Word2013メールマージレターを作成する方法

レターは、最も一般的なメールマージされたWord2013ドキュメントタイプの1つです。通常、マージフィールドは、郵送先住所を生成するために使用されます。一部の文字では、フィールドは文字自体をカスタマイズするためにも使用されます。

Word 2013は、2つの時間節約コードブロック>と>を提供します。これらのコードのボタンは、[メーリング]タブにあります。

>コードは、標準の郵送先住所を設定します。または、個々のコードを挿入して、自分で郵送先住所ブロックを作成することもできます。たとえば、以下は同等です。

次の演習では、データファイルに名前と名前の別々のフィールドがないため、グリーティングラインコードを使用しません。>コードは、これらの名前が別々の場合に最適に機能します。

文字が含まれているドキュメントを開きます。

[メーリング]→[メールマージの開始]→[レター]を選択します。

[メーリング]→[受信者の選択]→[既存のリストを使用]を選択します。

[データソースの選択]ダイアログボックスが開きます。

メールマージ用のデータファイルを含むフォルダーに移動します。メールマージファイルを選択し、[開く]をクリックします。

[テーブルの選択]ダイアログボックスが開き、使用するワークシートを選択するように求められます。

[テーブルの選択]ダイアログボックスで、Sheet1 $が選択されていることを確認し、[OK]をクリックします。

シート名の後のドル記号は、名前が絶対的であるというExcelの言い方です。つまり、数式で参照しても変化しません。この演習の目的にとっては重要ではありません。

挿入ポイントを日付のすぐ下の行に移動し、[郵送]→[住所ブロック]を選択します。

[アドレスブロックの挿入]ダイアログボックスが開きます。

プレビュー領域のサンプルが正しくない場合は、[フィールドの一致]ボタンをクリックして、アドレスブロックのどの部分にどのフィールドを関連付けるかを指定します。

プレビュー領域のアドレスが正しく形成されていることを確認し、[OK]をクリックしてデフォルト設定を受け入れます。

>コードがドキュメントに表示されます。

Enterキーを押して、>コードの後に​​新しい行を開始し、Dearと入力して、スペースバーを1回押します。

[メーリング]タブで、[マージフィールドの挿入]の下にある下矢印をクリックし、表示されるメニューで[名前]をクリックします。

>コードが挿入されます。

コードの後に​​コンマを入力し、クリックして、最初の段落の単語ストアの直前に挿入ポイントを移動します。

[マージフィールドの挿入]ボタンの下にある下矢印をもう一度クリックし、[都市]をクリックします。

>コードが挿入ポイントに挿入されます。

スペースバーを1回押すと、コードの後に​​スペースが追加されます。

文字は次の例のようになります。

[メーリング]→[結果のプレビュー]を選択します。

印刷時に最初の文字が表示されます。アドレスブロックの行の間に余分なスペースがあることに注意してください。

プレビューされたレターのアドレスブロックのすべての行を選択し、[ホーム]→[行と段落の間隔]→[段落の後のスペースを削除]を選択します。終了したら、選択範囲から離れてクリックし、選択を解除します。

これにより、マージファイル内のすべての文字の間隔の問題が処理されます。

アドレスブロックの最後の行の終わりをクリックし、Enterキーを1回押して、アドレスとグリーティングの間に余分なスペースを作成します。

次の手紙のプレビューを表示するには、[メーリング]→[次のレコード]を選択します。

文字の見栄えを良くするために、ページの垂直方向の中央に配置することができます。

すべてのレコードが表示されるまで[次のレコード]をクリックし続けてから、[メーリング]→[完了してマージ]→[個々のドキュメントの編集]を選択します。

[新しいドキュメントにマージ]ダイアログボックスが開きます。

[OK]をクリックして、すべてのコピーを1つのドキュメントにマージします。

新しいドキュメント— Letters1 —が開きます。

新しいドキュメントをスクロールして文字を確認します。次に、変更を保存せずに閉じます。

メインマージファイルの変更を保存してから閉じます。