Excel 2016 - บทที่ 12: จัดรูปแบบหน้าและพิมพ์สเปรดชีตใน Excel

• Excel 2016 (ตอนที่ 9): ทำงานกับสเปรดชีตหลายรายการ
• Excel 2016 (ตอนที่ 10): ใช้ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่
• Excel 2016 (ตอนที่ 11): ตรวจสอบการสะกดในเวิร์กชีต

บางครั้งคุณต้องการพิมพ์สเปรดชีต Excelเพื่อดูและแชร์ข้อมูลแบบออฟไลน์ เมื่อคุณเลือก การตั้งค่า เค้าโครงหน้าแล้ว คุณสามารถดูตัวอย่างและพิมพ์สเปรดชีตจากExcel 2016 ได้ อย่าง ง่ายดาย โดยใช้ หน้าต่าง พิมพ์ โปรดเข้าร่วม LuckyTemplates ในบทความนี้เกี่ยวกับวิธีจัดรูปแบบหน้าและพิมพ์สเปรดชีตใน Excel 2016 !

สารบัญของบทความ

• จัดรูปแบบหน้าและพิมพ์ใน Excel 2016
  • เข้าถึงหน้าต่างการพิมพ์
  • พิมพ์สเปรดชีต
• เลือกพื้นที่การพิมพ์
  • พิมพ์แผ่นงานปัจจุบัน
  • พิมพ์สมุดงานทั้งหมด
  • พิมพ์ส่วนที่เลือก
• ปรับเนื้อหา
  • เปลี่ยนการวางแนวหน้าพิมพ์ (แนวตั้ง/แนวนอน)
  • ปรับแต่งเนื้อหาก่อนพิมพ์
  • ใช้คำสั่งพิมพ์ชื่อเรื่อง
  • ปรับตัวแบ่งหน้า
  • แก้ไขระยะขอบในกล่องแสดงตัวอย่าง

จัดรูปแบบหน้าและพิมพ์ใน Excel 2016

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบหน้าและการพิมพ์สเปรดชีตใน Excel 2016:

เข้าถึงหน้าต่างการพิมพ์

1. เลือก แท็บ ไฟล์ มุมมองหลังเวทีจะปรากฏขึ้น

2. เลือกพิมพ์ หน้าต่างพิมพ์จะปรากฏขึ้น

หน้าต่างการพิมพ์

พิมพ์สเปรดชีต

1. ไปที่หน้าต่าง Print จากนั้นเลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ

2. ป้อนจำนวนสำเนาที่คุณต้องการพิมพ์

3. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมหากจำเป็น

4. คลิกพิมพ์

เลือกพื้นที่การพิมพ์

ก่อนที่จะพิมพ์สเปรดชีต Excel สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการพิมพ์ เช่น หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในสมุดงาน คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะพิมพ์ทั้งแผ่นงานหรือเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ คุณอาจต้องการพิมพ์เฉพาะเนื้อหาที่เลือกจากสเปรดชีต

พิมพ์แผ่นงานปัจจุบัน

แผ่นงานจะถือว่าใช้งานอยู่เมื่อเลือก

1. เลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการพิมพ์ หากต้องการพิมพ์หลายแผ่นงาน ให้คลิกแผ่นงานแรก กด ปุ่ม Ctrlบนคีย์บอร์ดค้างไว้ จากนั้นคลิกแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการเลือก

2. ไปที่หน้าต่างการพิมพ์

3. เลือกพิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ จาก เมนูแบบเลื่อนลงช่วงการพิมพ์

