Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Применимо к: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 и macOS (с небольшими изменениями).

У вас когда-нибудь возникало множество избыточных повторяющихся элементов электронной почты, контактных лиц и записей календаря в Outlook, и вы хотели быстро убрать эти надоедливые дубликаты, чтобы вы могли сосредоточиться на реальных вещах?

Если это так, продолжайте читать, потому что сегодня мы покажем вам, как вы можете прекратить получать эти сообщения и удалить дубликаты электронной почты из вашего почтового ящика, не покупая дорогостоящий инструмент для удаления.

Сначала мы объясним наиболее распространенные причины наиболее распространенных случаев дублирования электронной почты. Затем мы предоставим несколько простых решений, которые вы можете легко реализовать для очистки ненужных разговоров, контактов и встреч из вашего почтового ящика.

Причины дублирования писем в вашем почтовом ящике

Из того, что я видел в прошлом, дубликаты Outlook обычно возникают по шести основным причинам :

  1. Неправильно настроенные правила . Могут быть случаи, когда два или более правил срабатывают при получении электронной почты, что приводит к появлению нескольких экземпляров одних и тех же сообщений.
  2. Неправильная настройка учетной записи . В нескольких случаях я видел, что пользователи ошибочно определяли несколько экземпляров одной и той же учетной записи электронной почты, и это приводило к появлению нескольких экземпляров каждого входящего сообщения электронной почты, контактов и записей календаря.
  3. Интервал отправки/получения слишком короткий . Если частота обновления вашего почтового ящика слишком мала; Outlook может загрузить сообщение в папку «Входящие», НО может не иметь возможности помечать вхождения сообщений как синхронизированные/загруженные. Это приводит к многократному повторению одних и тех же сообщений.
  4. Проблемы с синхронизацией : мы также наблюдали дублирование контактов и сообщений в результате проблем с синхронизацией со сторонними поставщиками.
  5. Ошибки пользователя при ручном копировании и вставке собраний и встреч в календаре Outlook.
  6. Неправильное объединение нескольких личных папок Outlook (также называемых файлами PST) в одну папку.

Влияние дублированных элементов Outlook

  1. Они вредят вашей продуктивности.
  2. Они путают и вызывают ошибки. Только представьте, что вы отвечаете более одного раза на одну и ту же заметку :-(…
  3. Они могут повлиять на производительность загрузки клиента Outlook. Чем больше сообщений, хранящихся на вашем компьютере или сервере, Outlook потребуется загрузить при запуске, тем медленнее будет его производительность.
  4. Дубликаты заполняют ваш почтовый ящик. Бизнес-пользователи должны будут удалить электронную почту, чтобы соответствовать выделенной емкости хранилища электронной почты, предоставленной их ИТ-отделом.

Теперь, когда мы понимаем основные причины и последствия, давайте сосредоточимся на некоторых возможных решениях.

Удалить дубликаты электронной почты в Outlook

На рынке существует несколько утилит и надстроек для удаления дубликатов электронной почты, но мы верим и рекомендуем вам использовать готовые функции Outlook. Читайте дальше для полной процедуры.

  • Откройте Microsoft Outlook (этот процесс будет работать в версиях 2013 и 2016).
  • Всегда рекомендуется делать резервную копию электронной почты перед выполнением процедуры очистки. Вот пошаговая процедура экспорта и резервного копирования электронной почты, календаря и контактов Outlook .
  • После того, как вы закончите, выберите папку, в которой находятся дубликаты писем.
  • В разделе « Главная » выберите раскрывающийся список « Очистить » на ленте.

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

  • Выберите Очистить беседу , чтобы удалить и переместить повторяющиеся сообщения электронной почты в беседе в папку «Удаленные».
  • Папка очистки удалит и переместит повторяющиеся электронные письма в определенной папке в папку «Удаленные».
  • Очистка старых и подпапок позволит вам также очистить подпапки.
  • После этого вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши папку « Удаленные » и нажать « Очистить папку » , чтобы навсегда удалить дубликаты электронной почты.

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Примечание. Если вы являетесь пользователем Microsoft Office для MAC, вы найдете параметр «Очистить» на домашней ленте.

Предотвращение проблем с дублированием электронной почты

  1. При необходимости проверьте свои правила Outlook, чтобы убедиться, что несколько правил не срабатывают параллельно для каждого входящего сообщения.
  2. Если вы используете сторонние поставщики веб-почты, убедитесь, что ваши  учетные записи GMail, Yahoo и Outlook.com правильно определены в Outlook.
  3. Теперь увеличьте частоту обновления вашего почтового ящика. Вот пошаговый процесс:
    • В Outlook нажмите «Отправить/получить».
    • Нажмите «Отправить/получить группы».
    • Теперь продолжайте и выберите «Определить группы отправки / получения».
    • Теперь установите временной интервал на значение от 15 до 30 минут (см. снимок экрана ниже).
    • Нажмите «ОК».

