Salesforceへのデータ移行のオプション

Salesforceには、キャンペーンメンバーの更新、リード、アカウント、連絡先、およびカスタムオブジェクトをインポートする手順を実行する使いやすいウィザードがあります。システム管理者であるか、適切なプロファイル権限を持っている場合は、ユーザーに対してこれらのタスクを実行できます。

Salesforceに必要な他のオブジェクトのレガシーデータ（商談、ケース、アクティビティなど）については、手動で情報を入力するか、EnterpriseおよびUnlimitedに付属のデータインポートおよびエクスポートツールであるデータローダーを使用する必要があります。データをSalesforceに自動的に移行するエディション。

Salesforceデータインポートウィザードの使用

リード、アカウント、連絡先、ソリューション、およびカスタムオブジェクトをインポートするためのデータインポートウィザードは、Lightning ExperienceSetupの[統合]見出しの下に便利に配置されています。レコードのインポートまたは更新をガイドするユーザーフレンドリーなインターフェイスがあります。

Salesforceデータインポートウィザードを起動します。

管理者の場合は、タブのホームページの右上のセクションに[インポート]ボタンも表示されます。たとえば、会社のリードをインポートする場合は、[リード]タブをクリックしてから、ページに表示されているリストビューのタイトルの右側にある[インポート]ボタンをクリックします。さまざまなオブジェクトのレコードに対してインポートウィザードを使用するための手順とヒントはさまざまです。

• リードのインポート：この操作を実行できるのは、リードのインポート権限を持つユーザーのみです。
• 連絡先とアカウントのインポート： Salesforceは、連絡先やアカウントのインポートと同じウィザードを使用します。個々のユーザーは、個人の連絡先とアカウントをインポートすることもできます。
• 新しいキャンペーンメンバーをインポートするか、キャンペーンにリンクされている場合は更新します。Salesforceは同じデータインポートウィザードを使用しますが、今回はキャンペーンメンバーオブジェクトのみを公開して、リードと連絡先のマーケティングステータスを更新します。

Salesforceデータローダーの調査

データ移行は難しい問題です。データローダーは、コンマ区切り値（.csv）形式でデータを一括インポートまたは一括エクスポートするのに役立つ小さなクライアントアプリケーションです。このツールにアクセスするには、[統合]→[データローダー]を選択します。このツールを使用すると、商談やカスタムオブジェクトなど、Salesforceの任意のタイプのレコードにデータを移動したり、そこからデータを移動したりできます。データローダーは、Salesforceレコードの挿入、更新、削除、およびエクスポートをサポートしています。

かつて有名な人が言ったように、大きな力には大きな責任も伴います。データローダーは、オブジェクト、レコード、ワークフロー、トリガーが相互にどのように関連しているかを理解している場合にのみ使用してください。データローダーは、技術者以外のユーザーにとって非常に強力なツールです。注意しないと、データをエクスポートしたり、データをインポートしたり、誤って大量のデータを上書きおよび削除したり、ワークフロールールのドミノ効果を引き起こしたりする可能性があります。更新を計画している場合は、必ずデータのバックアップを作成してください。一度ミスが発生し、上書きした数千のフィールドを元に戻すことができないまで、バックアップがなくても問題がない可能性があります。

いくつかのベンダーは、Salesforceとの間でレコードを移行し、定義したカスタムロジックに基づいてデータを自動的にスクラブして変換し、必要に応じてそれらのレコードを追加できる、実績のある抽出、変換、読み込みツール（ETL）も提供しています。

専門家は、技術的になりすぎることなく、Salesforceアプリケーションプログラムインターフェイス（API）を使用してデータをリンクし、技術者がプログラムでデータにアクセスできるようにします。Salesforceプラットフォームは、Salesforceをカスタマイズまたは統合して、箱から出してすぐにできることよりもさらに魅力的なことを行うために使用されます。そして、専門用語の過負荷に悩まされる前に、プラットフォームは基本的に、プログラマーがプログラム（この場合はSalesforce）に特定のことを行うように指示するために使用できるルールとコマンドのコレクションです。ただし、Salesforce APIにアクセスするには、EnterpriseEditionまたはUnlimitedEditionが必要です。

レガシーデータのSalesforceへの移行

実装の準備段階では、データ移行戦略についてよく考えられ、十分に文書化された計画が必要です。その計画には、計画のさまざまなステップに基づいて、目標、リソース、不測の事態、およびタイムラインに関する詳細を含める必要があります。考慮すべきいくつかのステップがあります。

