Как поделиться файлом из Microsoft Teams в почте и собраниях Outlook?

Вот вопрос от Стефи:

Недавно мне поручили взять на себя обслуживание нескольких команд Microsoft от коллеги, покинувшего компанию. Одна проблема, с которой я столкнулся в последнее время, заключается в том, как поделиться файлами Word, PDF и Excel, хранящимися в Microsoft Teams, с внутренними и внешними пользователями с помощью Outlook 365. Какие-либо указатели / лучшие практики, которые вы можете порекомендовать?

Спасибо за ваш вопрос. В нашем ответе мы хотели бы предоставить простой пошаговый процесс, который вы можете использовать для облегчения обмена файлами через Outlook. Если вы хотите поделиться более чем одним файлом, вы можете изучить наше руководство по совместному использованию папок Teams .

Общий доступ к файлам из Teams в Outlook

Скопировать ссылку на файл Teams

Самый простой способ поделиться доступом к файлу, хранящемуся в Teams, с внутренними и внешними сторонами — просто вставить ссылку на него в электронное письмо Outlook.

• На компьютере с Windows или MacOS откройте Microsoft Teams и перейдите к своему каналу.
• Перейдите на вкладку « Файлы » и перейдите к интересующему вас файлу, чтобы разрешить доступ к нему.
• Нажмите на галочку слева от имени вашего файла (шаг 1).
• Теперь нажмите меню « Показать действия» (…) справа от имени вашего файла. (шаг 2)
• Выберите меню « Копировать ссылку » (шаг 3).

• Теперь вы увидите диалоговое окно, показывающее путь к вашему файлу. Файл находится в библиотеке SharePoint , в которой размещены файлы вашего канала Teams.
• Теперь продолжайте и установите права доступа к вашему файлу Teams. В нижней части диалогового окна вы увидите права доступа к файлу по умолчанию (отмечены ниже).

Установить права доступа к файлам Teams

• Если вы заинтересованы, вы можете изменить права доступа в соответствии с вашими потребностями, используя диалоговое окно «Настройки ссылки».
• Teams позволяет выбирать между различными вариантами разрешений на совместное использование. Обратите внимание, что параметры общего доступа регулируются вашей политикой администрирования Teams и, следовательно, могут быть вам недоступны.
  1. Разрешить всем, у кого есть ссылка, доступ/редактирование файла.
  2. Люди в вашей организации
  3. Люди, у которых есть доступ к вашему каналу (они могут быть внутренними или внешними по отношению к вашей организации).
  4. Специфичные люди. Вам нужно будет предоставить адреса электронной почты этих лиц.

• При необходимости установите флажок Разрешить редактирование.
• После этого нажмите «Применить» .
• Теперь Teams создаст ссылку на ваш файл Teams в соответствии с правами доступа, которые вы только что установили.
• Теперь нажмите Копировать .

Важное примечание. Разрешение на общий доступ по умолчанию обычно устанавливается вашей ИТ-командой. Возможно, вы захотите обсудить с ними, если они не соответствуют потребностям вашего бизнеса.

Добавьте свою ссылку в электронное письмо или собрание Outlook

• Последний шаг — открыть рабочий стол Microsoft Outlook или Office 365 Outlook.
• Создайте новое электронное письмо или приглашение на встречу.
• Определите получателей электронной почты и текст электронной почты/встречи.
• Вставьте ссылку на файл Teams, созданный на предыдущем шаге.
• Отправьте электронное письмо или встречу.

Примечание: вы можете применить тот же процесс к любому стороннему почтовому клиенту, например GMail.

Обмен ссылками на файлы Teams с участниками канала

Альтернативный способ обмена файлами из Teams с участниками вашего канала (внутренними или внешними сторонами) — через вкладку «Сообщения».

• Откройте Teams и перейдите на свой канал.
• Откройте вкладку « Сообщения », чтобы начать новый разговор.
• Нажмите прикрепить файл и выберите Обзор из Teams and Channels .
• Просмотрите файлы своего канала и выберите тот, которым хотите поделиться.
• Нажмите «Поделиться ссылкой » .
• Ссылка будет размещена на вкладке «Сообщения канала».
• Наведите указатель мыши на верхнюю правую область вашего сообщения и нажмите кнопку « Показать действия» (…).
• Нажмите «Поделиться в Outlook » . Это позволит поделиться беседой в виде сообщения электронной почты из Outlook 365.

Общий доступ к файлам в Outlook не работает

Общий доступ к файлам в Teams довольно прост. Как упоминалось выше, параметры общего доступа к файлам регулируются вашими ИТ-отделами или администраторами Teams. В случае, если внешние стороны не могут открывать или редактировать ваши файлы, вы можете узнать, позволяют ли настройки организации/канала вашей команды Teams взаимодействовать с файлами, которыми вы делитесь.