Come condividere una cartella nel canale di Microsoft Teams?

Questa è una domanda di Elena:

Lavoro come project manager per un'impresa edile e ho il compito di mantenere una cartella delle procedure condivise. La sfida è come avere altri, non necessariamente operanti per la nostra azienda, ad accedere ai suoi contenuti. Finora, non sono in grado di condividere una cartella di documenti con utenti esterni e con i membri del nostro team. L'unica soluzione che abbiamo trovato è stata quella di utilizzare una cartella OneDrive. Altre idee su come consentire ad altri di accedere alla nostra cartella Documenti condivisi e averla ancora prontamente accessibile in Microsoft Teams?

Grazie per la tua domanda. Di seguito analizzeremo tre metodi che potresti potenzialmente utilizzare per facilitare la condivisione dei tuoi file con il team. Il post è stato scritto utilizzando Windows 10, ma per la maggior parte è completamente applicabile per Windows 11 e macOS.

Condivisione di cartelle in Microsoft Teams

Utilizzare raccolte documenti di SharePoint

Ad oggi, non esiste una semplice funzionalità di Teams che consenta di condividere una cartella nella struttura delle cartelle del tuo canale . Dopo aver caricato un file o una cartella in Teams, i file vengono effettivamente archiviati in una raccolta di SharePoint che consente di condividere facilmente la cartella.

• Inizia accedendo al desktop di Microsoft Teams (su Windows o macOS) o alle edizioni Web.
• Trova il canale pertinente.
• Premi File e vai alla struttura delle cartelle del tuo canale finché non vedi la cartella che desideri condividere con i tuoi partner commerciali interni o esterni.
• Premi il pulsante Apri in SharePoint come mostrato di seguito.

• Si aprirà la raccolta documenti di SharePoint associata.
• Premi il menu Mostra azioni e quindi premi Condividi.

• Si aprirà la finestra di dialogo Invia collegamento.
• Usa A archiviato per inserire i nomi e gli indirizzi e-mail delle persone con cui desideri condividere la tua cartella.

• Una volta terminato, premi su Invia.

Condividi una cartella utilizzando OneDrive

Un altro modo semplice per condividere file e cartelle è utilizzare OneDrive.

• Dal tuo Teams Channel apri la raccolta documenti di SharePoint come mostrato sopra.
• Premi il menu Mostra azioni e seleziona Aggiungi collegamento su OneDrive.
• Da OneDrive, condividi il link come mostrato nella sezione precedente.

Accesso alla cartella Teams tramite DropBox, Google Drive o altro cloud drive

Per condividere con partner esterni che non utilizzano OneDrive puoi utilizzare l'opzione Aggiungi spazio di archiviazione cloud esterno.

• Dal tuo canale Teams vai alla tua cartella.
• Premi Aggiungi spazio di archiviazione cloud.

• Scegli il tuo cloud storage preferito, in questo caso Dropbox.
• Inserisci il tuo login e password.
• Carica la tua cartella e fornisci le parti richieste nella memoria di terze parti.

Consenti l'accesso guest a un canale Teams

L'ultimo metodo che tratteremo è la condivisione con parti esterne direttamente dal tuo canale Teams. Per questo dovrai prima, andare avanti e aggiungere gli utenti esterni come ospiti nei tuoi team e canali privati ​​pertinenti, se necessario.

Invia cartella tramite la chat di Teams

Per completezza, abbiamo voluto citare anche la possibilità di inviare un collegamento a una cartella specifica tramite la chat di Teams e Outlook.

• Nel tuo canale Teams, apri la scheda File.
• Individua la tua cartella, premi il pulsante Mostra azioni e premi Copia collegamento.

• Premi il pulsante Copia e chiudi la finestra di dialogo,
• Passa alla scheda Chat del tuo canale.
• Incolla il link secondo necessità nella conversazione della chat del tuo canale.
• Per condividere il collegamento alla cartella con persone specifiche in una chat 1:1, utilizzare l'applicazione Chat

Condividi cartella in Outlook

Per inviare la nostra cartella Teams tramite Outlook, puoi ottenere il collegamento come mostrato nella sezione precedente. Quindi, vai avanti e incolla il collegamento alla cartella Teams in un'e-mail di Outlook e invialo ai destinatari. Tieni presente che sia gli utenti interni che quelli esterni avranno bisogno dell'accesso in lettura al canale Teams per accedere al contenuto.

Apprendimento aggiuntivo

• Condivisione di file e cartelle di Teams sugli inviti alle riunioni .
• Come accedere alle cartelle di Microsoft Teams in Esplora file di Windows?
• Dov'è la posizione della cartella di registrazione di Microsoft Teams?