de travail qui étaient auparavant effectués manuellement, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité.
  
  Ces tâches et flux de travail incluent la planification des rendez-vous en s'intégrant aux systèmes de dossiers médicaux électroniques. Il peut également automatiser la facturation médicale, le traitement des réclamations et la gestion des stocks, réduisant ainsi les erreurs et améliorant les délais d'exécution. 
• Finance : les utilisations fréquentes de Power Automate dans la finance sont la gestion des comptes créditeurs et débiteurs, la tarification, les processus d'approbation et la saisie de données. En automatisant ces processus, les factures peuvent être traitées et payées rapidement, et les données rapprochées, réduisant ainsi le risque d'erreurs et de retards de paiement.
  
  Avec Power Automate, les données peuvent être automatiquement importées et réconciliées, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle des données et les inexactitudes.
• Fabrication : L'industrie manufacturière est connue depuis longtemps pour ses processus manuels à forte intensité de main-d'œuvre, lents et difficiles à gérer.
  
  L'utilisation de technologies d'automatisation telles que Microsoft Power Automate est essentielle pour les fabricants qui cherchent à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à conserver un avantage concurrentiel. 
  
  Power Automate peut améliorer l'efficacité de la fabrication en automatisant facilement les tâches répétitives et en les intégrant aux systèmes existants. Il peut aider à rationaliser les processus de production et la gestion des commandes, à améliorer le fonctionnement des machines, à simplifier le traitement des données et des documents et à s'intégrer de manière transparente aux solutions ERP.
  
  De plus, Power Automate peut faciliter la génération automatisée de rapports et optimiser également la maintenance des équipements. 
• Commerce de détail : Power Automate peut donner aux détaillants un avantage concurrentiel en automatisant les tâches chronophages et en les intégrant aux systèmes. Grâce à l'intelligence artificielle, aux systèmes ERP, à l'IoT, aux logiciels de point de vente et à l'automatisation des processus robotiques, les détaillants peuvent rationaliser les processus et améliorer le service client, en économisant du temps et de l'argent.
  
  Power Automate aide les responsables à gérer les stocks, à automatiser l'exécution des commandes, à expédier et à suivre les données de vente tout en fournissant ses tableaux de bord KPI. 

Les fonctionnalités clés de Power Automate 

Comme vous le savez maintenant, Microsoft Power Automate fournit une large gamme de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de créer des flux de travail personnalisés, d'intégrer des applications et d'améliorer la collaboration. 

Plongeons-y un peu plus profondément.

Automatisation du flux de travail

En utilisant des organigrammes visuels, les utilisateurs peuvent concevoir des flux de travail personnalisés pour gérer des tâches telles que l'envoi de notifications, la gestion des approbations ou la mise à jour des enregistrements. La plate-forme prend en charge de nombreux connecteurs, permettant une intégration transparente avec des services populaires tels que SharePoint, Dynamics 365 et Outlook.

Intégration et personnalisation transparentes

L'intégration transparente avec les applications Microsoft 365 permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés et de lancer des tâches directement à partir d'applications telles que SharePoint, Excel et Microsoft Teams. Pour simplifier la création de workflows, Power Automate fournit des modèles prédéfinis pour les tâches courantes que les utilisateurs peuvent personnaliser en fonction de leurs besoins spécifiques.

De plus, Power Automate peut intégrer des applications et des services tiers tels que Salesforce, Google Sheets, Mailchimp et une vaste bibliothèque de plus de 900 connecteurs, ce qui en fait un outil polyvalent et puissant pour automatiser les tâches et les processus sur toutes les plateformes. devenir un outil. 

Pour couronner le tout, vous pouvez également utiliser Power Automate pour publier sur les réseaux sociaux et programmer quelques tweets, mais c'est une autre histoire pour un autre jour.

Automatisation des processus robotiques (RPA)

Power Automate Desktop introduit des fonctionnalités d'automatisation des processus robotiques (RPA), permettant aux utilisateurs d'automatiser les tâches sur leurs ordinateurs de bureau. RPA est particulièrement utile pour automatiser les processus impliquant des systèmes hérités, des fichiers locaux ou le grattage d'écran.

Les utilisateurs peuvent enregistrer leurs actions et utiliser Power Automate Desktop pour créer des bots qui répliquent ces actions automatiquement.

Application mobile

L'application mobile Power Automate permet aux utilisateurs de gérer et de surveiller leurs flux de travail en déplacement. L'application prend en charge les flux instantanés, permettant aux utilisateurs de déclencher des actions manuellement via les boutons de flux. De plus, les utilisateurs peuvent suivre l'état de leurs flux, recevoir des notifications push et approuver les demandes directement depuis leurs appareils mobiles.