4. คลิก ปุ่ม พิมพ์

พิมพ์สมุดงานทั้งหมด

1. ไปที่หน้าต่างการพิมพ์

2. เลือก พิมพ์สมุด งานทั้งหมด จาก เมนูแบบเลื่อนลงช่วงการพิมพ์

3. คลิกปุ่มพิมพ์

พิมพ์ส่วนที่เลือก

ในตัวอย่างของเรา เราจะพิมพ์บันทึกสำหรับพนักงานขาย 40 อันดับแรกในสเปรดชีตกลาง

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพิมพ์

2. ไปที่หน้าต่างการพิมพ์

3. เลือกPrint Selection จาก เมนูแบบเลื่อนลงPrint Range

4. ตัว เลือกการแสดงตัวอย่างของคุณจะปรากฏใน หน้าต่าง แสดงตัวอย่าง

5. คลิก ปุ่ม พิมพ์เพื่อพิมพ์ส่วนที่เลือก

6. หากต้องการ คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ล่วงหน้าเพื่อให้เห็นภาพว่าเซลล์ใดจะถูกพิมพ์ในขณะที่คุณทำงานใน Excel เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการพิมพ์ คลิกแท็ บ เค้าโครงหน้าเลือก คำสั่ง พื้นที่พิมพ์จากนั้นเลือกตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ โปรดทราบว่าถ้าคุณต้องการพิมพ์ทั้งสเปรดชีต คุณจะต้องล้างพื้นที่พิมพ์

ปรับเนื้อหา

บางครั้ง คุณต้องทำการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยจากกล่องพิมพ์เพื่อให้เนื้อหาสเปรดชีตพอดีกับหน้าที่พิมพ์ หน้าต่างพิมพ์มีเครื่องมือหลายอย่างเพื่อช่วยปรับขนาดเนื้อหาของสเปรดชีตของคุณ เช่น มาตราส่วนและระยะขอบหน้า

เปลี่ยนการวางแนวหน้าพิมพ์ (แนวตั้ง/แนวนอน)

Excel 2016 มีตัวเลือกการวางแนวหน้าสองตัวเลือก: แนวนอนและแนวตั้ง แนวนอนจะปรับทิศทางของหน้าในแนวนอน ในขณะที่แนวตั้งจะปรับทิศทางของหน้าในแนวตั้ง ในตัวอย่างนี้ เราจะตั้งค่าการวางแนวแนวนอน

1. ไปที่ หน้าต่าง การพิมพ์

2. เลือกการวางแนวที่ต้องการจากเมนู แบบเลื่อนลง การวางแนวหน้า ในตัวอย่าง เราจะเลือกLandscape Orientation

3. การวางแนวหน้า ใหม่จะแสดงใน กล่อง แสดงตัวอย่าง

ปรับแต่งเนื้อหาก่อนพิมพ์

หากเนื้อหาบางส่วนของคุณถูกตัดออกโดยเครื่องพิมพ์ คุณสามารถใช้การปรับขนาดเพื่อลดขนาดสเปรดชีตลงในหน้าได้โดยอัตโนมัติ

1. ไปที่ หน้าต่าง การพิมพ์ ในตัวอย่าง เราเห็นใน กรอบ แสดงตัวอย่างว่าเนื้อหาสเปรดชีตจะถูกตัดออกเมื่อพิมพ์

2. เลือกตัวเลือกที่ต้องการจากเมนู แบบเลื่อนลง Scaling ในตัวอย่าง เราจะเลือก Fit All Columns on One Page

3. สเปรดชีตจะถูกยุบให้ปรากฏบนหน้าเดียว

• โปรดทราบว่าสเปรดชีตจะอ่านได้ยากขึ้นเนื่องจากมีการลดขนาดลง ดังนั้นคุณอาจไม่ต้องการใช้ตัวเลือกนี้เมื่อพิมพ์สเปรดชีตที่มีข้อมูลจำนวนมาก ในตัวอย่าง เราจะเปลี่ยนการตั้งค่าการปรับขนาดเป็นNo Scaling

ใช้คำสั่งพิมพ์ชื่อเรื่อง

หากสเปรดชีตของคุณใช้ส่วนหัวของส่วน สิ่งสำคัญคือต้องรวมส่วนหัวไว้ในแต่ละหน้าของสเปรดชีตที่พิมพ์ การอ่านสเปรดชีตที่พิมพ์ออกมาจะเป็นเรื่องยากหากชื่อเรื่องปรากฏเฉพาะในหน้าแรกเท่านั้น คำสั่งPrint Titlesช่วยให้คุณสามารถเลือกแถวและคอลัมน์เฉพาะที่ปรากฏในแต่ละหน้าได้