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Удаление дубликатов контактов

Если вы обнаружили дубликаты контактных лиц на вкладке «Люди», вы найдете это руководство очень полезным для удаления избыточных контактов. Следуйте описанным шагам, чтобы объединить повторяющиеся записи в списке контактов Outlook.

Надеюсь, поможет!

Настройка частоты обновления входящих сообщений

Чтобы избежать проблем с удалением дубликатов, вы можете увеличить частоту обновления папки «Входящие», выполнив следующие действия.

  • Откройте Outlook и нажмите «Отправить/получить».
  • В  настройках «Группы отправки/получения»  вы можете установить для параметра «Запланировать автоматическую отправку/получение каждые» значение 15 минут и нажать «Закрыть».Группы отправки/получения

Примечание.  Пользователям важно проверять свои правила Outlook, чтобы обеспечить правильную настройку, поскольку неправильные правила могут привести к путанице между различными папками электронной почты, что потенциально может привести к проблеме дублирования электронных писем.

Если вы ищете инструмент для эффективного удаления дубликатов электронных писем в Outlook 2016, рассмотрите  возможность использования ядра для Outlook. Удаление дубликатов . Это надежное программное обеспечение — ваш главный союзник в устранении дубликатов электронных писем. Убедитесь, что у вас установлено ядро ​​для удаления дубликатов Outlook, чтобы двойственность электронной почты не превратилась в кошмар.

Используйте профессиональное средство удаления повторяющихся элементов Outlook.

Это также хороший выбор — обратиться к надежному стороннему инструменту для удаления дубликатов Outlook, чтобы навсегда удалить дубликаты Outlook. Ядро для удаления дубликатов Outlook является таким инструментом. Узнайте, как его использовать ниже.

Загрузите, установите и запустите приложение Kernel для дубликатов Outlook. Нажмите  кнопку «Добавить задачу»  , чтобы добавить или создать новую задачу.

В мастере создания задач введите Имя задачи и Описание задачи и нажмите  Далее  , чтобы продолжить.

Выберите папку(и) для поиска повторяющихся элементов. Вы можете установить приоритет папок для поиска повторяющихся элементов с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз», а затем нажать «  Далее» .Удаление дубликатов ядра Outlook

Выберите тип операции, которую вы хотите выполнить с повторяющимися элементами, и следуйте указаниям мастера, чтобы завершить процесс удаления.


Как создать шаблон электронной почты в Microsoft Outlook.com 365?

Как создать шаблон электронной почты в Microsoft Outlook.com 365?

Как создать шаблон электронной почты в Microsoft Outlook.com 365?

Как изменить цвет маркеров в Word?

Как изменить цвет маркеров в Word?

В этом посте вы узнаете, как изменить цвет и размер маркированных списков / точек в Excel, PowerPoint и Word 365 / 2016 / 2019.

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Ваш почтовый ящик загроможден повторяющимися записями электронной почты? Узнайте, как остановить получение и удалить повторяющиеся сообщения в почтовых ящиках Outlook 365 / 2019 / 2016 как в MAC, так и в Windows.

Как добавить GIF-изображения в тело или подпись электронной почты Outlook 2016/2019?

Как добавить GIF-изображения в тело или подпись электронной почты Outlook 2016/2019?

Узнайте, как добавить / встроить и отправить изображение GIF в исходящую электронную почту Outlook 2016 и 2019.

Как обновить почту в почтовом ящике Outlook, если она не обновляется автоматически?

Как обновить почту в почтовом ящике Outlook, если она не обновляется автоматически?

Входящие Outlook не обновляются автоматически? Узнайте, как автоматически обновлять папку «Входящие» Outlook 365/2019/2016/2013 автоматически.

Как отправить электронное письмо в Outlook с помощью VBA?

Как отправить электронное письмо в Outlook с помощью VBA?

Научитесь писать макросы Outlook для автоматизации отправки электронной почты.

Почему Outlook находится в автономном режиме или отключен и как повторно подключиться?

Почему Outlook находится в автономном режиме или отключен и как повторно подключиться?

Узнайте, как диагностировать и устранять различные проблемы с отключением клиента Microsoft Outlook в Windows 10.

Формы Outlook: как создавать заполняемые формы в Microsoft Office 2016/2019?

Формы Outlook: как создавать заполняемые формы в Microsoft Office 2016/2019?

Узнайте, как разрабатывать и создавать настраиваемые пользовательские формы Outlook.

Остановить всплывающие уведомления календаря Outlook 365 / 2019 / 2016 для собраний и встреч

Остановить всплывающие уведомления календаря Outlook 365 / 2019 / 2016 для собраний и встреч

Узнайте, как отключить напоминания и уведомления из календарей Outlook 2016/2019 как на Windows, так и на MAC.

Как ускорить работу Microsoft Outlook (версии 2019/365/2016)?

Как ускорить работу Microsoft Outlook (версии 2019/365/2016)?

Узнайте, как повысить производительность Outlook.