Sécurité et conformité

Power Automate respecte les normes strictes de sécurité et de conformité de Microsoft pour garantir la protection et la confidentialité des données. La plate-forme prend en charge les politiques de prévention des pertes de données (DLP) qui permettent aux organisations de contrôler le flux d'informations sensibles entre les applications. De plus, Power Automate est également conforme à diverses normes de l'industrie telles que GDPR, HIPAA et FedRAMP.

Ok, maintenant il est temps de vous mettre en route.

Comment créer et configurer un compte Power Automate 

Pour démarrer avec Power Automate, visitez le site Web officiel de Power Automate

Une fois connecté, vous arriverez sur la page d'accueil, qui sert de hub central pour la gestion de vos flux de travail et de vos connecteurs.

Maintenant, avant de commencer à faire quoi que ce soit, découvrons rapidement quelques concepts clés.

Terminologie Power Automate : concepts et définitions clés

Au fur et à mesure que vous plongez dans le monde de Power Automate, il est essentiel de vous familiariser avec la terminologie utilisée sur la plateforme.

La compréhension de ces termes vous facilitera la création, la gestion et l'optimisation de vos flux.

Voici une liste complète des termes Power Automate avec des explications claires pour vous aider à naviguer sur la plateforme en toute confiance :

Flux : un flux fait référence à différents types de flux de travail pour répondre à différents besoins de l'entreprise. Ces flux sont une série d'étapes, d'actions et de conditions automatisées qui définissent votre processus automatisé.

Connecteur : une intégration prédéfinie qui permet la communication entre Power Automate et des applications ou services externes.

Les connecteurs vous permettent d'accéder aux données et d'effectuer des actions au sein des services connectés.

Modèle : ce sont des flux prépackagés qui contiennent un ensemble de déclencheurs, d'actions et de conditions pour automatiser une tâche ou un processus spécifique. Les modèles peuvent être utilisés comme point de départ pour créer des flux personnalisés, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts.

Texte alternatif : Modèles Microsoft Power Automate

Déclencheur : événement ou condition qui déclenche un flux. Les déclencheurs peuvent être basés sur des événements spécifiques, tels que la réception d'un e-mail, ou ils peuvent être programmés pour s'exécuter à des intervalles prédéterminés.

Action : opération ou tâche unique effectuée dans un flux. Les actions peuvent inclure l'envoi d'e-mails, la mise à jour d'enregistrements ou la création de nouveaux éléments dans une liste.

Condition : élément de prise de décision au sein d'un flux qui évalue des critères spécifiés et exécute différentes actions selon que les critères sont remplis (vrai) ou non (faux).

Boucle : une structure de contrôle de flux qui répète une séquence d'actions pour chaque élément d'une collection ou jusqu'à ce qu'une condition spécifique soit remplie. Les boucles vous permettent d'effectuer des opérations par lots ou d'appliquer des opérations à plusieurs éléments.

Connexion à des sources de données et des services externes 

La connexion à des sources de données et des services externes est un avantage clé de l'utilisation de Power Automate.

Pour se connecter à une source de données ou à un service externe, les utilisateurs doivent fournir des informations d'identification ou une clé API pour authentifier la connexion. Une fois authentifié, le connecteur accorde l'accès aux données et permet à l'utilisateur d'effectuer des actions au sein du service connecté.

Cette fonctionnalité rend non seulement Power Automate plus polyvalent, mais simplifie également le processus d'intégration de différentes applications et services pour créer des flux de travail plus efficaces et rationalisés. 

Cependant, la mise en place de l'infrastructure de données nécessaire aux informations commerciales peut être à la fois coûteuse et chronophage, en raison de la multitude de technologies de données, d'API et de modèles de sécurité impliqués.

De plus, les développeurs qualifiés ayant une expertise dans le déploiement, la configuration, la gestion et l'intégration de ces technologies sont souvent difficiles à trouver et coûteux à embaucher.

Dataverse relève ces défis en offrant un service de données SaaS accessible, gérable, conforme, sécurisé, évolutif et disponible dans le monde entier. 

Anciennement connu sous le nom de Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse est une plate-forme de données polyvalente qui fournit aux entreprises une solution sécurisée, évolutive et facile à utiliser pour gérer et intégrer des données dans une grande variété d'applications et de services.

Les capacités uniques de Dataverse permettent aux entreprises de créer des applications personnalisées, d'automatiser les processus et de créer des rapports perspicaces à l'aide de Power Apps, Power Automate et LuckyTemplates.

