Остановите и удалите повторяющиеся сообщения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Применимо к: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 и macOS (с небольшими изменениями).

У вас когда-нибудь возникало множество избыточных повторяющихся элементов электронной почты, контактных лиц и записей календаря в Outlook, и вы хотели быстро убрать эти надоедливые дубликаты, чтобы вы могли сосредоточиться на реальных вещах?

Если это так, продолжайте читать, потому что сегодня мы покажем вам, как вы можете прекратить получать эти сообщения и удалить дубликаты электронной почты из вашего почтового ящика, не покупая дорогостоящий инструмент для удаления.

Сначала мы объясним наиболее распространенные причины наиболее распространенных случаев дублирования электронной почты. Затем мы предоставим несколько простых решений, которые вы можете легко реализовать для очистки ненужных разговоров, контактов и встреч из вашего почтового ящика.

Причины дублирования писем в вашем почтовом ящике

Из того, что я видел в прошлом, дубликаты Outlook обычно возникают по шести основным причинам :

1. Неправильно настроенные правила . Могут быть случаи, когда два или более правил срабатывают при получении электронной почты, что приводит к появлению нескольких экземпляров одних и тех же сообщений.
2. Неправильная настройка учетной записи . В нескольких случаях я видел, что пользователи ошибочно определяли несколько экземпляров одной и той же учетной записи электронной почты, и это приводило к появлению нескольких экземпляров каждого входящего сообщения электронной почты, контактов и записей календаря.
3. Интервал отправки/получения слишком короткий . Если частота обновления вашего почтового ящика слишком мала; Outlook может загрузить сообщение в папку «Входящие», НО может не иметь возможности помечать вхождения сообщений как синхронизированные/загруженные. Это приводит к многократному повторению одних и тех же сообщений.
4. Проблемы с синхронизацией : мы также наблюдали дублирование контактов и сообщений в результате проблем с синхронизацией со сторонними поставщиками.
5. Ошибки пользователя при ручном копировании и вставке собраний и встреч в календаре Outlook.
6. Неправильное объединение нескольких личных папок Outlook (также называемых файлами PST) в одну папку.

Влияние дублированных элементов Outlook

1. Они вредят вашей продуктивности.
2. Они путают и вызывают ошибки. Только представьте, что вы отвечаете более одного раза на одну и ту же заметку :-(…
3. Они могут повлиять на производительность загрузки клиента Outlook. Чем больше сообщений, хранящихся на вашем компьютере или сервере, Outlook потребуется загрузить при запуске, тем медленнее будет его производительность.
4. Дубликаты заполняют ваш почтовый ящик. Бизнес-пользователи должны будут удалить электронную почту, чтобы соответствовать выделенной емкости хранилища электронной почты, предоставленной их ИТ-отделом.

Теперь, когда мы понимаем основные причины и последствия, давайте сосредоточимся на некоторых возможных решениях.

Удалить дубликаты электронной почты в Outlook

На рынке существует несколько утилит и надстроек для удаления дубликатов электронной почты, но мы верим и рекомендуем вам использовать готовые функции Outlook. Читайте дальше для полной процедуры.

• Откройте Microsoft Outlook (этот процесс будет работать в версиях 2013 и 2016).
• Всегда рекомендуется делать резервную копию электронной почты перед выполнением процедуры очистки. Вот пошаговая процедура экспорта и резервного копирования электронной почты, календаря и контактов Outlook .
• После того, как вы закончите, выберите папку, в которой находятся дубликаты писем.
• В разделе « Главная » выберите раскрывающийся список « Очистить » на ленте.

• Выберите Очистить беседу , чтобы удалить и переместить повторяющиеся сообщения электронной почты в беседе в папку «Удаленные».
• Папка очистки удалит и переместит повторяющиеся электронные письма в определенной папке в папку «Удаленные».
• Очистка старых и подпапок позволит вам также очистить подпапки.
• После этого вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши папку « Удаленные » и нажать « Очистить папку » , чтобы навсегда удалить дубликаты электронной почты.

Примечание. Если вы являетесь пользователем Microsoft Office для MAC, вы найдете параметр «Очистить» на домашней ленте.

Предотвращение проблем с дублированием электронной почты

1. При необходимости проверьте свои правила Outlook, чтобы убедиться, что несколько правил не срабатывают параллельно для каждого входящего сообщения.
2. Если вы используете сторонние поставщики веб-почты, убедитесь, что ваши  учетные записи GMail, Yahoo и Outlook.com правильно определены в Outlook.
3. Теперь увеличьте частоту обновления вашего почтового ящика. Вот пошаговый процесс:
   • В Outlook нажмите «Отправить/получить».
   • Нажмите «Отправить/получить группы».
   • Теперь продолжайте и выберите «Определить группы отправки / получения».
   • Теперь установите временной интервал на значение от 15 до 30 минут (см. снимок экрана ниже).
   • Нажмите «ОК».

Удаление дубликатов контактов

Если вы обнаружили дубликаты контактных лиц на вкладке «Люди», вы найдете это руководство очень полезным для удаления избыточных контактов. Следуйте описанным шагам, чтобы объединить повторяющиеся записи в списке контактов Outlook.

Надеюсь, поможет!