1. คลิก แท็บ Page Layoutบนแถบเครื่องมือ Ribbon จากนั้นเลือกคำ สั่ง Print Titles

2. กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษจะปรากฏขึ้น จากที่นี่ คุณสามารถเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ซ้ำกันในแต่ละหน้าได้ ในตัวอย่าง เราจะทำซ้ำแถวแรก

3. คลิก ปุ่ม ยุบกล่องโต้ตอบถัดจากฟิลด์แถวที่จะทำซ้ำที่ด้านบน :

4. เคอร์เซอร์จะกลายเป็นลูกศรเลือกขนาดเล็กและ กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษจะยุบลง เลือกแถวที่คุณต้องการทำซ้ำที่ด้านบนของหน้าที่พิมพ์แต่ละหน้า ในตัวอย่าง เราจะเลือกแถวที่ 1

5. แถวที่ 1 จะถูกเพิ่มในแถวเพื่อทำซ้ำที่ด้านบน : คลิก ปุ่มยุบ กล่องโต้ตอบ

6. กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษจะขยายออก หากต้องการทำซ้ำคอลัมน์ ให้ใช้ขั้นตอนเดียวกับที่แสดงในขั้นตอนที่ 4 และ 5 ในตัวอย่าง เราเลือกที่จะทำซ้ำแถว 1 และคอลัมน์ A

7. เมื่อคุณพอใจกับสิ่งที่คุณเลือกแล้วคลิกตกลง

8. ในตัวอย่าง แถวที่ 1 ปรากฏที่ด้านบนของแต่ละหน้า และคอลัมน์ A ปรากฏที่ด้านซ้ายของแต่ละหน้า

ปรับตัวแบ่งหน้า

1. คลิก คำสั่ง Page Break Preview เพื่อเปลี่ยนเป็น มุมมองPage Break

2. เส้นประแนวตั้งและแนวนอนแสดงถึงจุดแบ่งหน้า คลิกและลากบรรทัดใดบรรทัดหนึ่งเหล่านี้เพื่อปรับตัวแบ่งหน้า

3. ในตัวอย่างนี้ เราวางตัวแบ่งหน้าแนวนอนระหว่างแถวที่ 21 และ 22

4. ในตัวอย่าง ขณะนี้หน้าทั้งหมดแสดงจำนวนแถวเท่ากันเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงตัวแบ่งหน้า

แก้ไขระยะขอบในกล่องแสดงตัวอย่าง

ขอบคือช่องว่างระหว่างเนื้อหาและขอบของหน้า บางครั้ง คุณจำเป็นต้องปรับระยะขอบเพื่อทำให้ข้อมูลที่แสดงอ่านง่ายขึ้น คุณสามารถแก้ไขระยะขอบหน้าได้จากบานหน้าต่างพิมพ์

1. ไปที่ บานหน้าต่าง การพิมพ์

2. เลือกขนาดระยะขอบที่ต้องการจาก เมนูแบบเลื่อนลง Page Margins ในตัวอย่าง เราเลือกNarrow Margins

3. ระยะขอบ ใหม่จะปรากฏใน กล่อง แสดงตัวอย่าง

4. คุณสามารถปรับระยะขอบได้ด้วยตนเองโดยคลิกปุ่มแสดงระยะขอบที่มุมขวาล่าง จากนั้นลากเส้นระยะขอบใน หน้าต่าง แสดงตัวอย่าง

อ้างถึงบทความเพิ่มเติมบางส่วน:

• สรุปแป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Microsoft Excel 2016-P1
• คำแนะนำในการติดตั้งและใช้งาน Office 2016
• วิธีติดตั้งเฉพาะ Word และ Excel ในชุด Office 2016

ขอให้สนุก!