新しいカスタム分類法をSharePointOnline用語ストアにインポートします

コンテンツ管理システムとして、SharePoint Onlineは、TermStoreを通じてすぐに使用できる優れたメタデータ管理機能を提供します。組織が分類法を使用してデータを整理している場合は、カスタム分類法を用語ストアにインポートすることで、所有しているものを簡単に使用できます。

中小企業の場合、分類法を使用してコンテンツにタグを付けることは、会社での物事の記述方法のガバナンスを改善することを意味し、ソーシャルファブリックまたは組織の構築に役立つ可能性があります。

たとえば、SharePointユーザーがドキュメントライブラリにアップロードするファイルに関する特定の情報を入力する必要があるとします。各ファイルのタイトル、作成者、ビジネスユニット、対象者、件名を入力する必要があります。分類法を活用して、ユーザーが[オーディエンス]フィールドにメタデータを入力したときに、内部や外部など、用語ストアに既に存在するキーワードから選択できるようにすることができます。

ユーザーが[内部]を選択すると、内部の対象者が経営幹部またはマネージャーのどちらであるかに応じて、追加のオプションが表示されます。[件名]で、ユーザーはHR、法務、ITなどのキーワードから選択できます。また、ユーザーが独自のキーワードを入力して主題を説明できるようにすることもできます。

頻繁に使用されるキーワードのパターンが出現しているのを見ると、SharePoint Online管理者として、それらのキーワードを主要な用語セットに移動するように通知される場合があります。それだけでなく、それはあなたの組織があなたの人々にそれを最もよく表す言葉とそれらの言葉が彼らにとって何を意味するかに応じて製品の新しい名前を作成することを考え始めるように促すかもしれません。

カスタム分類法を用語ストアにインポートするには、次の手順に従います。

SharePointOnline管理センターの左側のナビゲーションから[用語ストア]をクリックします。

あなたの名前がTermStoreAdministratorsの下にリストされていることを確認してください。

右側のペインの[サンプルインポート]で、[サンプルインポートファイルの表示]をクリックします。

カンマ区切り値（.csv）ファイルをダウンロードし、分類法に合うようにExcelで編集します。

Excelで、用語を最大7レベルの階層に配置します。

ファイルを元の.csv形式で保存します。

SharePoint Online管理センターから用語ストアに戻り、用語セットを読み込むグループにカーソルを合わせ、右側に表示される矢印をクリックして、追加のコマンドを表示します。

[新しい用語セットのインポート]を選択します。

「用語セットのインポート」ウィンドウで、「参照」をクリックします。

手順5で保存した.csvファイルに移動し、ファイルを選択して、[開く]をクリックします。

用語セットのインポートウィンドウに戻ります。

[OK]をクリックします。

SharePoint Online管理センターポータルに戻ります。ここで、インポートしたばかりの用語セットが、手順6で選択したグループの下に一覧表示されます。