Templat Outlook: Buat templat email dan rapat di Office 365, 2019 dan 2016 untuk PC dan MAC

Pembaruan terakhir: Oktober 2019.

Inilah pertanyaan yang baru saja kami dapatkan untuk pembaca:

Halo, saya seorang agen perjalanan, dan ingin menentukan template email khusus untuk menjawab email yang dikirim pelanggan saya kepada saya. Saya juga ingin mempercepat proses penjadwalan janji temu saya dan memiliki template yang dapat saya gunakan untuk membuat janji dan rapat dengan cepat. Jika membantu, saya menggunakan Outlook 365. Terima kasih sebelumnya atas bantuan yang dapat Anda tawarkan.

Terima kasih atas pertanyaan Anda. Ini dia ;-):

Template email Outlook

Menyiapkan pesan email yang telah ditentukan sebelumnya cukup sederhana. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengetik dan memformat pesan email, lalu menyimpannya sebagai template untuk digunakan di masa mendatang.

Catatan: untuk kesederhanaan, dalam posting ini, saya akan menggunakan contoh pesan sederhana dan template rapat, namun Anda mungkin ingin melihat ke dalam menentukan formulir yang dapat diisi pengguna yang lebih kompleks untuk Outlook .

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat template email Outlook :

1. Buka Outlook.
2. Tekan Email Baru.
3. Ketik subjek email Anda.
4. Ketik teks email Anda. Berikut ini contoh sederhana:

1. Masukkan tanda tangan Anda (jika diperlukan).
2. Sekarang, Anda harus menyimpan email Anda sebagai file template Outlook (dengan ekstensi sering) untuk digunakan kembali lebih lanjut.
3. Silakan dan tekan File.
4. Sekarang tekan Save As dan berikan nama file; dalam contoh sederhana kami akan menjadi: "Speaking Application Approved".
5. Simpan email sebagai template, jangan lupa untuk mengatur jenis file ke .oft seperti gambar di bawah ini.

1. Tekan Simpan.
2. Tutup pesan.
3. Jika diminta, tekan Simpan semua perubahan.

Mengirim email berdasarkan template

Menggunakan kembali template yang ada juga cukup sederhana:

1. Buka Outlook.
2. Tekan Item Baru.
3. Sekarang pilih Lebih Banyak Item.
4. Pilih Pilih Formulir.
5. Sekarang Anda harus memilih lokasi di mana template yang baru saja Anda buat pada langkah sebelumnya akan disimpan. Pilih Template Pengguna di lokasi Sistem File dan pilih entri "" Aplikasi Berbicara Disetujui "seperti yang ditunjukkan di bawah ini

1. Tekan Buka.
2. Tentukan penerima email Anda di kotak Kepada dan CC; tentukan salinan karbon hitam (BCC) jika diperlukan.
3. Kirim email Anda.

Templat undangan rapat Outlook

Dengan cara yang sama, Anda dapat menggunakan kembali format yang telah ditentukan sebelumnya untuk rapat dan janji temu.

Lanjutkan dan tentukan stensil rapat Anda dan simpan sebagai file .otf; kemudian kirim permintaan Anda ke peserta rapat.

Mengedit pesan dan templat janji temu Anda

Dari waktu ke waktu Anda mungkin perlu mengubah formulir/template Outlook Anda.

Untuk melakukannya silakan lanjutkan sebagai berikut:

1. Buka file formulir Anda seperti yang ditunjukkan di atas di bagian Menggunakan kembali Templat.
2. Lakukan perubahan yang diperlukan.
3. Tekan File, lalu Save As dan simpan file Anda menggunakan nama yang berbeda.

Di mana template disimpan?

Beberapa pembaca bertanya kepada kami di jalur file mana Outlook biasanya menyimpan semua stensil khusus.

Secara default, lokasi berada di bawah akun pengguna Anda. Di Windows 10 /8 atau 7, itu akan menjadi: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Anda jelas dapat menyimpan file Anda di lokasi yang berbeda di sistem operasi PC Windows Anda.

Tip: Jika Anda tidak yakin dengan lokasi yang tepat, Anda dapat menjalankan pencarian Windows untuk file .oft.

Template Email untuk macOS

Menentukan format khusus Anda

Jika Anda menggunakan Outlook untuk macOS dan ingin menentukan format template kustom Anda sendiri, lakukan sebagai berikut:

1. Buka Outlook
2. Tekan Surat Baru
3. Tulis teks email Anda.
4. Dari bilah atas, tekan Simpan sebagai Template…
5. Kemudian pilih folder template Anda dan tekan Simpan.

Kirim pesan berbasis template di macOS

Setelah menyimpan alat tulis email khusus Anda, Anda dapat melanjutkan dan menggunakannya kembali untuk mempercepat pekerjaan Anda. Silakan ikuti petunjuk berikut:

1. Buka Outlook.
2. Dari bilah atas, tekan File
3. Tekan Baru dan pilih Baru Dari Template
4. Folder template Anda akan terbuka, perhatikan daripada tidak seperti Windows, macOS menyimpan template Anda sebagai file .emltpl.
5. Pilih template email Anda dan tekan OK .
6. Lengkapi penerima email Anda sesuai kebutuhan.
7. Terakhir tapi pasti tidak kalah pentingnya, lanjutkan dan kirim pesan Anda.

Catatan: Outlook di macOS tidak mendukung templat janji temu dan rapat