Como compartilhar recursos do Microsoft Project

Muitas organizações que usam o Microsoft Project 2019 gerenciam muitos projetos ao mesmo tempo. Às vezes, um projeto é o único projeto desse tipo em uma empresa, como a organização de uma mudança de escritório. Outros projetos, como um projeto de design de edifício em um escritório de arquitetura, acontecem simultaneamente com vários outros projetos semelhantes e contam com muitos dos mesmos recursos, como arquitetos e desenhistas.

Quando uma organização se envolve em projetos de natureza semelhante ao mesmo tempo, recorrer a um pool de recursos centralizado pode economizar tempo porque não é necessário criar recursos já existentes. Rastrear recursos em projetos também pode ser útil.

Você pode usar outro recurso do Project que economiza tempo para extrair recursos existentes de um catálogo de endereços da empresa ou de seu próprio Catálogo de Endereços no Outlook.

Como criar arquivos compartilhadores

Tanto recursos individuais quanto recursos genéricos podem ser criados em um projeto em branco como um pool de recursos e salvos em um local acessível na rede da sua empresa. Então, qualquer gerente de projeto pode atribuir esses recursos a seus próprios projetos. Esses projetos são então chamados de arquivos compartilhadoresporque eles compartilham recursos do pool de recursos. Por exemplo, se você tiver um grupo de funcionários de manutenção que todos em sua empresa de manufatura atribuem a projetos, crie um arquivo de projeto denominado Pools de recursos e insira todos os recursos a serem compartilhados na visualização Folha de recursos. Ou crie o arquivo de pool de recursos denominado CEO e permita que todos que estão gerenciando projetos que exigem o envolvimento do CEO o designem a partir desse local central. Em seguida, use as ferramentas de compartilhamento de recursos no Project para atribuir esses recursos a tarefas dentro do seu plano.

Quando alguém usa atribuições de recursos de um arquivo compartilhador, essas informações também são salvas no arquivo de pool de recursos. Então, qualquer pessoa pode usar esse arquivo para examinar as alocações de recursos em todos os projetos da organização.

Como folhear os pools de recursos de gerenciamento de projetos

Se você usa o Project em toda a empresa, pode ter um pool de recursos, um repositório centralizado de recursos comuns que permite aos gerentes de projeto atribuir esses recursos a seus vários projetos. Usando um pool de recursos, você pode formar uma ideia mais realista de como os recursos estão ocupados em todos os projetos a qualquer momento.

Não confunda pools de recursos com recursos corporativos, que exigem a configuração do Project Professional, Project Server e Microsoft Office Project Web App. Um pool de recursos é simplesmente um arquivo de projeto que contém apenas uma lista de recursos na exibição Folha de Recursos e é salvo em uma unidade de rede compartilhada para o seu grupo de trabalho ou no servidor da empresa. Qualquer pessoa com acesso ao arquivo do pool de recursos pode atribuir os recursos que ele contém aos projetos. Um pool de recursos evita que todos tenham de criar repetidamente esses recursos em seus projetos individuais.

Para acessar um recurso que está disponível para toda a sua organização, siga este procedimento:

Abra o arquivo de pool de recursos e, em seguida, abra o arquivo que será o compartilhador.

Trabalhando no arquivo compartilhador, escolha Recurso → Pool de recursos → Compartilhar recursos.
A caixa de diálogo Compartilhar recursos é exibida.

Especifique os recursos para o projeto.
Se você deseja especificar que um projeto usará apenas seus próprios recursos (a configuração padrão), selecione a opção Usar Recursos Próprios. Se você deseja compartilhar recursos, selecione a opção Usar recursos e, em seguida, escolha um projeto na lista De.

Especifique o que o Project deve fazer quando houver uma configuração de recurso conflitante, como o calendário de base do recurso.
Se a configuração do seu projeto terá precedência, selecione a opção Sharer Takes Precedence. Se você deseja que a configuração do pool governe, selecione Pool tem precedência.

