Bagaimana cara mengirim pesan respons otomatis berulang di Outlook 2019/365/2016 saat di luar kantor?

Terakhir Diperbarui: Oktober 2019

Penerapan: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows dan macOS.

Inilah pertanyaan yang kami dapatkan dari Dorothy:

Halo! saya bekerja sebagai agen perjalanan dan ketersediaan saya sangat penting bagi pelanggan saya. Sesekali, saya jauh dari kantor karena liburan, dan saya ingin memastikan pelanggan saya mengetahui hal itu dan barang-barang tidak jatuh melalui celah. Dulu, saya pernah bekerja di sebuah perusahaan, dan saya ingat ada trik untuk mengatur auto-responder di luar kantor di sana. Saya sekarang bekerja dari rumah dan menggunakan Outlook.com dan Gmail di Microsoft Outlook 2019, apakah ada cara untuk mengatur aturan di luar kantor untuk memberi tahu orang lain bahwa saya pergi?

Terima kasih atas pertanyaan bagus Anda dan semoga sukses dengan bisnis baru Anda.

Anda dapat dengan mudah menentukan teks balasan otomatis saat di luar kantor menggunakan Aturan. Dalam tutorial ini kami akan menjelaskan bagaimana melakukannya di Windows dan kemudian di macOS. Pembaca dapat menerapkan ini agar Outlook membalas secara otomatis jika mereka pergi berlibur, atau cuti lainnya.

Untuk kelengkapan, kami telah menambahkan bagian singkat tentang cara menggunakan Outlook di Exchange untuk mengirim balasan OOTO.

Mengatur Balasan otomatis di Windows

Menggunakan Aturan

Jika Anda menggunakan Gmail atau Hotmail/Outlook.com di Outlook, Anda harus menggunakan Aturan untuk mengatur penjawab otomatis Anda.

Silakan lanjutkan sebagai berikut:

• Buka Outlook.
• Pertama, tentukan templat pesan Outlook yang akan dikirim saat tidak ada. Posting ini memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengatur template Anda.
• Selanjutnya, di tab Email, tekan tombol Aturan.
• Pilih Kelola Aturan dan Peringatan.
• Wizard Aturan akan terbuka.
• Tekan tombol Aturan Baru…
• Kemudian pilih Terapkan aturan pada email yang saya terima .

• Tekan Berikutnya.
• Tentukan apakah Anda ingin aturan di luar kantor ini berlaku untuk email tertentu.
• Tekan Berikutnya jika Anda ingin aturan berlaku untuk semua pesan masuk.
• Sekarang periksa Reply using a specific template rule.
• Di panel bawah, tekan tautan templat tertentu.

• Jelajahi komputer Anda untuk mencari template email yang Anda tentukan di langkah pertama tutorial ini.
• Catatan: Templat disimpan sebagai file biasa.

• Setelah menemukan template Anda, sorot dan tekan Open.
• Tekan Berikutnya.
• Tentukan pengecualian apa pun untuk aturan Anda sesuai kebutuhan.
• Tekan Berikutnya.
• Berikan aturan Anda nama yang bermakna, seperti yang ditunjukkan di bawah ini

• Setelah selesai, tekan Selesai.

Menonaktifkan aturan

Catatan: Harap diingat bahwa Anda harus menonaktifkan aturan Anda saat kembali dari liburan atau cuti; jika tidak, email otomatis Anda akan terus dikirim.

Jika Anda ingin menonaktifkan balasan Anda, lakukan sebagai berikut:

• Buka Outlook
• Aturan Hit
• Tekan Kelola Aturan dan Peringatan
• Hapus centang pada aturan yang ingin Anda nonaktifkan.

• Setelah selesai, tekan Terapkan.

Menggunakan Pertukaran

Jika perusahaan Anda menggunakan Exchange Server, maka proses konfigurasinya sangat sederhana:

• Buka Outlook.
• Tekan Berkas.
• Sekarang tekan tombol Balasan Otomatis (perhatikan bahwa Anda harus terhubung ke Exchange untuk mengaturnya).
• Sekarang tentukan balasan otomatis Anda untuk pengirim di dalam dan di luar organisasi Anda.
• Tekan OK setelah selesai.

Balasan di luar kantor di MAC

Jika Anda menggunakan macOS maka prosesnya cukup sederhana, berikut langkah-langkahnya:

1. Buka Outlook untuk macOS
2. Dari bilah atas, navigasikan ke Alat dan sepuluh pilih Aturan.
3. Dialog Aturan akan terbuka.
4. Jika Anda menggunakan Gmail atau Outlook.com/Hotmail, sorot IMAP di sisi kiri Anda.
5. Tekan tanda + di bagian bawah dialog.
6. Tentukan nama Aturan Anda:

1. Di bagian Do the following, pilih Reply lalu tekan tombol Reply Text… .
2. Sekarang lanjutkan dan tentukan teks balasan Anda di luar kantor seperti yang ditunjukkan di bawah ini

1. Setelah selesai, tekan OK .
2. Centang kotak " Jangan Terapkan " dan " Diaktifkan " dan tekan OK . Setelah kembali dari liburan Anda, ingatlah untuk menghapus centang pada tombol Diaktifkan untuk menonaktifkan aturan.
3. Dialog aturan Anda akan terlihat seperti berikut. Setiap email yang masuk akan otomatis ditanggapi oleh Outlook.

Lebih banyak pertanyaan pembaca

Beberapa balasan otomatis untuk satu kotak surat

Kami ditanya apakah Anda dapat mengatur penjawab otomatis yang berbeda menurut siapa yang mengirim pesan. Itu mungkin, karena Outlook Rules Wizrd memungkinkan Anda untuk mengkondisikan pesan email Anda dengan beberapa parameter:

• oleh orang,
• apakah Anda berada di TO atau CC,
• apakah Anda satu-satunya penerima
• Apakah kata-kata tertentu muncul di subjek atau isi
• Melalui email penting

Untuk menggunakan beberapa balasan, yang perlu Anda lakukan adalah membuat aturan yang berbeda dan kemudian menetapkan template balasan Outlook yang berbeda untuk masing-masing.

Bagaimana saya tahu jika balasan otomatis saya telah dikirim?

Pertanyaan bagus, Anda akan melihat balasan Anda muncul sebagai entri di folder item terkirim Outlook Anda

Apakah ini berfungsi ketika PC saya mati?

Ini adalah pertanyaan yang sangat penting – jawabannya adalah bahwa aturan yang Anda definisikan di Outlook hanya untuk klien, artinya aturan tersebut hanya akan berjalan saat Outlook sedang berjalan. Ini tidak terjadi jika Anda menggunakan balasan otomatis di Outlook di Exchange.

Bisakah saya mengatur Auto-Forward saja?

Saat PTO / liburan / liburan atau saat bepergian, Anda dapat memilih untuk meneruskan email Anda secara otomatis ke orang lain sehingga mereka dapat merespons. Anda dapat menggunakan Panduan Aturan untuk menentukan aturan khusus untuk menanganinya.

Dapatkah saya menambahkan gambar ke pesan balasan otomatis saya?

Di Windows, Anda dapat menambahkan informasi teks kaya ke balasan Anda, baik itu tautan, gambar, dan bahkan animasi gif. Anda juga dapat menambahkan tanda tangan Anda ke semua email keluar.

Jika ada pertanyaan tambahan, jangan ragu untuk memberi tahu kami. Semoga Membantu!