Types de flux Power Automate et quand les utiliser

Vous ne savez pas quels types de flux Power Automate ? Dans ce blog, nous passons en revue les similitudes et les différences entre les différents types de flux, et nous déterminons quand utiliser chaque flux. Nous passons par un processus de prise de décision simple qui vous aidera à décider. Il s'agit de la première étape que vous devez suivre lors de la création d'un flux. Vous pouvez regarder la vidéo complète de ce tutoriel au bas de ce blog.

Power Automate fait partie de Power Platform. Il est utilisé pour automatiser les flux, qui ne sont que des représentations visuelles des tâches. Là où je trouve que beaucoup de débutants utilisent Power Automate, c'est qu'ils ne savent pas quel flux utiliser pour leur situation.

Il y a 5 flux sur le côté droit, et lorsque vous démarrez pour la première fois, Power Automate vous demande quel type de flux vous souhaitez créer. Vous pouvez sélectionner Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud et Scheduled Cloud. C'est beaucoup pour un débutant car selon la tâche que vous avez, vous pouvez choisir le flux de bureau ou vous pouvez choisir le cloud planifié.

Ainsi, dans ce didacticiel, j'ai simplement dessiné un processus de prise de décision ou un diagramme à suivre avec une tâche à l'esprit qui vous indiquera toujours quel flux utiliser pour votre tâche.

Pensez donc à une tâche que vous souhaitez automatiser. Il peut s'agir de tout ce que vous faites de manière répétable et non créative au jour le jour, de semaine en semaine ou de mois en mois. Cela n'a pas d'importance. Dans cet esprit, vous devez répondre à trois questions.

Table des matières

• Comment choisir les types de flux Power Automate à créer
• Conclusion

Comment choisir les types de flux Power Automate à créer

La première question est : la tâche nécessite-t-elle plusieurs points de contact complexes et les données liées à la tâche sont-elles dans une table par défaut dans Dataverse ?

Si vous ne savez pas ce qu'est Dataverse, vous passez automatiquement au support NON et vous pouvez passer à autre chose. Mais si votre entreprise utilise Dataverse et si la tâche que vous souhaitez automatiser est associée à l'une des tables de Dataverse, vous pouvez rendre l'automatisation très simple en utilisant un flux de processus métier . Les flux de processus métier sont utilisés en association avec des tables Dataverse pour guider les utilisateurs à travers des processus en plusieurs étapes.

La prochaine chose que vous devez demander, en supposant que vous avez répondu NON ici, (ce que je pense que plus de 99% des gens le feront probablement) est quel type d'action voulez-vous automatiser .

Il y a deux réponses ici. Soit vous souhaitez simplement automatiser les actions associées aux connecteurs Power Automate , soit vous souhaitez également automatiser également les actions sur votre bureau ou sur le Web .

Que sont les connecteurs Power Automate ? Ce sont simplement des connecteurs tiers que Power Automate utilise pour automatiser les actions .

Par exemple, un connecteur Power Automate est Outlook. Les actions associées au connecteur Outlook permettent d'envoyer un email. Il vous permet de créer un groupe. Il vous permet de répondre à un email, de transférer un email, euh, de déterminer si un email a été reçu dans votre boîte de réception ou non.

Ainsi, toutes ces actions font partie du connecteur Outlook. Si toutes vos actions impliquent des actions qui sont déjà avec un connecteur Power Automate, vous pouvez suivre cette voie et c'est beaucoup plus facile. Toutefois, si vous avez une action qui n'est pas un connecteur Power Automate, vous devez choisir le flux de bureau , car il sera alors couvert via le bureau ou le Web.

Power Automate a des milliers de connecteurs qu'ils ont installés. Ce sont des choses que les gens font généralement. Si vous souhaitez effectuer une action sur un serveur SQL ou sur Twitter ou sur 12 Trello ou sur Slack, par exemple, un connecteur Power Automate est déjà conçu pour vous.

Plus de 90 % des tâches que vous voudriez faire, il y a un connecteur pour vous. Tu dois juste le trouver. Et la meilleure façon de le faire est d'aller à cette URL et de rechercher simplement des connecteurs là-bas.

Par exemple, vous souhaitez automatiser le déplacement d'un dossier d'un fichier à l'autre sur votre ordinateur. Ou disons que si vous avez un logiciel propriétaire sur votre ordinateur qui n'a pas de connecteur Power Automate, vous devez utiliser un flux de bureau pour cela.

La dernière question à laquelle vous voulez répondre est : comment déclenchez-vous réellement le flux ? En d'autres termes, comment savez-vous quand le flux commence réellement ?

Il existe trois types différents : Événement, Clic et Heure.

Le premier est l' Event ( Automated Cloud flow ). Souhaitez-vous que le flux soit déclenché en fonction d'un événement qui se produit ? Supposons donc que votre tâche consiste à créer une action à faire pour vous-même chaque fois que vous recevez un e-mail de votre patron, cela est marqué comme étant d'une grande importance. Eh bien, l'action réelle consiste à définir correctement la tâche à faire, mais le déclencheur est basé sur un événement. Il est basé sur un événement qui se passe et l'événement est que vous recevez cet e-mail. Alors, vous devez choisir Événement.

Ensuite, nous avons Click ( Instant Cloud flow ), ce qui signifie que vous voulez déclencher l'action quand vous le souhaitez . Ainsi, si vous cliquez sur un bouton, l'action se produit réellement. Par exemple, si vous souhaitez créer un flux dans Slack, cet ensemble envoie un message de félicitations à tout le monde après une grande réunion du comité directeur que vous avez eue.

Au lieu d'aller sur Slack et d'envoyer des messages à tout le monde individuellement et tout ça, vous pouvez créer un flux basé sur le clic d'un bouton. Vous pouvez simplement accéder à Power Automate, cliquer sur un bouton, et il envoie simplement un message de félicitations à tous les membres de votre groupe Slack ou à tous les participants de votre réunion ou à tous ceux que vous spécifiez. Mais le déclencheur est le clic d'un bouton qui est basé sur le moment où vous voulez le faire.

Enfin, vous pouvez avoir des flux basés sur le temps ( Schedule Cloud flow ). Il s'agit des types de flux que vous souhaitez exécuter. Par exemple, chaque semaine, chaque jour, chaque heure, chaque mois, deux fois par mois, trois fois par mois, quatre fois par an, trimestriellement, etc.

Par exemple, vous souhaitez envoyer un e-mail à la fin de chaque semaine récapitulant tous les clients que vous avez intégrés au cours des 10 derniers jours. Ainsi, vous utiliseriez le connecteur de messagerie et vous utiliseriez également un connecteur SharePoint car vos données seraient probablement dans SharePoint à ce moment-là.

Conclusion

C'est ainsi que vous déterminez le flux à utiliser en fonction de la tâche que vous souhaitez réellement automatiser. Encore une fois, vous vous demandez si le flux nécessite plusieurs points de contact complexes ou vos données sont-elles dans une table par défaut ? Et Dataverse quelle action souhaitez-vous automatiser ? Et comment voulez-vous déclencher le flux ?

Les flux de processus métier sont les plus difficiles à créer, suivis des flux de bureau, suivis des trois flux restants.

J'espère que tout était logique. Si ce n'est pas le cas, laissez-moi un commentaire et posez-moi une question. Regardez la vidéo complète ci-dessous de ce tutoriel pour plus de détails

Tous mes vœux!

Henri

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