En tirant parti de la puissance de Dataverse dans Power Automate, les utilisateurs peuvent créer et automatiser des workflows qui accèdent aux données stockées dans Dataverse et les manipulent. 

Voyons maintenant les différents types de flux de travail afin que vous puissiez décider sur quoi vous devez vous concentrer.

Types de flux de travail pour vous aider à démarrer

Il existe plusieurs types de flux différents, chacun conçu pour un scénario d'automatisation spécifique. Comprendre les différents types de flux et leur cas d'utilisation idéal vous aidera à libérer tout le potentiel de Power Automate.

Plongeons dedans.

Flux de processus métier

Les flux de processus d'entreprise offrent une expérience utilisateur guidée qui guide les utilisateurs tout au long d'un processus spécifique.

Ces flux sont organisés en étapes et étapes à l'intérieur de chaque étape. Lors de l'élaboration d'un flux de processus d'entreprise, les utilisateurs doivent opter pour le choix " Flux de processus d'entreprise" lors du lancement d'un nouveau flux.

Cela vous permet de définir les différentes étapes du processus et de déterminer les actions à exécuter à chaque étape.

Les flux de processus d'entreprise sont spécifiquement conçus pour Dataverse et ne peuvent être utilisés qu'avec des tables Dataverse, Dynamics 365 ou des applications pilotées par modèle.

Ils nécessitent des licences supplémentaires en plus des licences Microsoft 365 standard.

Flux de bureau

Les flux de bureau utilisent l'automatisation robotique des processus (RPA) pour automatiser les tâches sur l'ordinateur de bureau d'un utilisateur.

Pour créer des flux de bureau, les utilisateurs doivent télécharger et installer l'application Power Automate Desktop. Ces flux conviennent à l'automatisation des tâches impliquant des logiciels hérités, des feuilles Excel ou du grattage d'écran.

Une version gratuite de Power Automate Desktop est disponible pour les utilisateurs Windows et Mac, mais certains scénarios peuvent nécessiter une mise à niveau vers une licence premium.

Flux cloud

Dans Power Automate, les « flux cloud » font référence aux flux qui sont conçus et exécutés entièrement dans un environnement basé sur le cloud. Ces flux ne nécessitent aucune infrastructure ou ressource sur site et peuvent être facilement accessibles et gérés depuis n'importe où avec une connexion Internet.

Les interactions de l'utilisateur telles que l'appui sur un bouton sur une page Web ou une application mobile, ou même des horaires prédéfinis tels que l'exécution à une heure précise chaque jour peuvent également servir de déclencheurs pour ces flux. 

Il existe trois types de Cloud Flows :

1. Automated Flows

Automated flows are the most common type of flow in Power Automate. These flows automatically trigger workflows when events occur in your data source.

For example, a workflow can be triggered when an item is added to a SharePoint list or a file is uploaded to a SharePoint document library.

Automated flows work with over 900 different connectors and require no manual intervention.

Alt text: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Instant Flows

Unlike automated flows, instant flows require user interaction to trigger the workflow.

These can be started manually from Power Automate, Power Apps, or other applications such as SharePoint, OneDrive, or Microsoft Teams.

Instant flows can also be triggered by HTTP requests and used with Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

À présent, vous devriez avoir une bonne idée de ce dont Power Automate est capable. Comme tout ce que vous faites, il est important de comprendre les meilleures pratiques.

Vérifions-les.

6 meilleures pratiques pour Power Automate

Pour tirer le meilleur parti de Power Automate, il est important de suivre les meilleures pratiques lors de la création et de la gestion de vos flux.

En voici quelques uns:

1. Gérer les flux et les processus d'automatisation

Planifiez et concevez votre flux

Lors de l'automatisation de tâches avec Power Automate, il est tentant de commencer à créer des flux tout de suite (croyez-moi), mais la planification est la clé d'une mise en œuvre réussie.

Pour les grands projets, la planification peut vous aider à éviter les limitations de la plate-forme, la maintenabilité et les problèmes de performances.

Avant de commencer, il est important de rassembler toutes les informations dont vous avez besoin, telles que le type de licence, le volume d'exécution et la complexité des processus métier.

Ensuite, identifiez les déclencheurs, les actions et les conditions nécessaires, et décrivez la structure globale du flux. Cette phase de planification initiale vous aidera à éviter les problèmes potentiels et à assurer un processus de création de flux plus fluide.

Tirez parti des modèles intégrés

Power Automate propose une large gamme de modèles intégrés que vous pouvez utiliser comme points de départ pour vos flux. Explorez ces modèles pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins et personnalisez-le en conséquence.

