Microsoft Project2019でリソースを管理する方法

Microsoft Project 2019 willy-nillyでリソースを作成する前に、それらがプロジェクトにどのように影響するかを理解する必要があります。何よりもまず、リソースは、資産が人、機器、材料、または供給であるかどうかにかかわらず、プロジェクトの達成を支援する資産です。リソースを効果的に操作する1つの側面は、プロジェクトで利用できる時間が限られているリソースのワークフローを管理することです。リソースを作成するときは、1日または曜日の時間でリソースの可用性を示します。

たとえば、1人の人が50％の時間、つまり標準の週40時間の労働時間で20時間利用できるのに対し、別の人はフルタイム（40時間）で利用できる場合があります。これらの種類のリソースをプロジェクトに割り当てると、さまざまなビュー、レポート、およびツールを使用して、プロジェクトの任意の時点でリソースがオーバーブッキングされているかどうかを確認できます。また、人々が座っているとき、親指をいじっているとき、または別のタスクを支援できる可能性があるときも確認できます。組織全体の複数のプロジェクトで機能するリソースを考慮して、それらが効率的に使用されていることを確認することもできます。

リソースを効果的に操作するもう1つの側面は、タスクで作業するために割り当てるリソースの数がそのタスクの期間にどのように影響するかを理解することです。言い換えれば、実行する作業がある程度あるが、その作業を行う人が少ない場合、通常のタスクは、大勢の人が利用できる場合よりも完了するのに時間がかかります。

タスクタイプは、割り当てられたリソースの数に基づいて、タスクの期間が変更されるかどうかを決定します。注意：タスクタイプは、固定単位、固定期間、または固定作業にすることができます。

最後に、リソースはプロジェクトにコストを追加します。プロジェクトのコスト（タスクに何時間も従事している人、購入する必要のあるコンピューター、料金が必要なサービスなど）を考慮するには、リソースを作成して1つ以上のタスクに割り当てる必要があります。

リソースの種類：作業、材料、およびコスト

リソース計画の目的で、Projectは次の3種類のリソースのみを認識します。

• 仕事：プログラマーや配管工などのこの人は、再割り当てできますが、使い切ることはできません。作業リソースは、作業を遂行するためのタスクに割り当てられます。
• 材料：材料は単価があり、労働時間を消費しませんが、枯渇する可能性があります。材料費の例としては、鉄鋼、木材、本があります。
• コスト：コストリソースを使用すると、リソースを使用するたびに、出張や送料などの該当するコストを柔軟に指定できます。

プロジェクトに外部ベンダーまたは機器リソースを追加するときに使用するリソースタイプを決定するのは難しい場合があります。そのリソースが使用されているときにプロジェクトに何時間もの作業を追加することを避けたい場合は、そのリソースを作業リソースとして設定しないでください。代わりに、コストリソースまたは固定コストアプローチを使用してください。

リソースがタスクのタイミングにどのように影響するか

Project 2019のデフォルト設定では、手動と自動の両方でスケジュールされたタスクに対して、労力主導のスケジュールがオフになっています。したがって、割り当てた作業リソースの数に関係なく、タスクの期間は同じままであり、プロジェクトは、より多くの作業を反映するために、タスクのより多くの作業時間を積み重ねます。

ただし、固定ユニットまたは固定作業タスクタイプの場合、タスクに割り当てられたリソースの追加または削除は、タスクの完了にかかる時間に影響を与えるはずです。本質的に、古い格言「2つの頭は1つよりも優れている」は「2つの頭が1つよりも速い」に変更される可能性があります。

プロジェクトが計算する方法であるとしても、タスクに追加の人員を割り当てることは、必ずしも比例して作業時間を短縮するとは限りません。人が増えると、たとえば、会議、メモ、重複した作業、対立なども増えます。タスクにリソースを追加する場合は、避けられないワークグループの非効率性を考慮して、そのタスクを完了するために必要な作業量を増やすことも検討してください。

リソース要件を見積もる方法

通常、タスクを完了するために必要な材料リソースの数を知っています。ほとんどの場合、標準の式を使用して、ポンド、トン、ヤード、または別の数量の数を計算できます。しかし、プロジェクトのタスクを完了するために作業リソースがどれだけの労力を費やす必要があるかをどのように知ることができますか？

再加工やスクラップに必要と思われる場合は、一定量の追加の材料リソースを含めてください。

プロジェクトスケジュールに入れる情報の多くの側面と同様に、努力のレベルを決定することは、同様のタスクとリソースでのあなた自身の経験に大きく依存します。それでも、次の注意事項を覚えておいてください。

