Как поделиться папкой в ​​канале Microsoft Teams?

Это вопрос от Елены:

Я работаю менеджером проектов в строительной компании, и мне поручено вести общую папку процедур. Задача состоит в том, чтобы другие, не обязательно работающие в нашей компании, могли получить доступ к его содержимому. Пока что я не могу поделиться папкой с документами с внешними пользователями, а также с членами нашей команды. Единственное решение, к которому мы пришли, заключалось в использовании папки OneDrive. Любые дополнительные идеи о том, как предоставить другим доступ к нашей папке «Общие документы» и при этом сделать ее доступной в Microsoft Teams?

Спасибо за ваш вопрос. Ниже мы подробно расскажем о трех методах, которые вы потенциально можете использовать для облегчения обмена файлами с командой. Пост был написан с использованием Windows 10, но в большинстве случаев он полностью применим для Windows 11 и macOS.

Общий доступ к папкам в Microsoft Teams

Используйте библиотеки документов SharePoint

На сегодняшний день нет простой возможности Teams, позволяющей поделиться папкой в структуре папок вашего канала . Когда вы загружаете файл или папку в Teams, ваши файлы фактически сохраняются в библиотеке SharePoint, что позволяет вам легко делиться своей папкой.

• Начните с входа в свой рабочий стол Microsoft Teams (в Windows или macOS) или веб-версии.
• Найдите соответствующий канал.
• Нажмите «Файлы» и перейдите к структуре папок вашего канала, пока не увидите папку, которой вы хотели бы поделиться со своими внутренними или внешними деловыми партнерами.
• Нажмите кнопку «Открыть в SharePoint», как показано ниже.

• Откроется связанная библиотека документов SharePoint.
• Нажмите меню «Показать действия», а затем нажмите «Поделиться».

• Откроется диалоговое окно «Отправить ссылку».
• Используйте поле Кому для ввода имен и адресов электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться своей папкой.

• После этого нажмите «Отправить».

Поделиться папкой с помощью OneDrive

Еще один простой способ обмена файлами и папками — использование OneDrive.

• В своем канале Teams откройте библиотеку документов SharePoint, как показано выше.
• Нажмите меню «Показать действия» и выберите «Добавить ярлык в OneDrive».
• Отправьте ссылку из OneDrive, как показано в разделе выше.

Доступ к папкам Teams через DropBox, Google Диск или другой облачный диск

Чтобы поделиться с внешними партнерами, которые не используют OneDrive, вы можете использовать параметр «Добавить внешнее облачное хранилище».

• В своем канале Teams перейдите в свою папку.
• Нажмите Добавить облачное хранилище.

• Выберите свое любимое облачное хранилище, в данном случае Dropbox.
• Введите логин и пароль.
• Загрузите свою папку и предоставьте необходимые партии в стороннем хранилище.

Разрешить гостевой доступ к каналу Teams

Последний метод, который мы рассмотрим, — это предоставление доступа внешним сторонам прямо из вашего канала Teams. Для этого вам нужно сначала добавить внешних пользователей в качестве гостей в соответствующие каналы Teams и Private по мере необходимости.

Отправить папку через чат Teams

Для полноты картины мы также хотели упомянуть возможность отправки ссылки на определенную папку через чат Teams и Outlook.

• В своем канале Teams откройте вкладку «Файлы».
• Найдите свою папку, нажмите кнопку «Показать действия» и нажмите «Копировать ссылку».

• Нажмите кнопку «Копировать» и закройте диалоговое окно,
• Перейдите на вкладку Чат канала.
• При необходимости вставьте ссылку в чат вашего канала.
• Чтобы поделиться ссылкой на папку с конкретными людьми в чате 1:1, используйте приложение Чат

Поделиться папкой в ​​Outlook

Чтобы отправить папку Teams через Outlook, вы можете получить ссылку, как показано в предыдущем разделе. Затем вставьте ссылку на папку Teams в электронное письмо Outlook и отправьте получателям. Обратите внимание, что как внутренним, так и внешним пользователям потребуется доступ для чтения к каналу Teams для доступа к содержимому.

Дополнительное обучение

• Совместное использование файлов и папок Teams в приглашениях на собрания .
• Как получить доступ к папкам Microsoft Teams в проводнике Windows?
• Где находится папка записи Microsoft Teams?