Come creare e avviare riunioni di Teams?

Questa è una domanda che ho ricevuto qualche giorno fa:

Microsoft Teams è stato appena implementato nella nostra organizzazione e sembra che le persone si stiano ancora abituando. Come devo pianificare le mie riunioni in Teams? Puoi fornire alcune procedure consigliate per la creazione e la condivisione di collegamenti alle riunioni di Teams?

Pianificazione delle riunioni dei team

Per semplicità, ci concentreremo su due diversi metodi per avviare le riunioni in Teams: dall'applicazione Meetings integrata, che è probabilmente più adatta per i team più piccoli e dall'applicazione Microsoft Outlook (per Windows o macOS).

Creazione di riunioni di Teams in Outlook

Gli utenti aziendali di organizzazioni più grandi potrebbero utilizzare il plug-in Microsoft Teams per Outlook per pianificare i propri appuntamenti. Ecco come farlo:

• Apri Microsoft Outlook.
• Vai alla scheda Calendario .
• Dalla barra multifunzione, premi il pulsante Partecipa alla riunione dei team . In alternativa, premi Nuovo elemento >> Riunione dei team .

• Quindi vai avanti e inserisci il titolo della riunione, invita i membri del team richiesti.
• Ogni persona invitata riceverà una richiesta di Outlook che potrà utilizzare per accedere facilmente alla tua riunione audio o video, utilizzando il collegamento mostrato di seguito.

• La chat della riunione, nonché i file, le note e la lavagna della riunione (se utilizzata) saranno disponibili nell'applicazione Teams Chat.
• Tieni presente che se i partecipanti non hanno installato Microsoft Teams, dovranno scaricare la versione desktop o Web per poter partecipare.

Organizzare riunioni direttamente in Teams

Se non disponi dell'integrazione con Outlook, potrai comunque utilizzare l'applicazione Riunioni in Microsoft Teams (in desktop, web, Android o iOS) per pianificare le tue riunioni.

• Dalla barra dell'app, premi Riunioni.
• Scegli se vuoi iniziare la tua riunione ora o impostare un appuntamento o una riunione futuri.
• Per le riunioni programmate, aggiungi il tuo titolo/descrizione e imposta l'ora di inizio e la durata dell'appuntamento.

• Quindi premi Programma.
• Quindi invia l'invito alla riunione tramite Outlook o Google Calendar (che mostrerà la tua riunione nel calendario) o semplicemente copia l'invito alla riunione e invialo via e-mail ai partecipanti (questo non avrà l'integrazione del calendario).
• Se del tutto applicabile, non dimenticare di impostare le Opzioni riunione come richiesto (come il layout della riunione, il comportamento del pannello inferiore e così via).

Divertiti con Teams e faccelo sapere in caso di domande.