Excel 2016 - บทที่ 5: แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับเซลล์และช่วง

• คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Excel 2016 (ตอนที่ 1): ทำความคุ้นเคยกับ Microsoft Excel
• คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Excel 2016 (ส่วนที่ 2): เรียนรู้เกี่ยวกับ OneDrive
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Excel 2016 (ส่วนที่ 3): วิธีสร้างสเปรดชีตใหม่และเปิดสเปรดชีตที่มีอยู่
• คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Excel 2016 (ตอนที่ 4): วิธีจัดเก็บและแชร์สเปรดชีต

ใน Excel เซลล์และช่วงเป็นแนวคิดที่สำคัญเนื่องจากนี่คือฟังก์ชันหลักของสเปรดชีต เมื่อจัดการและทำงานกับ Excel โดยทั่วไปและโดยเฉพาะ Excel 2016 คุณจะอดไม่ได้ที่จะรู้เกี่ยวกับเซลล์ (เซลล์) และสเปรดชีต (สมุดงาน)

สารบัญของบทความ

• ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเซลล์และช่วง
  • เรียนรู้เกี่ยวกับเซลล์ใน Excel
  • เลือกเซลล์
  • เลือกช่วงของเซลล์
• ชนิดเนื้อหาในเซลล์ Excel
  • ใส่เนื้อหา
  • ลบเนื้อหาของเซลล์
  • ลบเซลล์
  • คัดลอกและวางเนื้อหาของเซลล์
  • เข้าถึงตัวเลือกการวางมากมาย
  • ตัดและวางเนื้อหาของเซลล์
  • ลากและวางเซลล์
  • ใช้ฟังก์ชันตัวจัดการการเติม
  • ดำเนินการต่อตามลำดับด้วยจุดจับเติม

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเซลล์และช่วง

เมื่อใดก็ตาม ที่ คุณทำงาน กับExcel คุณจะต้องป้อนข้อมูลหรือเนื้อหาลงในเซลล์ เซลล์คือองค์ประกอบพื้นฐานของสเปรดชีต คุณจะต้องเรียนรู้พื้นฐานของเซลล์และเนื้อหาของเซลล์เพื่อคำนวณ วิเคราะห์ และจัดระเบียบข้อมูลใน Excel

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับงานพื้นฐานเมื่อทำงานกับเซลล์และช่วงใน Excel 2016 :

เรียนรู้เกี่ยวกับเซลล์ใน Excel

สเปรดชีตทุกอันประกอบด้วยสี่เหลี่ยมหลายพันรูปที่เรียกว่าเซลล์ เซลล์คือจุดตัดของแถวและคอลัมน์หรืออีกนัยหนึ่งคือจุดที่แถวและคอลัมน์ตัดกัน

คอลัมน์จะถูกระบุด้วยตัวอักษร ( A, B, C ) ในขณะที่แถวจะถูกระบุด้วยตัวเลข ( 1, 2, 3 ) แต่ละเซลล์มีชื่อของตัวเอง-หรือที่อยู่ของเซลล์ตามคอลัมน์และแถว ในตัวอย่างด้านล่าง เซลล์ที่เลือกจะตัดกันคอลัมน์ C และแถวที่ 5 ดังนั้นที่อยู่ของเซลล์จึงเป็นC5

โปรดทราบว่าที่อยู่ของเซลล์จะปรากฏในกล่องชื่อที่มุมซ้ายบนด้วย และส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ของเซลล์จะถูกเน้นเมื่อเลือกเซลล์

คุณยังสามารถเลือกหลายเซลล์พร้อมกันได้ กลุ่มของเซลล์ที่เลือกเรียกว่าช่วง แทนที่จะใช้ที่อยู่เซลล์เดียว คุณจะอ้างอิงถึงช่วงของเซลล์โดยใช้ที่อยู่เซลล์แรกและสุดท้ายในช่วงเซลล์ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายทวิภาค ตัวอย่างเช่น ช่วงเซลล์ที่มีเซลล์ A1, A2, A3, A4 และ A5 จะถูกเขียนเป็นA1:A5 ดูช่วงเซลล์ต่างๆ ด้านล่าง:

• ช่วงของเซลล์A1:A8

• ช่วงของเซลล์A1:F1

• ช่วงของเซลล์A1:F8

• หากคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณมีป้ายกำกับเป็นตัวเลขแทนที่จะเป็นตัวอักษร คุณจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการอ้างอิงเริ่มต้นสำหรับ Excel

