SharePointOnlineドキュメントセットを使用してコンテンツを管理する

Microsoft Office365製品スイートの1つであるSharePointOnlineでは、ドキュメントセットを使用すると、いくつかの基準に基づいてドキュメントをグループ化し、ドキュメントのグループを単一のエンティティとして操作できます。

たとえば、マーケティングのために取り組んでいるプロジェクトと、会計のために取り組んでいるプロジェクトがあるとします。マーケティング伝票をグループ化し、会計伝票をグループ化することができます。その後、個別にではなく、単一のグループとして会計またはマーケティング文書を操作できます。

ドキュメントセットを使用すると、ワークフローを介してすべてのマーケティングドキュメントを同時にバッチで送信したり、特定の時点でのすべてのドキュメントのバージョン管理をセットとして表示したりできます。

ドキュメントセットの使用を開始するには、最初にサイトコレクションの機能をアクティブ化する必要があります。これを行うには、次の手順に従います。

[サイトの操作]ボタンをクリックしてから、[サイトの設定]をクリックします。

この特定のSharePointサイトのすべての設定を示す[サイトの設定]ページが表示されます。

[サイトコレクションの管理]グループに移動し、[サイトコレクションの機能]リンクをクリックします。

この特定のサイトコレクションの機能ページが表示されます。

ドキュメントセット機能の横にある[アクティブ化]ボタンをクリックします。

ドキュメントセット機能をアクティブにすると、任意のライブラリに機能を追加できます。ドキュメントセットは、SharePointのコンテンツタイプの形式を取ります。コンテンツタイプは、メタデータフィールドを単一のグループにグループ化したものです。たとえば、材料、調理時間、必要な調味料などのメタデータを含むコンテンツタイプを持つレシピがあるとします。

SharePointドキュメントセットのコンテンツタイプには、複数のドキュメントを1つのエンティティにグループ化するために必要なすべての機能が含まれています。

SharePointの一般的なドキュメントライブラリは、共有ドキュメントライブラリです。次の手順に従って、ドキュメントセット機能を共有ドキュメントライブラリに追加できます。

ドキュメントセット機能を追加するライブラリに移動します。

[ライブラリ]タブにある[ライブラリ設定]ボタンをクリックします。

このライブラリにコンテンツタイプを追加するには、最初に編集を有効にする必要があります。

[ライブラリ設定]ページで、[詳細設定]リンクをクリックします。

[詳細設定]ページが表示され、このライブラリの詳細構成を実行できます。

[コンテンツタイプ]セクションで、[はい]を選択してコンテンツタイプの編集を許可します。

[OK]をクリックして、[ライブラリ設定]ページに戻ります。

コンテンツタイプと呼ばれる新しいセクションがページに表示されることに注意してください。

[既存のサイトコンテンツタイプから追加]リンクをクリックして、既存のサイトコンテンツタイプを追加します。

ドキュメントセットのコンテンツタイプを選択し、[追加]ボタンをクリックして、[OK]をクリックします。

ドキュメントセット機能がライブラリに追加されたので、新しいドキュメントセットを作成できます。新しいドキュメントセットを作成するには、リボンの[ドキュメント]タブをクリックし、[新しいドキュメント]ドロップダウンメニューで[ドキュメントセット]を選択します。

ドキュメントセットは、別のドキュメントと同じように共有ドキュメントライブラリに表示されます。ライブラリ内の単一のドキュメントを操作するのと同じように、ドキュメントセットを操作できます。ただし、違いは、ドキュメントセットをクリックすると、単一のドキュメントではなく、ドキュメントのグループが開くことです。

ドキュメントセットを開くと、リボンに新しい[ドキュメントセット]タブが表示されます。このタブでは、プロパティの編集、セキュリティ権限の変更、ドキュメントの共有、バージョンのキャプチャ、ワークフローを介したすべてのドキュメントの一括プッシュなどの機能を使用して、ドキュメントセットを管理できます。