Come condividere un file da Microsoft Teams nelle e-mail e nelle riunioni di Outlook?

Ecco una domanda di Stephie:

Recentemente sono stato incaricato di rilevare la manutenzione di diversi Microsoft Teams da un collega che ha lasciato l'azienda. Una sfida che ho incontrato ultimamente è come condividere file Word, PDF ed Excel archiviati in Microsoft Teams con utenti interni ed esterni utilizzando Outlook 365. Qualche suggerimento/best practice che puoi consigliare?

Grazie per la tua domanda. Nella nostra risposta vorremmo fornire un semplice processo passo-passo che puoi utilizzare per facilitare la condivisione di file tramite Outlook. Se sei interessato a condividere più di un file, puoi consultare il nostro tutorial sulla condivisione delle cartelle di Teams .

Condivisione di file da Teams in Outlook

Copia il collegamento al file Teams

Il modo più semplice per condividere l'accesso a un file archiviato in Teams con parti interne ed esterne è semplicemente incorporare il collegamento ad esso nell'e-mail di Outlook.

• Nel tuo computer Windows o MacOS, apri Microsoft Teams e accedi al tuo canale.
• Vai alla scheda File e vai al file a cui sei interessato per consentire l'accesso.
• Premi il segno di spunta sul lato sinistro del nome del tuo file (passaggio 1).
• Ora premi il menu Mostra azioni (...) sul lato destro del nome del tuo file. (passo 2)
• Selezionare il menu Copia collegamento (passaggio 3).

• Ora vedrai una finestra di dialogo che mostra il percorso del tuo file. Il file si trova in una raccolta di SharePoint che ospita i file del canale di Teams.
• Ora vai avanti e imposta le autorizzazioni di accesso al tuo file Teams. Nella parte inferiore della finestra di dialogo vedrai i permessi di accesso predefiniti al file (contrassegnati di seguito).

Imposta le autorizzazioni per i file di Teams

• Se interessati, è possibile modificare il permesso di accesso secondo le proprie esigenze utilizzando la finestra di dialogo Impostazioni collegamento.
• Teams consente di scegliere tra diverse opzioni di autorizzazione di condivisione. Tieni presente che le impostazioni di condivisione sono regolate dai criteri di amministrazione di Teams e quindi potrebbero non essere disponibili per te.
  1. Consenti a chiunque abbia il link di accedere/modificare il file.
  2. Persone nella tua organizzazione
  3. Persone che hanno accesso al tuo canale (che possono essere interne o esterne alla tua organizzazione).
  4. Persone specifiche. Dovrai fornire gli indirizzi email di queste persone.

• Seleziona l'opzione Consenti modifica secondo necessità.
• Una volta terminato, premi Applica .
• Teams ora genererà un collegamento al file Teams in base alle autorizzazioni di accesso appena impostate.
• Ora premi Copia .

Nota importante: le autorizzazioni di condivisione predefinite sono in genere impostate dal team IT. Potresti voler discutere con loro se non si adattano alle tue esigenze aziendali.

Aggiungi il tuo collegamento a un'e-mail o a una riunione di Outlook

• L'ultimo passaggio è aprire il desktop di Microsoft Outlook o Office 365 Outlook.
• Crea una nuova e-mail o richiesta di riunione.
• Definisci i destinatari dell'e-mail e il testo dell'e-mail/riunione.
• Incolla il collegamento al file di Teams che hai generato nel passaggio precedente.
• Invia la tua email o riunione.

Nota: puoi applicare la stessa procedura con qualsiasi client di posta elettronica di terze parti, come GMail.

Condivisione del collegamento ai file di Teams con i membri del canale

Un modo alternativo per condividere file da Teams con i membri del tuo canale (interni o esterni) è tramite la scheda Post.

• Apri Teams e accedi al tuo canale.
• Apri la scheda Post per avviare una nuova conversazione.
• Premi il file allegato e seleziona Sfoglia da team e canali .
• Sfoglia i file del tuo canale e seleziona quello che ti interessa condividere.
• Premi Condividi un collegamento .
• Il link verrà pubblicato nella scheda Post del canale.
• Passa con il mouse nell'area in alto a destra del tuo post e premi il pulsante Mostra azioni (...).
• Premi Condividi su Outlook . Questo condividerà la conversazione come un'e-mail da Outlook 365.

Condivisione file su Outlook non funzionante

La condivisione di file in Teams è piuttosto semplice. Come accennato in precedenza, le opzioni di condivisione delle autorizzazioni dei file sono regolate dai reparti IT o dagli amministratori di Teams. Nel caso in cui le parti esterne non siano in grado di aprire o modificare i tuoi file, potresti voler scoprire se le impostazioni dell'organizzazione/canale di Teams consentono alle parti esterne di interagire con i file che condividi.