PowerPoint 2019 (パート 3): プレゼンテーションを保存する

PowerPointで新しいプレゼンテーションを作成するときは、後でアクセスして編集できるように保存する方法を知っておく必要があります。以前のバージョンの PowerPoint と同様に、ファイルをコンピュータに保存できます。必要に応じて、 OneDriveを使用してファイルをクラウドに保存することもできます。PowerPoint からプレゼンテーションを直接エクスポートして共有することもできます。

保存して名前を付けて保存

PowerPoint では、ファイルを保存する方法が 2 つあります: [保存]と[名前を付けて保存]です。これらのオプションは同様に機能しますが、いくつかの重要な違いがあります。

• 保存:プレゼンテーションを作成または編集する場合、[保存]コマンドを使用して変更を保存します。このコマンドは、ほぼすべての状況で使用します。ファイルを保存するときは、最初にファイル名と場所を選択するだけで済みます。次に、 [保存]コマンドをクリックして、同じ名前と場所にファイルを保存するだけです。
• 名前を付けて保存:このコマンドを使用して、オリジナルを保持したままプレゼンテーションのコピーを作成します。[名前を付けて保存]を使用する場合は、コピーしたバージョンに別の名前や場所を選択する必要があります。

OneDrive の紹介

PowerPoint を含む Microsoft Office のほとんどの機能は、ドキュメントをオンラインで保存および共有することを目的としています。これは、ドキュメントやファイル用のオンライン ストレージ スペースである OneDrive を使用して行われます。OneDrive を使用する場合は、Microsoft アカウントで PowerPoint にサインインしていることを確認してください。

プレゼンテーションを保存する方法

新しいプロジェクトを開始するとき、または既存のプロジェクトに変更を加えるときは、必ずプレゼンテーションを保存することが重要です。早めに頻繁に保存すると、何か問題が発生した場合に作業内容が失われるのを防ぐことができます。後で簡単に見つけられるように、プレゼンテーションを保存する場所にも注意する必要があります。

1.クイック アクセス ツールバーで[保存]コマンドを見つけて選択します。

2. ファイルを初めて保存する場合は、Backstage ビューに [名前を付けて保存]パネルが表示されます。

3. 次に、ファイルの保存場所と名前を選択する必要があります。「ブラウザ」をクリックして、コンピュータ上の場所を選択します。[OneDrive]をクリックしてファイルをクラウド ストレージに保存することもできます。

4. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。プレゼンテーションを保存する場所を選択します。

5. プレゼンテーションの名前を入力し、「保存」をクリックします。

6. プレゼンテーションが保存されます。プレゼンテーションを変更するときに、[保存]コマンドを再度クリックして変更を保存できます。

キーボードのCtrl + Sを押して保存コマンドを実行することもできます。

「名前を付けて保存」を使用してコピーを作成します

オリジナルを保持したままプレゼンテーションの別のバージョンを保存したい場合は、コピーを作成できます。たとえば、 Client Presentationというファイルがある場合、それをClient Presentation 2として保存すると、新しいファイルを編集しながら元のバージョンを参照することができます。

これを行うには、 Backstage ビューで[名前を付けて保存]コマンドをクリックする必要があります。初めてファイルを保存するときと同様に、保存場所を選択し、新しいファイルに名前を付ける必要があります。

デフォルトの保存場所を変更する方法

OneDrive を使用したくない場合は、保存時に OneDrive が既定の場所として選択されることにイライラするかもしれません。これが不便な場合は、OneDrive の代わりにこの PC が選択されるようにデフォルトの保存場所を変更できます。

1. [ファイル]タブをクリックして、Backstage ビューにアクセスします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. [PowerPoint のオプション]ダイアログ ボックスが表示されます。[保存]を選択し、 [デフォルトでコンピュータに保存]の横のボックスをオンにして、[OK] をクリックします。デフォルトの保存場所が変更されます。

