SharePointOnlineドキュメントセットを使用してコンテンツを管理する
Microsoft Office365製品スイートの1つであるSharePointOnlineでは、ドキュメントセットを使用すると、効率的にプロジェクトごとにドキュメントをグループ化し、管理できます。
SharePointOnlineドキュメントセットを使用してコンテンツを管理する
Microsoft Office365製品スイートの1つであるSharePoint Onlineでは、ドキュメントセットを使用すると、いくつかの基準に基づいてドキュメントをグループ化し、ドキュメントのグループを単一のエンティティとして操作できます。
ドキュメントセットの利点
ドキュメントセットを使用することで、次のような利点があります：
| 利点 | 説明 |
|---|---|
| グループ管理 | マーケティングや会計プロジェクトなど、異なるカテゴリーに基づいてドキュメントを整理できます。 |
| ワークフローの簡素化 | すべての関連ドキュメントを一括で管理でき、効率的なワークフローが可能です。 |
| バージョン管理 | 特定の時点でのすべてのドキュメントのバージョンを表示できます。 |
ドキュメントセットを使用するための準備
ドキュメントセットを使用するには、まずサイトコレクションの機能をアクティブにする必要があります。手順は以下の通りです：
- サイトの操作ボタンをクリックして、[サイトの設定]を選択します。
- [サイトコレクションの管理]グループに移動し、[サイトコレクションの機能]リンクをクリックします。
- ドキュメントセット機能の横にある[アクティブ化]ボタンをクリックします。
コンテンツタイプの設定
ドキュメントセット機能をアクティブにした後、任意のライブラリに追加できます。
- ドキュメントセット機能を追加するライブラリに移動します。
- [ライブラリ]タブにある[ライブラリ設定]ボタンをクリックします。
- [詳細設定]リンクをクリックし、[コンテンツタイプ]セクションで編集を有効にします。
ドキュメントセットの作成
ドキュメントセット機能がライブラリに追加されたので、新しいドキュメントセットを作成できます。手順は次の通りです：
- リボンの[ドキュメント]タブをクリックし、[新しいドキュメント]ドロップダウンメニューで[ドキュメントセット]を選択します。
ドキュメントセットの管理
ドキュメントセットは、他のドキュメントと同様に操作できます。しかし、ドキュメントセットをクリックすると、単一のドキュメントではなく、ドキュメントのグループが開きます。
ドキュメントセットを開くと、リボンに新しい[ドキュメントセット]タブが表示され、次のような機能が利用できます：
- プロパティの編集
- セキュリティ権限の変更
- ドキュメントの共有
- バージョンのキャプチャ
- ワークフローを介したすべてのドキュメントの一括プッシュ
まとめ
SharePoint Onlineでドキュメントセットを使用すると、コンテンツの管理が効率化され、プロジェクトごとにドキュメントを効果的に整理できるようになります。これにより、ワークフローの向上やバージョン管理の強化が実現します。
20 Comments
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ちゃま -
ドキュメント管理が楽になるなんて、最高ですね！他にも便利な機能があれば教えてください
じゅんぺい -
楽しい経験を共有してくれてありがとうございます！次のプロジェクトでも活用します。
タカシ9876 -
このシステムを使うことで、作業の重複が減ったのが嬉しいです。もっと早く知りたかった
ナナ -
ドキュメントセットの使い方を詳しく説明してくれて、感謝しています！シンプルなUIで使いやすいですし、チームでの共有も簡単ですよね
ケンジ -
この情報をシェアします！私も使ってみて、仕事が早くなった実感があります。
たろう -
特にクライアントとの書類やり取りが簡単になるのがいいですね！助かります
ハルカ -
ドキュメントを一つ一つ開かずに確認できるのがいいですね。作業効率が上がるし、時間の節約にもなります
リサ -
シンプルでわかりやすい説明が素敵です！この機能を使って、チームの効率が上がることを期待しています。
山田太郎 -
SharePoint Onlineを使ったドキュメントセットの管理方法についての情報がとても役立ちました！特に、複数のドキュメントを一つのセットにまとめることで、作業が効率化される点がよかったです。
武志 -
管理が楽になったおかげで、時間を他の業務に充てられるようになりました。感謝
いっぺい -
操作が簡単で、すぐに使いこなせました！非常に助かります。これからも活用していきます。
美咲 -
こちらの記事を見つけて本当に良かったです。SharePoint Onlineの機能をもっと知りたいです。他におすすめの使い方はありますか
Mao123 -
とても実用的な情報です！今後のプロジェクトに活かせそう。ありがとうございます
佐藤花子 -
すごくいい記事ですね！管理が簡単になるから、ぜひ試してみたいと思います。どれくらいの容量があるのか教えてもらえますか？
Akiko -
SharePoint Onlineは初めて使ったのですが、あまり難しくなくて助かりました。動画でのチュートリアルもあるといいなぁ
ゆうこ -
この機能を利用して、プロジェクトがスムーズに進行しています。他に便利なコツなどあれば教えてください
トモコ -
このシステムの利点は本当に大きいですね。個人的には複数担当者との共有が助かると思います
小林 -
この機能には驚きました！まさに私が探していたものです。ドキュメントのバージョン管理についても教えてもらえると嬉しいです。
ゆう -
実際に使ってみた感想ですが、非常に便利だと思いました。チーム全体のコミュニケーションがスムーズになりますね。
タケシ -
この機能は本当に便利です。特に、プロジェクトの書類を整理するために活用しています。もっと早く知っておけばよかったと思いました