データソースの決定

ほとんどの企業は通常、ある種の既存の連絡先管理ツール、他の顧客データを含むさまざまなスプレッドシート、そして多くの場合、ユーザーの電子メール受信ボックスや生産性アプリケーション（Word文書や付箋は言うまでもありません）にある連絡先情報を持っています。

準備を進めながら、Salesforceに必要な情報とその量を評価します。このステップのヒントは次のとおりです。

• ガベージイン、ガベージアウト。あなたが新しい家に引っ越すとき、あなたは通常あなたの古い家のクローゼットを見て、あなたと一緒に何を運ぶか、そして何を捨てるかを決定します。データの移動には、同じタイプの評価が必要です。
• リストを作る。レコードの種類、範囲、数など、さまざまなデータソースをカタログ化します。
• ストレージ計画を設計します。顧客関係管理（CRM）プロジェクトチームと協力して、さまざまな情報をどこに送るべきか、そしてその理由を決定します。
• インポートのタイミングと順序について考えてください。たとえば、多くの企業は、最初にユーザーレコードを作成し、次にアカウントと連絡先をインポートし、最後にオポチュニティを移行して追加します。
• 可能であれば、シンプルにしてください。移行が複雑になるほど、タイムラインへの影響は大きくなります。努力のレベルと努力の潜在的な価値を評価します。

Salesforceへの移行のためのデータの準備

今すぐ掃除するか、後で掃除してください。一部のプロジェクトチームは、Salesforceにインポートする前にデータを「スクラブ」することを好みます。重複を識別してマージすると、適切なレコードを簡単に見つけることができます。すべての州/県のフィールドに2文字の略語が含まれるようにするなど、データの不整合を修正すると、レポートがより正確になります。

レガシーシステムでクリーンアップが容易でない場合は、最初にすべてのレコードをSalesforceに取り込み、次にSalesforceデータ管理ツールを使用して後でデータをクリーンアップすることをお勧めします。リスクは、最善の意図を持った人々が依然として人間の本性に屈し、データがすでに新しいシステムにあると、クリーンアップ作業に集中したくないということです。

いつ実行するかに関係なく、データのクリーニングは魅力的な作業ではありませんが、実行する必要があり、定期的に実行する必要があります。データを準備する際のヒントを次に示します。

• 単純な形式にエクスポートします。多くの場合、Microsoft AccessやExcelなどのアプリケーションにデータをエクスポートするのが最も簡単です。これらのアプリケーションを使用すると、列の削除、行の並べ替え、グローバルな変更を行うことができます。
• 標準の命名規則を使用するように努めてください。異なるデータソースが異なる名前でアカウントを参照している場合（たとえば、IBMとInternational Business Machines）、今が命名を標準化する良い機会です。これにより、レコードの重複作成を回避できます。
• 移行をサポートするために、Salesforceのフィールドを編集または追加します。たとえば、パイプラインレポートがオポチュニティごとのマージンを追跡する場合、マージンデータをサポートするカスタムオポチュニティフィールドを作成する必要があります。
• 既存のデータソースに一意のレコードIDがある場合は、それらのIDをカスタムの読み取り専用フィールドに移行します。後の段階でいつでもフィールドを削除または非表示にできます。これは、移行の正確さを確認するのに役立つだけでなく、これらのIDは統合にも役立つ場合があります（特に、他のデータソースをシャットダウンする予定がない場合）。
• データ列をSalesforceのフィールド名にマップします。たとえば、Microsoft Outlookの[会社]フィールドは通常、Salesforceの[アカウント]フィールドにマップされます。一部のシステム管理者は、Salesforceのフィールド名と完全に一致するように、移行ファイルの列ヘッダーの名前を変更することもあります。これを行うと、移行の狂気が最小限に抑えられます。
• Salesforce標準に適合するように（またはその逆に）データを適合させます。Salesforceの各フィールドには、サイズ制限、小数点、日付形式などを含む特定のプロパティがあります。
• インポートファイルにデータソース列を追加し、Salesforceのカスタムフィールドにマップします。これを行うことで、データの出所を守ることができます。
• 可能な限り、正しい所有者をレコードに割り当てます。すべてのレコードが割り当てられていない場合、所有者はデフォルトで移行を実行している管理者になります。
• 準備したファイルの利害関係者から受け入れられます。少なくとも、レビューの機会を提供すれば、驚きを避けることができます。