自動回復を使用する

PowerPoint では、プレゼンテーションの作業中、プレゼンテーションが一時フォルダーに自動的に保存されます。変更を保存するのを忘れた場合、または PowerPoint がクラッシュした場合は、自動回復を使用してファイルを復元できます。

自動回復の使用方法

1. PowerPoint を開きます。ファイルの自動保存バージョンが見つかった場合は、[ドキュメントの回復] パネルが表示されます。

2. をクリックして既存のファイルを開きます。プレゼンテーションが復元されます。

デフォルトでは、PowerPoint は 10 分ごとに自動保存されます。10 分未満の長さのプレゼンテーションを編集している場合、PowerPoint は自動保存バージョンを作成しない可能性があります。

必要なファイルが見つからない場合は、Backstage ビューから自動保存されたすべてのファイルを参照できます。[ファイル]タブを選択し、[プレゼンテーションの管理 ] をクリックして、[未保存のプレゼンテーションを回復] を選択するだけです。

プレゼンテーションのエクスポート

デフォルトでは、PowerPoint プレゼンテーションは .pptx ファイル形式で保存されます。ただし、PDF や PowerPoint 97-2003 プレゼンテーションなど、別のファイル タイプを使用する必要がある場合があります。PowerPoint からさまざまな種類のファイルにプレゼンテーションを簡単にエクスポートできます。

• PDF:プレゼンテーションが PowerPoint ファイルではなく PDF ドキュメントとして保存されます。
• ビデオ:プレゼンテーションをビデオとして保存します。
• CD 用パッケージ:この機能は、誰でもダウンロードできる特別なスライドショー プレーヤーである Microsoft PowerPoint Viewer が含まれるフォルダーにプレゼンテーションを保存します。
• 配布資料:このオプションでは、閲覧者が参照できるスライドを含むドキュメントのバージョンが印刷されます。
• その他のファイル形式:このオプションでは、 PNGや PowerPoint 97-2003などの他のファイル形式でファイルが保存されます。

プレゼンテーションをエクスポートする方法

たとえば、プレゼンテーションを PowerPoint 97-2003 ファイルとして保存します。

1. [ファイル]タブをクリックして、Backstage ビューにアクセスします。

2. [エクスポート]をクリックし、目的のオプションを選択します。たとえば、「ファイルタイプの変更」を選択します。

3. ファイルの種類を選択し、[名前を付けて保存] をクリックします。

4. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。プレゼンテーションをエクスポートする場所を選択し、ファイル名を入力して、「保存」をクリックします。

[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスの[ファイルの種類]ドロップダウン メニューを使用して、プレゼンテーションをさまざまな種類のファイルで保存することもできます。他の人が開くことができる適切なファイルの種類を選択するように注意してください。

プレゼンテーションを共有する

PowerPoint では、OneDrive を使用してプレゼンテーションの共有や共同作業を簡単に行うことができます。以前は、ファイルを誰かと共有したい場合、そのファイルを電子メールの添付ファイルとして送信できました。このシステムは便利ですが、同じファイルの複数のバージョンが作成されるため、整理が難しくなります。

PowerPoint からプレゼンテーションを共有すると、実際には他の人に同じファイルへのアクセスを許可することになります。これにより、あなたと共有相手は、複数のバージョンを追跡することなく、同じプレゼンテーションを編集できます。

プレゼンテーションを共有するには、まずプレゼンテーションを OneDrive に保存する必要があります。プレゼンテーションを共有するには:

1. [ファイル]タブをクリックしてBackstage ビューにアクセスし、[共有] をクリックします。

2. PowerPoint は通常表示に戻り、ウィンドウの右側に[共有]パネルが開きます。ここから、ドキュメントを共有するようにユーザーを招待したり、ドキュメントにアクセスできるユーザーのリストを表示したり、ドキュメントを編集したり、閲覧するだけの権限を与えたりすることができます。