• スキルが重要です。スキルや経験の少ないリソースは、タスクを完了するのにより多くの時間がかかる可能性があります。実験—たとえば、スキルの低いリソースの場合は期間を20％増やし、スキルの高いリソースの場合は期間を20％減らします。
• 歴史は繰り返す。以前に完了したプロジェクトとタスクを見てください。人々の時間を追跡した場合、他のプロジェクトでさまざまなタイプのタスクを完了し、プロジェクトに類似点を描くためにどれだけの労力が必要であったかがわかるでしょう。作業期間を見積もるためのこの手法は、類似の見積りに似ています。チェックアウトのMicrosoft Project 2019件のプロジェクトから継続学習。
• 尋ねれば、あなたは受け取るでしょう。リソース自体に、タスクにかかると思われる時間を見積もるように依頼します。結局のところ、仕事をしている人々はそれがどれくらいの時間がかかるかを最もよく知っているべきです。

リソースのスキルが計画よりも低いなど、予期しない状況に対応するために、プロジェクトの予約時間を考慮してください。マイルストーンの日付を確実に満たすために、多くの人は、マイルストーンの配信またはフェーズの終了の直前に、緊急時対応準備またはバッファと呼ばれるタスクをスケジュールに追加します。

MicrosoftProjectリソースを作成する方法

赤ちゃんが生まれるたびに誰かが出生証明書に記入するのと同じように、Projectのリソースが生まれる（つまり作成される）たびにフォームに記入されます。[リソース情報]フォームで、リソース名、可用性、1時間あたりの料金または使用あたりのコストなどの情報を入力します。リソースが属するグループ（会社のワークグループ）やリソースの電子メールアドレスなどのオプションの情報を入力することもできます。

リソースは、単一の個人またはエンティティ、一般的なリソース（アシスタントやエンジニアなど、個人が割り当てられていないスキルセットなど）、または連携して機能する複数のリソースのグループとして作成できます。多くの場合、プロジェクト計画の初期段階では、必要なリソーススキルのみを知っており、後でタスクを完了するための時間と資格の両方を備えた指名された個人に置き換えられます。

最も単純なレベルでは、リソースは単一のエンティティ（特定の人、会議室、または機器）として作成されます。リソースを作成するには、[リソース情報]ダイアログボックスに情報を入力します。

リソースを作成するときは、少なくともリソース名を入力する必要がありますが、必要なだけ情報を追加することもできます。最初にすべてのリソースを作成し、後で連絡先とコストの情報を追加することを好む人もいます。

[リソース情報]ダイアログボックスを使用してリソースを作成するには、次の手順に従います。

リボンの[表示]グループの[タスク]タブにある[ガントチャート]ボタンの下部をクリックし、[リソースシート]をクリックします。
その時点で、ビューはリソースシートビューに変わります。

[リソース名]列の空白のセルをダブルクリックします。
図のように、[リソース情報]ダイアログボックスが表示されます。

[リソース名]テキストボックスに名前を入力します。

[タイプ]ボックス（右側）の下矢印をクリックして、[作業]、[材料]、または[コスト]を選択します。
使用できる設定は、選択したオプションによってわずかに異なります。たとえば、資材リソースには[電子メール]または[ログオンアカウント]オプションがなく、作業リソースまたはコストリソースには[資材ラベル]オプションがありません。

材料リソースの場合、[材料ラベル]フィールドに単位の説明を入力します。
たとえば、小麦粉リソースの場合はポンド、鉄鋼リソースの場合はトンを入力できます。

[イニシャル]フィールドに、リソースの略語またはイニシャルを入力します。
何も入力しない場合は、リソースを保存するときにリソース名の最初の文字が挿入されます。

リソースについて含めたい情報を引き続き入力します。
この情報には、電子メールアドレス、グループタイプ（部門、部門、またはワークグループなど）、予約タイプ（提案またはコミット済み）、またはコード（コストセンターコードなど）が含まれる場合があります。
[グループ]フィールドに情報を入力すると、[フィルター]、[並べ替え]、および[グループ化]機能を使用して、リソースのセットを確認できます。

[OK]ボタンをクリックして、新しいリソースを保存します。

これらの4つのタブには、あらゆるリソースに関する豊富な情報を保持できます。

一度に複数のリソースに関する情報を入力するには、リソースシートビューを表示し、列に情報を入力します。別のソース（Excelスプレッドシートなど）からコピーしたリソースをこのビューに貼り付けることもできます。

MicrosoftProjectのリソースを特定する方法

プロジェクトの計画段階では、すべてのリソースが集められているわけではないことに気付くことがよくあります。プロジェクトに深く関わっていても、使用するリソースがわからない場合があります。今後のタスクを完了するには、特定のスキルセットを備えたリソースが必要であることだけを知っています。この場合、特定のリソースを汎用リソースとして作成することを検討してください。

