SharePointOnlineドキュメントセットを使用してコンテンツを管理する

Microsoft Office365製品スイートの1つであるSharePoint Onlineでは、ドキュメントセットを使用すると、いくつかの基準に基づいてドキュメントをグループ化し、ドキュメントのグループを単一のエンティティとして操作できます。

ドキュメントセットの利点

ドキュメントセットを使用することで、次のような利点があります：

ドキュメントセットを使用するための準備

ドキュメントセットを使用するには、まずサイトコレクションの機能をアクティブにする必要があります。手順は以下の通りです：

1. サイトの操作ボタンをクリックして、[サイトの設定]を選択します。
2. [サイトコレクションの管理]グループに移動し、[サイトコレクションの機能]リンクをクリックします。
3. ドキュメントセット機能の横にある[アクティブ化]ボタンをクリックします。

コンテンツタイプの設定

ドキュメントセット機能をアクティブにした後、任意のライブラリに追加できます。

1. ドキュメントセット機能を追加するライブラリに移動します。
2. [ライブラリ]タブにある[ライブラリ設定]ボタンをクリックします。
3. [詳細設定]リンクをクリックし、[コンテンツタイプ]セクションで編集を有効にします。

ドキュメントセットの作成

ドキュメントセット機能がライブラリに追加されたので、新しいドキュメントセットを作成できます。手順は次の通りです：

1. リボンの[ドキュメント]タブをクリックし、[新しいドキュメント]ドロップダウンメニューで[ドキュメントセット]を選択します。

ドキュメントセットの管理

ドキュメントセットは、他のドキュメントと同様に操作できます。しかし、ドキュメントセットをクリックすると、単一のドキュメントではなく、ドキュメントのグループが開きます。

ドキュメントセットを開くと、リボンに新しい[ドキュメントセット]タブが表示され、次のような機能が利用できます：

• プロパティの編集
• セキュリティ権限の変更
• ドキュメントの共有
• バージョンのキャプチャ
• ワークフローを介したすべてのドキュメントの一括プッシュ

まとめ

SharePoint Onlineでドキュメントセットを使用すると、コンテンツの管理が効率化され、プロジェクトごとにドキュメントを効果的に整理できるようになります。これにより、ワークフローの向上やバージョン管理の強化が実現します。