Salesforceへのインポートのテスト

最終的な移行を実行する前にテストしてください。多くの場合、見逃した、または改善できる可能性のあるものを発見します。たとえば、フィールドが正しくマッピングされていない場合や、追加のフィールドを作成する必要がある場合があります。ここにいくつかのヒントがあります：

• 重要なレコードの小さなサンプルを選択します。特に利害関係者によってレビューされた場合、レコードのプロファイルが高いほど、優れています。
• ワークフローをオフにすることを忘れないでください。テストデータがワークフロールールを通過するときに不必要に警告することで、他のユーザーを困らせたくはありません。悪いデータが入らないように作成されている場合は特に、特定のワークフロールールをオンにしておくと便利だと思う人もいるかもしれません。これは真実ではありません。インポートする前に、事前に作業を行い、データを適切に準備してください。
• ページレイアウトを確認します。データインポートの検証を容易にするために、ページレイアウトを調整することを検討してください。Salesforceの従来のシステムと同様の画面の場所にフィールドを配置します。

テストデータの結果を分析する

テストデータがSalesforceにある場合は、テストファイルと慎重に比較して、正確性と完全性を確認してください。テストデータの結果を生産的に分析する方法に関するヒントを次に示します。

• レコードデータをまとめて確認できるカスタムレポートを作成します。
• 必要に応じてレコードを開き、インポートファイルと比較します。レコードのフィールドに、表示する必要があると思われるものが表示されていることを確認します。
• 関連するタブのホームページからカスタムビューを作成して、インポートしたデータがリストページの列に配置されていることを確認します。ユーザーはレポートにアクセスできますが、ビューによってユーザーは集中できます。
• 選択した利害関係者とデータを検証してフィードバックを取得し、テストデータの結果が正しいように見えることをサポートします。テストのインポートが正確であると考えるだけでは十分ではありません。エンドユーザーは究極のテストです。
• テストインポートの結果に基づいて、プロセスを調整するか、インポートファイルまたはSalesforceに変更を加えます。たとえば、フィールドのマッピングを忘れたか、フィールドのプロパティが原因でデータが正しくインポートされなかった可能性があります。

最終データの移行

テストデータの結果を正常に分析したら、ファイルをインポートする準備が整います。はい、それは複雑な一連のタスクになる可能性のあるものを単純化したものですが、全体的なプロセスは試行錯誤されています。

このステップのいくつかの提案は次のとおりです。

• 期待をユーザーに伝えます。あるシステムから別のシステムに移動する場合、稼働する前にデータを更新する必要があるという失効がある可能性があります。
• ダウンタイム中にそれを行います。重要なデータがある場合は、営業時間外に移行を実行することを検討してください。特に、システムがすでに一部のユーザーグループに対して稼働している場合は、混乱を避けることができます。
• 正常にインポートされなかったレコードのログファイルを保存します。エラーメッセージはかなり直感的であり、通常、特定のレコードがインポートされなかった一般的な拒否の理由を確認できます。拒否が、実行するつもりのない厄介なワークフロールールではなく、データのフォーマットまたは品質の問題が原因であるかどうかを判断するために時間を費やしてください。
• エラーに備えてクッションを作りましょう。セールストレーニングの前日に移行を実行しようとしないでください。予期しないことが発生し、正常に完了できなくなる可能性があります。

データの検証と拡張

データがロードされたときにテストデータの結果を分析するのと同様に、レポートを実行してレコードのクロスサンプリングを検証し、正確さと完全性を確保します。可能であれば、Salesforceの画面をレガシーシステムの画面と比較してください。

データが正しいフィールドに格納されていること、および値が意味を成していることを確認してください。電話フィールドに住所が表示されている場合は、データをクリーンアップするか、フィールドマッピングを修正する必要があります。完全にインポートされたデータを目指して努力しますが、それよりも少ないことも期待します。

Salesforceを展開する前に、一部のレコードを手動または自動で更新してユーザーを驚かせ、成功を促進するという追加の手順を実行します。デモンストレーションやトレーニングを行うときは、これらの完全に入​​力された例をユーザーに示し、Salesforceの可能性を知らせてください。

Salesforceにすべてが揃ったら、楽しみが始まります。