Les modèles vous font gagner du temps et vous aident à apprendre les meilleures pratiques à partir de flux prédéfinis.  

Utiliser la gestion des erreurs et les notifications

Pour rendre vos flux plus robustes et tolérants aux pannes, implémentez des mécanismes de gestion des erreurs, tels que l'utilisation d'actions "Scope" pour regrouper les actions associées et gérer les erreurs ou les exceptions.

En outre, envisagez d'ajouter des notifications (par exemple, des e-mails ou des messages Teams) pour vous alerter lorsque des erreurs se produisent, ce qui vous permet de résoudre les problèmes rapidement.

Optimiser les performances de flux

Power Automate impose certaines limites et contraintes sur l'exécution des flux. Pour garantir des performances optimales, veuillez noter les points suivants :

• Minimisez le nombre d'actions dans votre flux pour réduire le risque d'atteindre ces limites.
• Utilisez les options "Filtrer la requête" dans des actions telles que "Obtenir des éléments" ou "Obtenir des lignes" pour récupérer uniquement les données requises, réduisant ainsi la charge de votre flux et améliorant son efficacité.

Gardez vos flux organisés et maintenables :

Au fur et à mesure que vos flux gagnent en complexité, il devient crucial de les garder organisés et maintenables. Utilisez les conseils suivants pour y parvenir :

• Fournissez des noms clairs et descriptifs pour vos actions, variables et connecteurs.
• Utilisez des commentaires pour expliquer le but d'actions ou de sections spécifiques de votre flux.
• Regrouper les actions liées au sein des actions « Périmètre » pour créer une structure modulaire et organisée.

2. Flux de travail de test et de débogage 

Le test et le débogage des workflows dans Power Automat sont essentiels pour garantir que votre flux fonctionne correctement et atteint son objectif

Power Automate fournit plusieurs outils et techniques pour tester et déboguer vos flux.

1. Utiliser des environnements : utilisez différents environnements au sein du locataire de votre organisation pour séparer les étapes de développement, de test et de production. Cette pratique aide à réduire les bogues et assure un processus de développement plus fluide.
   
   Si vous utilisez une licence Premium pour Power Apps, profitez de cette fonctionnalité. 

1. Surveiller : L'outil Surveiller dans Power Apps vous aide à diagnostiquer les problèmes d'application et à suivre les demandes et les réponses du réseau en temps réel.
   
   Il fournit des informations sur le nom, le contrôle et la propriété de la formule, où le problème se produit dans l'application, la demande et les détails de la réponse. 

1. Fonction de suivi : utilisez la fonction de suivi en conjonction avec l'outil Monitor pour enregistrer des messages personnalisés et obtenir des informations sur les performances et les problèmes au sein de votre application. Cette fonction vous aide à comprendre le fonctionnement de l'application et à identifier les goulots d'étranglement ou les problèmes potentiels.

1. Power Apps Test Studio : il s'agit d'une fonctionnalité conçue pour faciliter le test et la validation de votre application pendant le processus de développement. Il fournit un environnement pour créer et exécuter des cas de test pour votre application canevas, garantissant que votre application fonctionne comme prévu avant de la déployer auprès de vos utilisateurs finaux.
   
   Test Studio se trouve dans le portail Power Apps Maker en accédant au menu sous la section Outils avancés sur la gauche. 

Power Automate vs autres outils d'automatisation

Dans le paysage en constante expansion des outils d'automatisation, Microsoft Power Automate se distingue comme une solution puissante et polyvalente, mais ce n'est pas la seule option disponible.

Les plates-formes concurrentes telles que Automation Anywhere, UiPath et Zapier offrent également des capacités d'automatisation robustes, chacune avec ses propres forces et capacités.

Power Automate se distingue par son intégration transparente avec les produits Microsoft 365, son interface conviviale et sa large gamme de connecteurs intégrés. D'autre part, Automation Anywhere et UiPath sont connus pour leurs capacités avancées d'automatisation des processus robotiques (RPA), leurs besoins plus complexes et leur automatisation d'entreprise appliquée à grande échelle.

Lorsque vous choisissez le bon outil d'automatisation pour vous ou votre entreprise, il est important de prendre en compte des facteurs tels que les besoins spécifiques, votre écosystème logiciel existant et le niveau de complexité du processus que vous souhaitez automatiser.  

3 avantages impressionnants de Power Automate

Il y a tellement de choses à aimer à propos de Power Automate, mais voici 3 choses que nous aimons à ce sujet.

