Mẫu Outlook: Tạo mẫu email và cuộc họp trong Office 365, 2019 và 2016 cho PC và MAC

Cập nhật lần cuối: Tháng 10 năm 2019.

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi vừa nhận được cho một độc giả:

Xin chào, tôi là một đại lý du lịch và muốn xác định một mẫu email tùy chỉnh để trả lời các email mà khách hàng của tôi gửi cho tôi. Tôi cũng muốn tăng tốc quá trình lên lịch cuộc hẹn của mình và có một mẫu mà tôi có thể sử dụng để tạo nhanh các cuộc hẹn và cuộc họp. Nếu nó hữu ích, tôi đang sử dụng Outlook 365. Cảm ơn bạn trước vì bất kỳ sự trợ giúp nào bạn có thể cung cấp.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Chúng ta bắt đầu ;-):

Mẫu email Outlook

Việc thiết lập các thông báo email được xác định trước khá đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập và định dạng một email, sau đó lưu nó làm mẫu để sử dụng trong tương lai.

Lưu ý: để đơn giản hơn, trong bài đăng này, tôi sẽ sử dụng các ví dụ về mẫu cuộc họp và thông báo đơn giản, tuy nhiên bạn có thể muốn xem xét xác định các biểu mẫu người dùng có thể điền phức tạp hơn cho Outlook .

Làm theo các bước sau để tạo các mẫu email Outlook :

1. Mở Outlook.
2. Nhấn Email mới.
3. Nhập chủ đề email của bạn.
4. Nhập văn bản email của bạn. Đây là một ví dụ đơn giản:

1. Chèn chữ ký của bạn (nếu cần).
2. Bây giờ, bạn sẽ cần lưu email của mình dưới dạng tệp mẫu Outlook (với phần mở rộng oft) để sử dụng lại.
3. Tiếp tục và nhấn File.
4. Bây giờ nhấn Save As và cung cấp tên tệp; trong ví dụ đơn giản của chúng tôi, nó sẽ là: “Đơn Đăng ký Nói được Phê duyệt”.
5. Lưu email dưới dạng mẫu, đừng quên đặt loại tệp là .oft như hình dưới đây.

1. Nhấn Lưu.
2. Đóng tin nhắn.
3. Nếu được nhắc, hãy nhấn Lưu tất cả thay đổi.

Gửi email dựa trên mẫu

Việc sử dụng lại các mẫu hiện có của bạn cũng khá đơn giản:

1. Mở Outlook.
2. Đánh các mục mới.
3. Bây giờ hãy chọn mục Khác.
4. Chọn Chọn biểu mẫu.
5. Bây giờ bạn sẽ cần chọn vị trí lưu trữ mẫu mà bạn vừa tạo ở bước trước. Chọn Mẫu người dùng trong vị trí Hệ thống tệp và chọn mục nhập “" Ứng dụng phát biểu được phê duyệt "như hình dưới đây

1. Nhấn Mở.
2. Xác định người nhận email của bạn trong hộp Tới và CC; xác định bản sao carbon đen (BCC) nếu cần.
3. Gửi email của bạn.

Mẫu lời mời họp trong Outlook

Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng lại các định dạng được xác định trước cho cuộc họp và cuộc hẹn của mình.

Chỉ cần tiếp tục và xác định stencil cuộc họp của bạn và lưu nó dưới dạng tệp .otf; sau đó gửi yêu cầu của bạn đến những người tham dự cuộc họp.

Chỉnh sửa tin nhắn và mẫu cuộc hẹn của bạn

Đôi khi, bạn có thể cần sửa đổi biểu mẫu / mẫu Outlook của mình.

Để làm điều đó, vui lòng tiến hành như sau:

1. Mở tệp biểu mẫu của bạn như được hiển thị ở trên trong phần Sử dụng lại mẫu.
2. Thực hiện các thay đổi cần thiết.
3. Nhấn vào Tệp, sau đó nhấn Lưu dưới dạng và sau đó lưu tệp của bạn bằng một tên khác.

Các mẫu được lưu ở đâu?

Một số độc giả đã hỏi chúng tôi về đường dẫn tệp nào mà Outlook thường lưu trữ tất cả các giấy nến tùy chỉnh.

Theo mặc định, vị trí nằm trong tài khoản người dùng của bạn. Trong Windows 10/8 hoặc 7, nó sẽ là: C \: users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Rõ ràng là bạn có thể lưu trữ các tệp của mình ở các vị trí khác nhau trong hệ điều hành Windows PC.

Mẹo: Nếu bạn không chắc chắn về vị trí chính xác, bạn có thể chạy tìm kiếm tệp .oft của Windows.

Mẫu email cho macOS

Xác định định dạng tùy chỉnh của bạn

Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho macOS và muốn xác định các định dạng mẫu tùy chỉnh của riêng mình, hãy tiến hành như sau:

1. Mở Outlook
2. Nhấn Thư mới
3. Viết văn bản email của bạn.
4. Từ thanh phía trên, nhấn Lưu dưới dạng Mẫu…
5. Sau đó, chọn thư mục mẫu của bạn và nhấn Lưu.

Gửi tin nhắn dựa trên mẫu trên macOS

Sau khi lưu email tùy chỉnh của bạn, bạn có thể tiếp tục và sử dụng lại nó để tăng tốc công việc của mình. Vui lòng làm theo các hướng dẫn sau:

1. Mở Outlook.
2. Từ thanh trên, nhấn Tệp
3. Nhấn Mới và chọn Mới Từ Mẫu
4. Thư mục mẫu của bạn sẽ mở ra, lưu ý rằng không giống như Windows, macOS lưu trữ các mẫu của bạn dưới dạng tệp .emltpl.
5. Chọn mẫu email của bạn và nhấn OK .
6. Hoàn thành người nhận email của bạn nếu cần.
7. Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, hãy tiếp tục và gửi tin nhắn của bạn.

Lưu ý: Outlook trên macOS không hỗ trợ các mẫu cuộc hẹn và cuộc họp