一般的なリソースを作成するには、エンジニア、セキュリティ担当者、さらには会議スペース（会議室Bという名前の特定のリソースではなく）など、そのスキルを説明する名前を付けます。次に、[リソース情報]ダイアログボックスで、次に示すように、必ず[汎用]チェックボックスをオンにします。Generic設定を使用して、リソースの可用性に基づいてスケジュールを再計算するための式はありません。ただし、多くの人は、ローリングウェーブ計画を使用する場合、または特定のリソース割り当てを担当しない場合（たとえば、臨時雇用機関が特定の労働者を選択するときに臨時労働者をタスクに割り当てる場合）にこの設定が役立つと感じています。

統合されたリソース。

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

リソースはデフォルトで100％の可用性（またはユニット）でタスクに割り当てられますが、リソースが複数のタスクに割り当てられ、各タスクの作業に限られた時間しか費やせないことがわかっている場合は、その設定を変更できます。

可用性の見積もりと設定

一部のリソースの可用性は、他のリソースよりも簡単に見積もることができます。マネージャーは、報告するすべての従業員に対応し、承認に署名したり、さまざまなプロジェクトに関する会議に出席したり、予算を立てたりする必要があるため、1日を1つのタスクに費やす可能性はほとんどありません。生産作業員の可用性は、単一のタスクに特定する方が簡単な場合があります。1つの製造ジョブがラインで3日間を費やし、1人がそのラインでずっと作業している場合、彼女はそのタスクに完全に取り組んでいると言った方が正確です。時間。

プロジェクトの初心者が犯した間違いの1つは、可用性を考えすぎることです。もちろん、プロジェクトの1つのタスクに毎日8時間を費やす人は誰もいません。従業員は、仕事の一部をメールを読んだり、同僚とチャットしたり、プロジェクトに関係のない問題について電話に出たりすることに費やしています。リソースは、ある日は7時間、次の日は3時間しかタスクに費やさない場合があります。可用性を見積もるときに、日々のリソーススケジュールにとらわれないでください。タスクの存続期間中、従業員がタスクに集中する場合、100％の可用性が適切な設定です。ただし、その人が10日間のタスクで5日間しか働かない場合、1日4時間で10日間働くか、いつでも5日間働くかにかかわらず、可用性は50％になります。

単位（可用性）設定は、プロジェクトスケジュールで同時に複数のタスクに取り組む可能性のあるリソースのオーバーブッキングを見つけるのに役立ちます。

デフォルトのリソースユニットを設定して可用性を指定するには、次の手順に従います。

リソースシートビューを表示します。

リソースの[最大]列をクリックします。

リソースがプロジェクトで作業できる時間の割合を表す数値を入力します。
たとえば、3分の1の時間利用可能なリソースの場合は33と入力し、4人のフルタイムワーカーを提供できるリソースの場合は400と入力します。（100％を超えるエントリは、割り当てを処理するためのグループまたはチームを提供するリソースを表します。）最も一般的なエントリ（デフォルト）は、プロジェクトの割り当てにフルタイムで取り組んでいる単一のリソースの場合は100です。

EnterキーまたはTabキーを押します。
エントリーが完了しました。

これは、タイプが「動作」に設定されているリソースに対してのみ機能することに注意してください。

MicrosoftProjectリソースが出入りするとき

プロジェクトで利用できるのは特定の割合の時間（たとえば、プロジェクト全体の期間の50％）だけであることに加えて、リソースは、その存続期間中の特定の期間（おそらく、4月から6月）だけ利用できる場合があります。プロジェクト—通常、別の部門から借りたリソースを使用する場合、またはプロジェクトを他の人と一緒に絞り込んでいるフリーランサーと協力している場合。もう1つの可能なリソースは、プロジェクトの最初の数日間は半分の時間、残りの日はフルタイムで利用できるリソースです。この場合、示されているように、[リソース情報]ダイアログボックスの[リソースの可用性]領域の[利用可能な開始]列と[利用可能な終了]列に日付範囲を入力して、さまざまな可用性を指定します。

期間と可用性の単位。

リソースをプロジェクトで使用できる期間を指定するには、次の手順に従います。

リソースシートビューを表示します。

リソースをダブルクリックします。
[リソース情報]ダイアログボックスの[全般]タブが表示されます。

（「リソースの可用性」領域の）「使用可能開始」列と「使用可能終了」列を使用して、使用可能期間を指定します。

同じ行の[単位]列で、矢印をクリックして可用性を50％刻みで増減するか、数値を入力します。
Enterキーを押して、入力を終了します。

手順3と4を繰り返して、「リソースの可用性」領域の後続の行に追加の可用性期間を指定します。

[OK]ボタンをクリックして、変更を保存します。