Como criar e categorizar notas no Outlook 2019

Muitas pessoas usam notas adesivas para criar lembretes para si mesmas de bits de informação: tudo, desde senhas de sites a citações memoráveis. O Outlook 2019 inclui notas, que são o equivalente eletrônico dessas notas adesivas. Você pode armazenar o que quiser em uma nota, mas eles são mais usados ​​para pequenos pedaços de dados, como códigos de confirmação de reserva ou números de identificação de membro. Você pode deixar uma nota aberta (desde que o Outlook esteja aberto) para que seja lembrado sempre que a vir, ou pode fechar a nota para que não fique no seu caminho.

Para criar uma nota, siga estas etapas:

Exibir a seção Notas do Outlook.

Para fazer isso, clique no ícone Mais (…) no canto inferior esquerdo da janela e, no menu que aparece, clique em Notas.

Escolha Início → Nova nota ou pressione Ctrl + N.

Uma nova nota em branco aparece.

Confira estes outros atalhos de teclado do Outlook 2019 .

Na nova nota em branco que aparece, digite o que quiser.

As primeiras palavras da primeira linha aparecerão como um título de ícone, então tente ser descritivo aí. A menos, é claro, que você esteja tentando camuflar informações, como uma senha; então você pode querer algum texto enganoso como a primeira linha. Um usuário inteligente mantém suas senhas em uma nota intitulada Aniversários de família, pensando que alguém bisbilhotando para roubar suas senhas não se importaria com aniversários de família e passaria por isso.

Feche a nota clicando no botão X no canto superior direito. É salvo automaticamente.

Aqui estão algumas dicas úteis de anotações do Outlook:

• Para reabrir uma nota: Clique duas vezes nela. Ele permanecerá aberto até você fechá-lo ou até você sair do Outlook.
• Para mover uma nota: Arraste-a pela barra de título (a barra colorida na parte superior), colocando-a em qualquer lugar da tela, mesmo fora dos limites da janela do Outlook. Ele permanecerá lá até que você feche o Outlook.
• Para editar uma nota: Abra-a e edite-a imediatamente.
• Para alterar o tamanho da nota: Clique e arraste seu canto inferior direito.
• Para excluir uma nota: Selecione-a e execute um dos seguintes procedimentos: Escolha Início → Excluir, pressione a tecla Delete no teclado ou clique com o botão direito na nota e escolha Excluir no menu que é aberto.

Assim como com um contato excluído, uma nota excluída é movida para a pasta Itens Excluídos.

Para recuperar uma nota excluída, abra a seção Correio do Outlook , exiba o conteúdo da pasta Itens Excluídos, encontre a nota e arraste-a para o ícone Notas no canto esquerdo inferior da janela. Você também pode clicar com o botão direito do mouse, escolher Mover para pasta e especificar para onde deseja movê-lo.

Como categorizar suas notas do Outlook

Como uma nota é um item multifuncional, pode ser útil criar categorias para diferenciar um tipo de nota de outro.

Ao atribuir uma cor a uma nota, você pode indicar o tipo de informação que ela contém. Por exemplo, você pode optar por tornar as notas financeiras verdes e as notas familiares em azul.

Para atribuir uma categoria de cor a uma nota

Clique com o botão direito na nota e escolha Categorizar. Um menu de opções de cores é exibido.

Clique na cor desejada.

Se sua conta de e-mail principal / padrão for do tipo IMAP, você não poderá usar categorias. Se você não vir Categorizar no menu do botão direito, é por isso.

Se você já usou essa categoria antes, agora você terminou. O ícone da nota e o fundo ficam dessa cor. No entanto, na primeira vez que você usa uma determinada cor, a caixa de diálogo Renomear categoria é aberta, para que você possa atribuir um nome. O Outlook não atribui nenhum significado especial a uma cor; você faz isso sozinho. Se solicitado, altere o nome na caixa Nome. Em seguida, clique em OK.

Se quiser renomear uma categoria, você pode fazer isso seguindo estas etapas:

Escolha Home → Categorias → Todas as categorias.

A caixa de diálogo Categorias de cores é aberta.

Clique na categoria desejada e clique em Renomear.

O nome se torna editável.

Digite o novo nome e pressione Enter.

Observe na imagem acima que você também pode criar e excluir categorias e alterar a cor atribuída a uma categoria. (Isso pode ser útil, por exemplo, se você quiser alterar a cor usada para representar uma determinada categoria, mas não quiser perder as informações da categoria já atribuídas às notas existentes.) Você pode ter até 25 categorias.

Uma nota pode ter várias categorias atribuídas a ela. Cada categoria é um botão liga / desliga para cada nota. O ícone de uma nota mostra apenas a cor da última categoria atribuída a ela, mas ainda mantém sua outra categorização também. Para remover uma categoria de uma nota, selecione a nota, clique em Início → Categorizar e clique na categoria para desativar essa nota.

As categorias também são compartilhadas pelos recursos Calendário e Tarefas do Outlook. Ao criar categorias, pense em como você gostaria de categorizar compromissos e eventos também.