Шаблоны Outlook: создавайте шаблоны электронной почты и собраний в Office 365, 2019 и 2016 для ПК и MAC.

Последнее обновление: октябрь 2019 г.

Вот вопрос, который мы только что получили для читателя:

Здравствуйте, я турагент и хотел бы определить собственный шаблон электронной почты, чтобы отвечать на электронные письма, которые мне присылают мои клиенты. Я также хотел бы ускорить процесс планирования встреч и иметь шаблон, который я могу использовать для быстрого создания встреч и встреч. Если это поможет, я использую Outlook 365. Спасибо заранее за любую помощь, которую вы можете предложить.

Спасибо за ваш вопрос. Вот так ;-):

Шаблоны электронной почты Outlook

Настроить предопределенные сообщения электронной почты довольно просто. Все, что вам нужно сделать, это ввести и отформатировать сообщение электронной почты, а затем сохранить его как шаблон для будущего использования.

Примечание: для простоты в этом посте я буду использовать простые примеры шаблонов сообщений и собраний, однако вы можете захотеть изучить определение более сложных заполняемых пользователем форм для Outlook .

Выполните следующие действия, чтобы создать шаблоны электронной почты Outlook :

1. Откройте Outlook.
2. Нажмите Новое электронное письмо.
3. Введите тему письма.
4. Введите текст электронной почты. Вот простой пример:

1. Вставьте свою подпись (если необходимо).
2. Теперь вам нужно сохранить свою электронную почту в виде файла шаблона Outlook (с расширением часто) для дальнейшего повторного использования.
3. Идите вперед и нажмите «Файл».
4. Теперь нажмите «Сохранить как» и укажите имя файла; в нашем простом примере это будет: «Говорящая заявка одобрена».
5. Сохраните письмо как шаблон, не забудьте установить тип файла .oft, как показано ниже.

1. Нажмите Сохранить.
2. Закройте сообщение.
3. При появлении запроса нажмите Сохранить все изменения.

Отправка письма на основе шаблона

Повторное использование существующих шаблонов также довольно просто:

1. Откройте Outlook.
2. Нажмите «Новые предметы».
3. Теперь выберите Другие элементы.
4. Выберите Выбрать форму.
5. Теперь вам нужно выбрать место, где будет храниться шаблон, который вы только что создали на предыдущем шаге. Выберите « Пользовательские шаблоны» в папке «Файловая система » и выберите запись «Говорящее приложение одобрено», как показано ниже.

1. Нажмите «Открыть».
2. Определите получателей электронной почты в полях Кому и Копия; при необходимости определите черную копию (BCC).
3. Отправьте письмо.

Шаблоны приглашений на собрания Outlook

Точно так же вы можете повторно использовать предопределенные форматы для своих встреч и встреч.

Просто определите трафарет для собрания и сохраните его как файл .otf; затем отправьте запрос участникам собрания.

Редактирование шаблонов сообщений и встреч

Время от времени вам может понадобиться изменить форму/шаблон Outlook.

Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте файл формы, как показано выше в разделе «Повторное использование шаблонов».
2. Внесите необходимые изменения.
3. Нажмите «Файл», затем «Сохранить как», а затем сохраните файл под другим именем.

Где сохраняются шаблоны?

Несколько читателей спросили нас, в каком пути к файлу Outlook обычно хранит все пользовательские трафареты.

По умолчанию расположение находится под вашей учетной записью пользователя. В Windows 10/8 или 7 это будет: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Очевидно, что вы можете хранить свои файлы в разных местах операционной системы Windows.

Совет: Если вы не уверены в точном расположении, вы можете запустить поиск файлов .oft в Windows.

Шаблоны электронной почты для macOS

Определение пользовательского формата

Если вы используете Outlook для macOS и хотите определить свои собственные настраиваемые форматы шаблонов, выполните следующие действия:

1. Открыть Outlook
2. Нажмите «Новая почта»
3. Напишите текст вашего письма.
4. В верхней панели нажмите Сохранить как шаблон…
5. Затем выберите папку с шаблоном и нажмите «Сохранить».

Отправка сообщений на основе шаблона в macOS

После сохранения пользовательской электронной почты на стационарном компьютере вы можете использовать ее повторно, чтобы ускорить свою работу. Пожалуйста, следуйте этим инструкциям:

1. Откройте Outlook.
2. На верхней панели нажмите «Файл».
3. Нажмите «Создать» и выберите « Создать из шаблона ».
4. Откроется папка с вашими шаблонами, обратите внимание, что в отличие от Windows, macOS хранит ваши шаблоны в виде файлов .emltpl.
5. Выберите свой шаблон электронной почты и нажмите OK .
6. При необходимости заполните список получателей электронной почты.
7. И последнее, но не менее важное: отправьте свое сообщение.

Примечание. Outlook в macOS не поддерживает шаблоны встреч и собраний.