เลือกเซลล์

หากต้องการป้อนหรือแก้ไขเนื้อหาเซลล์ คุณต้องเลือกเซลล์ก่อน

1. คลิกเซลล์เพื่อเลือก ในตัวอย่าง เราเลือกเซลล์ D9

2. เส้นขอบจะปรากฏขึ้นรอบๆ เซลล์ที่เลือก และส่วนหัวของคอลัมน์และแถวจะถูกเน้น เซลล์จะยังคงถูกเลือกอยู่จนกว่าคุณจะคลิกเซลล์อื่นในสเปรดชีต

• นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกเซลล์โดยใช้ปุ่มลูกศรบนคีย์บอร์ด ได้อีกด้วย

เลือกช่วงของเซลล์

บางครั้งคุณอาจต้องการเลือกกลุ่มเซลล์ที่ใหญ่ขึ้นหรือช่วงของเซลล์

1. คลิกและลากเมาส์จนกระทั่งเซลล์ทั้งหมดที่อยู่ถัดจากที่คุณต้องการเลือกถูกเน้น ในตัวอย่าง เราเลือกช่วงเซลล์B5: C18

2. ปล่อยเมาส์เพื่อเลือกช่วงที่ต้องการ เซลล์ต่างๆ จะยังคงถูกเลือกอยู่จนกว่าคุณจะคลิกเซลล์อื่นในสเปรดชีต

ชนิดเนื้อหาในเซลล์ Excel

ข้อมูลใดๆ ที่คุณป้อนลงในสเปรดชีตจะถูกจัดเก็บไว้ในเซลล์ แต่ละเซลล์สามารถมีเนื้อหาประเภทต่างๆ ได้ รวมถึงข้อความ การจัดรูปแบบ สูตร และฟังก์ชัน

• ข้อความ : เซลล์สามารถมีข้อความ เช่น ตัวอักษร ตัวเลข และวันที่

• การจัดรูปแบบคุณลักษณะ : เซลล์สามารถมีคุณลักษณะการจัดรูปแบบที่เปลี่ยนวิธีการแสดงตัวอักษร ตัวเลข และวันที่ ตัวอย่างเช่น เปอร์เซ็นต์อาจปรากฏเป็น 0.15 หรือ 15% คุณยังสามารถเปลี่ยนสีข้อความหรือพื้นหลังของเซลล์ได้อีกด้วย

• สูตรและฟังก์ชัน : เซลล์สามารถมีสูตรและฟังก์ชันที่คำนวณค่าของเซลล์ ในตัวอย่างSUM (B2:B8)จะเพิ่มค่าของแต่ละเซลล์ในช่วงB2:B8และแสดงผลรวมในเซลล์B9

ใส่เนื้อหา

1. คลิกเซลล์เพื่อเลือก ในตัวอย่าง เราเลือกเซลล์ F9

2. พิมพ์บางอย่างลงในเซลล์ที่เลือก จากนั้นกดEnterบนแป้นพิมพ์ เนื้อหาจะปรากฏในเซลล์และแถบสูตร คุณยังสามารถป้อนและแก้ไขเนื้อหาเซลล์ในแถบสูตรได้

ลบเนื้อหาของเซลล์

1. เลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการลบ ในตัวอย่าง เราเลือกช่วงเซลล์A10: H10

2. เลือก คำ สั่งClearบนแท็บ Home จากนั้นคลิกClear Contents

3. เนื้อหาของเซลล์จะถูกลบ

• นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ ปุ่ม Deleteบนแป้นพิมพ์เพื่อลบเนื้อหาจากหลายเซลล์พร้อมกันได้ ปุ่มBackspaceจะลบเนื้อหาออกจากเซลล์ทีละเซลล์เท่านั้น

ลบเซลล์

มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการลบเนื้อหาของเซลล์และการลบเซลล์เอง หากคุณลบทั้งเซลล์ เซลล์ที่อยู่ด้านล่างจะย้ายเพื่อ เติมช่องว่างและ แทนที่เซลล์ที่ถูกลบ

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบ ในตัวอย่าง เราจะเลือกช่วงเซลล์A10: H10

2. เลือก คำสั่ง Deleteจาก แท็บ Homeบน Ribbon

3. เซลล์ด้านล่างจะเปลี่ยนและเติมช่องว่าง

คัดลอกและวางเนื้อหาของเซลล์

Excel 2016ช่วยให้คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาที่ป้อนลงในสเปรดชีตและวางลงในเซลล์อื่น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก ในตัวอย่าง เราเลือกช่วงของเซลล์F9

2. คลิกคำสั่ง Copy บนแท็บHome หรือกดCtrl + Cบนแป้นพิมพ์

3. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางเนื้อหา ในตัวอย่าง เราเลือกF12: F17 เซลล์ที่คัดลอกจะมีเซลล์ล้อมรอบด้วยเส้นประ

