スマートシート 9.1.1
Smartsheet は、プロジェクトの管理、ワークフローの構築、チームとの共同作業を可能にする動的な作業プラットフォームです。
SharePointでタグ付けする方法
タグは、コンテンツに割り当てるキーワードです。他の人と共有するためにページにタグを付けることはソーシャルブックマークであり、Webで非常に人気があり、SharePointでは簡単です。Deliciousのようなサイトを使用したことがある場合は、ソーシャルブックマークがどのように機能するかをすでにご存知でしょう。
より多くの人が同じタグを割り当てると、タグは同様のコンテンツに移動する方法になります。リボンの[タグとメモ]グループでは、独自のタグキーワードを入力できるため、意味のある用語でコンテンツにマークを付けることができます。このボタンを使用すると、メモボードにアクセスすることもできます。このメモボードを使用して、ドキュメントまたはページに公開されているコメントを残すことができます。
タグ付けのキーワードに重点が置かれています。SharePointは、長いタグの入力を妨げることはありませんが、タグとして単一の単語または非常に短いフレーズを使用するのが最善です。そうしないと、情報を分類するための高速で簡潔な方法としてタグ付けを使用するという目的が果たせなくなります。より長い発言が必要な場合は、ノートボードを使用してください。
SharePointでコンテンツにタグを付けるには、次の手順に従います。
タグ付けするページを参照します。
個々のアイテムまたはドキュメントにタグを付けるには、アプリを参照して、タグを付ける行をクリックする必要があります。個々のアイテムまたはドキュメントのタグとメモは、リボンの[アイテム]タブにあります。
リボンの[リスト]または[ライブラリ]タブで[タグとメモ]グループを見つけて、タグ付けオプションを確認します。
[タグとメモ]ボタンをクリックします。
[タグとメモボード]ウィンドウに、最近適用したタグが表示されます。
[マイタグ]テキスト領域で、既存のタグをクリックするか、コンテンツに適用するタグを入力します。
タグを区切るにはセミコロンを使用します。
（オプション）タグを非公開としてマークして、他の人に表示されないようにするには、[非公開]チェックボックスをオンにします。
[保存]ボタンをクリックして、タグを保存します。
タグを保存すると、ページの[推奨タグ]セクションに表示されます。このセクションの任意のタグをクリックして、[タグプロファイル]ページを表示できます。
アイテムにメモを追加するには、次の手順に従います。
[メモボード]タブをクリックして、テキストボックスにメモを入力します。
タグとは異なり、ノートボードで入力されたノートはプライベートとしてマークできないため、同じアクセス権を持つ他のユーザーが表示できます。言葉は慎重に選んでください。
[投稿]ボタンをクリックして、メモを投稿します。
メモは、入力された他のメモとともにウィンドウに表示されます。[次へ]ボタンと[前へ]ボタンを使用して、このコンテンツに入力されたすべての投稿をスクロールできます。
ウィンドウを閉じるには、ウィンドウの右上隅にある[X]をクリックします。
アクティブなタグ付けの利点
アクティブなタグ付けにより、検索速度と精度が大幅に向上するため、ドキュメント管理システムにも最適です。
その一部を次に示します。
| カテゴリー | 利点 | 説明 |
| 検索性と取得性の向上 | 検索の高速化 | アクティブなタグ付けにより、検索結果の速度と精度が大幅に向上します。 |
| 検索結果の精度 | タグは特定の道しるべとして機能し、ユーザーを必要なコンテンツに直接導き、検索時間を短縮します。 | |
| コンテンツ管理の改善 | 組織化が容易になる | アクティブなタグ付けにより、アイテムを分類することでコンテンツをより管理しやすくなります。 |
| 合理化された文書検索 | 適切にタグ付けされたドキュメントは、参照、レポート、または監査のために簡単に取得できます。 | |
| コラボレーションの強化 | チームワークを促進します | タグを使用すると、特に大規模なチームにおいて、チーム メンバーが共同プロジェクト用のドキュメントをすばやく見つけることができます。 |
| ワークフローの一貫性 | アクティブなタグ付けにより、一貫したコンテンツ分類が保証され、ワークフローが合理化されます。 | |
| コンプライアンスとガバナンスの向上 | コンプライアンスの支援 | タグは、管理を改善するために、法的および規制の要件に従ってドキュメントを分類します。 |
| ガバナンスの向上 | アクティブなタグ付けにより、コンテンツ ガバナンス ポリシーが適用され、分類されたコンテンツへのアクセスが標準化されます。 | |
| パーソナライズされたユーザーエクスペリエンス | カスタマイズされたビュー | ユーザーはタグに基づいてパーソナライズされたビューを作成し、関連するコンテンツにすばやくアクセスできます。 |
| ユーザーのニーズへの適応力 | アクティブなタグ付けは組織のニーズの変化に適応し、必要に応じて新しいタグを作成できます。 |
命名規則
SharePoint でのユーザーフレンドリーで効率的なタグ付けには、効果的な命名規則が重要です。
適切な命名規則 コンテンツの見つけやすさを高め 、システム全体の構成に貢献します。
命名規則を作成する際に考慮すべき重要なガイドラインをいくつか示します。
- 説明的でありながら簡潔である: 名前は一目でわかるようにし、ファイルまたはアイテムを一目で理解するのに十分な情報を提供する必要があります。ただし、読み取りや管理が面倒になる可能性がある長すぎる名前は避けてください。
- 標準化された形式を使用する: 日付で始まる名前などの標準形式を確立します（日付の並べ替えが必要なファイルの場合は YYYY-MM-DD などの一貫した形式）。その後に明確な説明が続きます。一貫性により、ファイルの並べ替えや検索が容易になります。
- 分類要素を組み込む: プロジェクト名、バージョン番号、部門コードなど、ファイルまたはアイテムを分類する要素を名前に含めます。この実践は、共同作業環境で特に役立ちます。