Clique no botão OK para concluir o processo.
Todos os recursos no pool de recursos especificado são adicionados à lista de recursos do seu próprio projeto, prontos para serem atribuídos às tarefas.

Depois de adicionar um recurso compartilhado ao seu projeto, você pode atualizar as informações do recurso compartilhado, caso a pessoa que mantém esses recursos compartilhados tenha feito uma alteração, como aumentar a taxa do recurso por hora. Para fazer isso, escolha Recurso → Compartilhamento de recursos → Atualizar pool de recursos.

Se você combinar projetos separados em um projeto mestre a qualquer momento, o Project permite que você tenha recursos duplicados. Se você vincular os projetos combinados e, em seguida, excluir um recurso duplicado no projeto mestre, ele também será excluído do subprojeto. Uma prática melhor é fazer com que todos os projetos separados compartilhem recursos de um pool de recursos para que não existam recursos duplicados ao criar o arquivo de projeto mestre.

Extrair recursos de pools de recursos economiza tempo porque você não precisa recriar repetidamente esses recursos. No entanto, você pode se perguntar se deve controlar o tempo do seu recurso no arquivo de pool de recursos para ver se o recurso está reservado em excesso. A maioria dos projetos no mundo real usa recursos que não são exclusivamente dedicados a um único projeto. Os novos usuários do Project ficam frequentemente confusos porque quase todas as pessoas que trabalham em seus projetos gastam tempo em outro trabalho, desde a comunicação geral com colegas de trabalho e clientes até os esforços investidos em outros projetos. Esses iniciantes devem construir pools de recursos para contabilizar o tempo compartilhado entre vários projetos ao mesmo tempo?

De modo geral, tentar rastrear cada minuto do dia de cada recurso para ver se os recursos estão trabalhando 100 por cento ou 50 por cento em suas tarefas ou estão sendo compartilhados entre vários projetos é o caos. Faça a si mesmo a seguinte pergunta: Quando esse recurso trabalhar em uma tarefa do seu projeto, ele colocará todo o seu foco nessa tarefa naquele momento? Nesse caso, talvez você não precise se preocupar em rastrear recursos compartilhados em muitos projetos. Especialmente em tarefas mais curtas, geralmente funciona bem resistir ao impulso de microgerenciar os esforços de seus recursos fora do seu próprio projeto. Se, por outro lado, você tem recursos trabalhando apenas metade do tempo ou dividindo o tempo entre dois projetos rotineiramente, considere o uso de ferramentas de recursos compartilhados para controlar esses recursos entre os projetos.

Como importar recursos do Outlook

O Project permite que você economize o tempo gasto ao inserir informações de recursos, permitindo que você extraia recursos do Outlook.

Para obter recursos do Outlook, você deve especificá-lo como seu programa de e-mail padrão: Abra o Outlook e, quando for perguntado se deseja que seja o programa padrão, diga sim.

Quando você insere um ou mais recursos do Outlook em seu projeto, eles são adicionados à lista de projetos, usando o nome do recurso e o endereço de e-mail conforme existem no Catálogo de endereços do Outlook. A inicial da primeira letra padrão e o tipo de trabalho também são pré-atribuídos. Você pode então adicionar ao recurso quaisquer detalhes que desejar.

Para inserir recursos do Catálogo de Endereços do Outlook, exiba a tela Folha de Recursos e siga estas etapas:

Vá para a guia Recursos na faixa de opções. No grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos e em Catálogo de Endereços.
A caixa de diálogo Selecionar recursos é exibida.

Clique no nome de um recurso na lista Nome.

Clique em Adicionar para colocar o nome selecionado na lista Recursos.

Repita as etapas 2 e 3 para adicionar ao projeto todos os nomes de recursos que deseja importar.

Quando terminar, clique no botão OK.

Os nomes agora aparecem na lista de recursos do projeto, prontos para você atribuí-los às tarefas.

Para obter mais informações sobre como gerenciar seus recursos do Microsoft Project, consulte Como gerenciar recursos no Microsoft Project 2019 .