SharePointOnlineの検索機能

Office365製品スイートの1つであるSharePointOnlineの検索機能は非常に堅牢であり、企業ドキュメントにGoogleまたはBingタイプのエクスペリエンスをもたらします。

検索は、本当に何かを見つける必要があるまで重要ではないと思われるものの1つです。数か月前に同僚が行ったプレゼンテーションを見たことを漠然と覚えているかもしれませんが、共有フォルダでどこからプレゼンテーションを探し始めればよいのかさえわかりません。あなたは彼に電子メールを送ることができますが、彼が利用できず、すぐにそれが必要な場合はどうでしょうか。検索は、デジタルデータの海の中から特定の情報を見つける必要があるという問題を解決します。

SharePoint Onlineには、複数のサイトを検索する機能が含まれています。組織が成長し、サイトの数が増えるにつれて、検索を実行するために各サイトに移動しなければならないのは確かに苦痛です。SharePoint Onlineを使用すると、1つの場所で検索でき、検索は複数のサイトにまたがります。

場合によっては、検索しているコンテンツを返すために正確な用語を正しく取得することが難しい場合があります。SharePoint Onlineには、構成可能な多数の絞り込み条件に基づいて検索を絞り込みする機能が含まれています。

たとえば、ボブがしばらく前にクライアントに提示したプレゼンテーションを検索しているとします。「オンボーディング従業員」という検索用語を入力すると、数百ページのコンテンツが返されます。プレゼンテーションがPowerPointプレゼンテーションであったことを覚えているので、検索をPowerPointスライドのみに絞り込みます。

まだプレゼンテーションがすぐに表示されないため、検索をさらに絞り込んで、ボブが作成者であるプレゼンテーションのみに絞り込みます。ビンゴ！あなたが探していたプレゼンテーションはリストの一番上にあります。リファイナーを使用して検索を絞り込みます。

検索リファイナーはフィルターと考えることができます。幅広いトピックを検索すると、何百もの結果が返される可能性があります。リファイナーを使用すると、構成された基準に基づいてこの情報をフィルターに掛けることができます。

検索のもう1つの重要な側面は、会ったばかりの人を見つけることですが、その人の名前の綴り方がわかりません。たとえば、あなたはホールで同僚に会い、彼は彼の名前がケインであるとあなたにつぶやくかもしれません。名前をKainとして登録しますが、オンラインで彼を検索する場合、彼の名前は実際にはKenであるため、Kainと入力しても通常は見つかりません。

SharePointの音声検索では、引き続きKainと入力できますが、SharePointは、これが音声的にKenと非常に似ていることを認識します。SharePointは、検索結果にKenを表示するのに十分なほどスマートです。SharePointでは、検索結果にケンのマグショットまたは会社のプロフィール写真も表示されるため、ホールで会ったばかりの適切な人物を見つけたことがわかります。

検索に加えて、SharePointには、ビジネスインテリジェンス機能と、コードを1行も記述せずにビジネスソリューションを開発する機能も含まれています。ビジネスインテリジェンスは、レポート、スコアカード、ダッシュボード、主要業績評価指標などをカバーします。

SharePointのビジネスインテリジェンス機能は、Insightsと呼ばれるマーケティングバケットに分類されます。ビジネスユーザーにプログラミングなしでアプリケーションを作成する機能を提供するすべての気の利いたツールと機能は、コンポジットと呼ばれます。SharePointのこれらの側面には独自の書籍が必要ですが、今のところ、SharePointを非常に価値のあるものにする重要な要素であることを知っておく必要があります。