1. Bibliothèque de connecteurs étendue : Power Automate propose la liste de connecteurs la plus complète, avec plus de 900 connecteurs actuellement disponibles. De plus, la plate-forme ajoute 10 à 30 nouveaux connecteurs chaque mois, garantissant qu'elle reste à jour avec les dernières applications et services.
   
   Cet ajout continu de nouveaux connecteurs améliore encore la polyvalence de la plate-forme, ce qui en fait un choix fiable pour les entreprises de toutes tailles.
2. Facilité d'utilisation :   Power Automate est conçu pour être convivial, avec une interface glisser-déposer qui permet aux utilisateurs de créer facilement des flux de travail sans aucune connaissance en matière de codage. Il propose également une large gamme de modèles que les utilisateurs peuvent personnaliser pour répondre à leurs besoins spécifiques, simplifiant davantage le processus d'automatisation.
3. Nouveau AI Builder de Power Automate : Alors que l'utilisation de l'IA générative augmente dans l'industrie, AI Builder est un outil précieux qui donne aux entreprises un avantage concurrentiel. Les entreprises peuvent économiser du temps et des ressources en automatisant des processus complexes tout en améliorant l'exactitude et la précision. L'interface intuitive d'AI Builder et les modèles prédéfinis permettent aux utilisateurs de créer facilement des modèles d'apprentissage automatique personnalisés sans compétences de codage.
   
   Cette démocratisation de l'IA permettra aux entreprises de toutes tailles de tirer parti de l'apprentissage automatique et de l'IA sans investir dans des équipes de science des données coûteuses.

De plus, AI Builder s'intègre de manière transparente aux autres produits Microsoft, permettant aux utilisateurs d'automatiser davantage leurs flux de travail.

Par exemple, les entreprises peuvent utiliser AI Builder pour extraire des données de factures et de reçus et utiliser Power Automate pour envoyer ces informations à d'autres applications telles que Dynamics 365 et Excel.

Cette intégration aide les entreprises à rationaliser les processus, à réduire les erreurs et, en fin de compte, à améliorer l'efficacité et la productivité.

3 limites de l'utilisation de Microsoft Power Automate

1. Les coûts s'additionnent avec les plans payants : Power Automate propose un plan gratuit, mais avec des limitations telles qu'une fréquence de flux maximale de 15 minutes.
   
   Les organisations avec des flux de travail plus complexes et un plus grand besoin d'automatisation peuvent avoir besoin de passer à un plan payant. Les coûts de Power Automate varient selon le plan et l'utilisation. Les plans Premium commencent à 40 $ par utilisateur et par mois. Ces plans payants sont livrés avec des fonctionnalités et des options avancées à plus haut débit qui sont importantes pour les entreprises ayant des besoins d'automatisation élevés.
   
   Cependant, les coûts du plan peuvent rapidement s'accumuler, en particulier dans les grandes organisations comptant de nombreux utilisateurs. Par conséquent, il est important que les organisations évaluent soigneusement leurs besoins en automatisation et leur utilisation avant de s'engager. 
2. Impact sur les performances dû à des flux de travail complexes : Power Automate peut subir une baisse considérable des performances lors de l'exécution de flux de travail complexes.
   
   Cela peut affecter l'efficacité et la rapidité du programme, entraînant des retards et une réduction de la productivité.
3. Pas de parallélisation : Power Automate ne prend en charge que les workflows séquentiels, ce qui signifie que les actions sont exécutées dans un ordre fixe. Cela peut être une limitation pour les entreprises qui nécessitent des flux de travail parallèles ou conditionnels.

Power Automate ou non Power Automate ?

Telle est la question…

En résumé, Microsoft Power Automate est un outil inestimable pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité. 

Power Automate aide les organisations à gagner du temps, à réduire les erreurs humaines et à améliorer la productivité globale en automatisant les tâches répétitives et en s'intégrant à une variété de services et d'applications.

Avec une riche bibliothèque de connecteurs, une interface facile à utiliser et des fonctionnalités puissantes, Power Automate est une solution polyvalente pour les entreprises de tous les secteurs.

En tirant parti des meilleures pratiques, en intégrant des améliorations de l'IA et en comprenant les types de flux de travail disponibles, les organisations peuvent libérer tout le potentiel de Power Automate et révolutionner leurs opérations. 

Lorsque vous commencez votre parcours d'automatisation, n'oubliez pas de planifier, tester et optimiser vos flux de travail pour garantir le succès et maximiser les avantages de ce puissant outil d'automatisation.

Vous souhaitez en savoir plus sur Power Automate ? Commencez à apprendre avec nos et améliorez vos compétences en matière de données en un rien de temps !