4. คลิกคำสั่งวางบนแท็ บ หน้าแรกหรือกดCtrl + Vบนแป้นพิมพ์

5. เนื้อหาจะถูกวางลงในเซลล์ที่เลือก

เข้าถึงตัวเลือกการวางมากมาย

คุณยังสามารถเข้าถึงตัวเลือกการวางเพิ่มเติมได้ ซึ่งสะดวกอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับเซลล์ที่มีสูตรหรือการจัดรูปแบบ เพียงคลิกลูกศรดรอปดาวน์บน คำสั่ง วางเพื่อดูตัวเลือกเหล่านี้

แทนที่จะเลือกคำสั่งจากแถบเครื่องมือ Ribbon คุณสามารถเข้าถึงคำสั่งได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกขวา เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ จากนั้นคลิกขวา เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นโดยคุณจะพบคำสั่งเดียวกันบน Ribbon

ตัดและวางเนื้อหาของเซลล์

แตกต่างจากการคัดลอกและวางซึ่งจะทำซ้ำเนื้อหาของเซลล์ การตัดทำให้คุณสามารถย้ายเนื้อหาระหว่างเซลล์ได้

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการครอบตัด ในตัวอย่าง เราเลือกช่วงเซลล์G5: G6

2. คลิกขวาและเลือกคำสั่งCut หรือคุณสามารถใช้คำสั่งบน แท็บ หน้าแรกหรือกดCtrl + Xบนแป้นพิมพ์

3. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางเนื้อหา ในตัวอย่าง เราเลือกF10: F11 เซลล์ที่ครอบตัดจะมีกล่องล้อมรอบด้วยเส้นประ

4. คลิกขวาและเลือก คำ สั่งวาง หรือคุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บหน้าแรกหรือกดCtrl + Vบนแป้นพิมพ์

5. เนื้อหาที่ตัดจะถูกแยกออกจากเซลล์ต้นฉบับและวางลงในเซลล์ที่เลือก

ลากและวางเซลล์

แทนที่จะตัด คัดลอก และวาง คุณสามารถลากและวางเซลล์เพื่อย้ายเนื้อหาได้

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการย้ายเนื้อหาไป ในตัวอย่าง เราเลือกช่วงH4: H12

2. เลื่อนเมาส์ไปที่ขอบของเซลล์ที่เลือกจนกว่าตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นตัวชี้ที่มีลูกศรสี่ลูก ( ดังที่แสดงด้านล่าง )

3. คลิกและลากเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ในตัวอย่าง เราย้ายพวกมันไปยังช่วงเซลล์G4: G12

4. ปล่อยเมาส์ เซลล์จะถูกวางในตำแหน่งที่เลือก

ใช้ฟังก์ชันตัวจัดการการเติม

หากคุณกำลังคัดลอกเนื้อหาเซลล์ไปยังเซลล์ข้างเคียงในแถวหรือคอลัมน์เดียวกัน การใช้ ฟังก์ชัน ตัวจับการเติมเป็นทางเลือกที่มีประโยชน์ในการคัดลอกและวางคำสั่ง

1. เลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เพื่อให้จุดจับเติมปรากฏขึ้น (เครื่องหมายบวกสีดำตัวหนา)

2. คลิกและลากที่จับเติมจนกระทั่งเลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการเติม ในตัวอย่าง เราเลือกช่วงG13: G17

3. ปล่อยเมาส์เพื่อเติมเซลล์ที่เลือก

ดำเนินการต่อตามลำดับด้วยจุดจับเติม

ที่จับเติมสามารถใช้เพื่อดำเนินการลำดับต่อไปได้ เมื่อใดก็ตามที่เนื้อหาของแถวหรือคอลัมน์เรียงตามลำดับ เช่น ตัวเลข ( 1, 2, 3 ) หรือวัน ( วันจันทร์ วันอังคาร วันพุธ ) ฟังก์ชันตัวจัดการการเติมสามารถเดาได้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไปในชุดข้อมูล ในกรณีส่วนใหญ่ คุณต้องเลือกหลายเซลล์ก่อนใช้จุดจับเติมเพื่อช่วย Excel ระบุคำสั่งซื้อจำนวนมาก ลองดูตัวอย่างด้านล่าง:

1. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีชุดข้อมูลที่คุณต้องการดำเนินการต่อ ในตัวอย่าง เราจะเลือกE4: G4

2. คลิกและลากที่จับเพื่อดำเนินการต่อในลำดับ

3. ปล่อยเมาส์ หาก Excel เข้าใจสตริง สตริงนั้นจะดำเนินการต่อในเซลล์ที่เลือก ในตัวอย่าง Excel ได้เพิ่มส่วนที่ 4, ส่วนที่ 5 และส่วนที่ 6 เป็น H4: J4

บทเรียนถัดไป: Excel 2016 - บทที่ 6: เปลี่ยนขนาดของคอลัมน์ แถว และเซลล์

ขอให้สนุก!