Как определить частные календари, собрания, события и встречи с высокой степенью конфиденциальности в Outlook 2016/2019/365?

Последнее обновление: октябрь 2019 г.

Вот вопрос, который мы получили от читателя:

Я делюсь своим календарем по умолчанию со всей своей командой, чтобы наши календари были полностью видны всем участникам, включая нашего начальника. Я хотел бы иметь возможность назначать личные встречи, чтобы сведения о встрече были конфиденциальными для меня и недоступными/выделены серым цветом для других. Любые предложения о том, как это сделать?

Спасибо за вопрос; я не уверен, в какой операционной системе вы работаете, поэтому добавляю процедуру для компьютеров с Windows 7/8/10 и macOS.

Начнем с Windows. Вот так:

Частные встречи и собрания в Outlook

• Откройте Outlook.
• Перейдите к соответствующему календарю.
• Дважды щелкните конкретную встречу/встречу/мероприятие/задачу, которую вы хотите сделать частной/скрытой.
• В правой части ленты (группа «Теги») нажмите значок «Частное», чтобы другие пользователи, совместно использующие свой календарь, не могли видеть сведения о вашей встрече.
• Нажмите «Сохранить и закрыть».

Сделайте весь свой календарь приватным

Еще один способ повысить конфиденциальность календаря — использовать настройки разрешений календаря. Скорее всего, это уже реализовано в вашей компании, но в любом случае стоит проверить это.

• Для этого перейдите на вкладку «Календарь».
• Выделите свой календарь в левой части.
• Установите для параметра «По умолчанию» разрешение «Свободен/занят».
• Нажмите «Применить».

Каждый, кто просматривает ваш календарь, сможет увидеть, заняты вы или свободны, но не информацию о вашей встрече.

Настройки конфиденциальности Outlook в macOS

Процесс для Outlook на macOS удивительно похож.

• Открыть Outlook
• Перейти к календарю
• Выделите встречу
• Установите кнопку «Приват» и нажмите «Сохранить».

• Другой заглянувший в календарь увидит приватную встречу

Дополнительные вопросы читателей

Могут ли делегаты видеть закрытые собрания?

Коллега спросил меня, может ли делегат видеть частные собрания. Ответ зависит от конкретных разрешений календаря, установленных вашим ИТ-отделом или тем, кто создал общий календарь. Следовательно, я бы предположил, что делегат потенциально может видеть ваши встречи в календаре, частные или общедоступные.