- 特殊文字とスペースを避ける: システムによってはスペースを適切に処理できない場合があるため、ファイル名にはスペースの代わりにアンダースコア (_) またはハイフン (-) を使用します。 /、 、 ?、 %、 *、 :、 |、 “、 <、 >、. などの特殊文字は使用しないでください。これらの文字は、多くのオペレーティング システムで問題を引き起こす可能性があります。
- CamelCase または Snake_case を使用する: コーディングおよびデジタル アセットの場合は、CamelCase (各単語の最初の文字が大文字になる場合、例: ProjectReport) または Snake_case (単語がアンダースコアで区切られます。例: 、project_report) は、読みやすさとシステム互換性のために使用できます。
- 拡張性と柔軟性を保つ: 命名規則は、将来の追加や変更に時代遅れになることなく対応できるように、十分に拡張性と柔軟性を持たせる必要があります。
- 規則を文書化して伝達する: 命名規則を明確に文書化し、チーム メンバー全員に確実に伝達します。効果を発揮するには、一貫して適用することが重要です。
- 必要に応じて見直して修正する: 命名規則を定期的に見直して、チームやプロジェクトのニーズを満たしていることを確認します。組織やプロジェクトの進化に応じて、柔軟に調整してください。
よくあるタグ付けの間違い
SharePoint でタグ付けシステムを実装および管理する場合、よくある間違いによってその有効性が妨げられる可能性があります。
これらの間違いを特定して理解することは、 機能的で効率的なタグ付け戦略を 維持するために重要です。
ここでは、最も一般的なタグ付けの間違いと、それらを回避するためのヒントをいくつか紹介します。
| 間違い | 問題 | 戦略 |
| 過剰なタグ付け | タグを追加しすぎると、乱雑になり混乱が生じます。 | タグの最適な数に関するガイドラインを確立し、ユーザーが選択できるようにトレーニングします。 |
| 一貫性のないタグ付け | タグの使用法が統一されていないため、非効率になります。 | 標準化されたタグ付けプロトコルを組織全体で開発して施行します。定期的なトレーニングと監査は、一貫性を維持するのに役立ちます。 |
| 説明的でないタグまたはあいまいなタグの使用 | コンテンツの分類や検索に価値を与えない、あいまいなタグまたは一般的なタグ。 | 明確で具体的で説明的なタグを推奨します。トレーニングにおける効果的なタグの例を提供します。 |
| 階層構造の無視 | タグ付けに構造化されたアプローチを使用していない。これは複雑な情報セットにとって重要である。 | 階層型タグ付けを実装し、その利点についてユーザーに教育します。 |
| ユーザーのフィードバックと参加を無視する | タグ付けシステムの開発と改良にユーザーを関与させません。 | フィードバック チャネルを確立し、進行中のタグ付けシステム開発にユーザーを参加させます。 |
| タグを定期的に確認して更新しない | 時間の経過とともにタグが古くなったり、無関係になったりして非効率になります。 | タグ付けシステムの定期的なレビューをスケジュールし、現在のニーズに合わせてタグを更新します。 |
| 他の SharePoint 機能との統合の欠如 | コンテンツ タイプやワークフローなど、SharePoint の機能をすべて活用していない。 | タグ付けが他の SharePoint 機能とどのように相互作用するか、およびその利点についてユーザーを教育します。 |
共有ポイント
SharePoint は、さまざまなワークフロー アプリケーション、「リスト」データベース、その他の Web コンポーネント、およびビジネス グループの共同作業を制御するためのセキュリティ機能を使用する Web ベースのコラボレーション システムです。
パーペチュアルカレンダー 1.0.38/1.0.36
Van Nien Calendar は、携帯電話でカレンダーを表示するアプリケーションです。携帯電話で太陰太陽の日付をすぐに確認できるため、重要な仕事を計画することができます。
Microsoft Outlook 2021
Microsoft Outlook は、Microsoft Corporation によって開発されたビジネスおよび生産性アプリケーションです。
クリックアップ
ClickUp は、あらゆるビジネスにとって最も評価の高い生産性プラットフォームの 1 つです。Google、Booking.com、サンディエゴ・パドレス、Uber などの大企業はすべて、職場の生産性を向上させるために ClickUp を使用しています。
PDF-XChange ビューア 2.5.322.10
PDF は、テキスト ドキュメントの読み取り、作成、送信に一般的に使用される形式になっています。その結果、この種のドキュメントに使用されるプログラムの数も増加しました。PDF-XChange Viewer は、ますます多くの PDF ビューアの 1 つです。
Apache OpenOffice
Apache OpenOffice は、特に Excel、PowerPoint、Word など、Microsoft 365 に匹敵する Office アプリケーションの完全なスイートを提供します。プロジェクトをより効率的に管理できるようになり、いくつかのファイル形式がサポートされます。
iTaxviewer 1.8.7をダウンロード
iTaxViewer ソフトウェアは、現在最も人気のある XML ファイル読み取りソフトウェアです。このソフトウェアは、国税総局のXML形式の電子申告書を閲覧するためのアプリケーションです。
Nitro PDF リーダー
Nitro PDF Reader は、ほとんどの人が PDF ドキュメントを使用して毎日実行する基本的なタスクをすべてカバーする便利な PDF エディターです。
Foxit リーダー 12
Foxit Reader は主に PDF リーダーですが、PDF ファイルの作成、署名、編集、注釈の追加も可能です。オペレーティング システム上で動作し、Microsoft Office パッケージのさまざまなプログラム用のプラグインがあります。