Làm cách nào để gửi thư phản hồi tự động định kỳ trong Outlook 2019/365/2016 khi không có mặt tại văn phòng?

Cập nhật lần cuối: Tháng 10 năm 2019

Khả năng áp dụng: Office 365/2019, 2016, 2013. Windows và macOS.

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi nhận được từ Dorothy:

Xin chào! tôi làm việc như một đại lý du lịch và sự sẵn sàng của tôi là điều tối quan trọng đối với khách hàng của tôi. Thỉnh thoảng, tôi vắng mặt tại văn phòng do đi nghỉ và tôi muốn đảm bảo khách hàng của mình nhận thức được điều đó và mọi thứ không bị rơi qua các vết nứt. Trước đây, tôi đã từng làm việc cho một công ty và tôi nhớ rằng có một mẹo nhỏ để đặt một bộ trả lời tự động ở văn phòng ở đó. Bây giờ tôi làm việc tại nhà và sử dụng Outlook.com và Gmail trên Microsoft Outlook 2019, có cách nào để thiết lập quy tắc ngoài văn phòng để thông báo cho người khác rằng tôi đi vắng không?

Cảm ơn câu hỏi hay của bạn và chúc may mắn với công việc kinh doanh mới của bạn.

Bạn có thể dễ dàng xác định văn bản trả lời tự động khi ra khỏi văn phòng bằng Quy tắc. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thực hiện điều đó trong Windows và sau đó là macOS. Người đọc có thể thực hiện điều này để Outlook tự động trả lời trong trường hợp họ đi nghỉ hoặc bất kỳ trường hợp nghỉ phép nào khác.

Để hoàn thiện, chúng tôi đã thêm một phần ngắn về cách sử dụng Outlook trên Exchange để gửi trả lời OOTO.

Đặt trả lời tự động trên Windows

Sử dụng quy tắc

Nếu bạn đang sử dụng Gmail hoặc Hotmail / Outlook.com trên Outlook, bạn sẽ cần sử dụng Quy tắc để thiết lập trả lời tự động của mình.

Vui lòng tiến hành như sau:

• Mở Outlook.
• Trước hết, hãy xác định một mẫu thư Outlook sẽ được gửi khi vắng mặt. Bài đăng này có tất cả thông tin bạn cần để thiết lập mẫu của mình.
• Tiếp theo, trong tab Email, nhấn vào nút Quy tắc.
• Chọn Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
• Trình hướng dẫn Quy tắc sẽ mở ra.
• Nhấn nút Quy tắc mới…
• Sau đó, chọn Áp dụng quy tắc cho các email tôi nhận được .

• Nhấn Tiếp theo.
• Chỉ định là bạn muốn áp dụng quy tắc này ngoài quy tắc văn phòng cho các email cụ thể.
• Nhấn Tiếp theo nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho tất cả các thư đến.
• Bây giờ, hãy kiểm tra Trả lời bằng quy tắc mẫu cụ thể.
• Trong ngăn dưới, nhấn vào liên kết mẫu cụ thể.

• Duyệt qua máy tính của bạn để tìm mẫu email bạn đã xác định trong bước đầu tiên của hướng dẫn này.
• Lưu ý: Các mẫu được lưu dưới dạng tệp tin.

• Sau khi tìm thấy mẫu của bạn, hãy đánh dấu nó và nhấn Mở.
• Nhấn Tiếp theo.
• Xác định bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc của bạn nếu cần.
• Nhấn Tiếp theo.
• Cung cấp cho quy tắc của bạn một cái tên có ý nghĩa, như được hiển thị bên dưới

• Khi hoàn tất, nhấn Kết thúc.

Hủy kích hoạt các quy tắc

Lưu ý: Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần phải hủy kích hoạt các quy tắc của mình khi trở về sau kỳ nghỉ hoặc nghỉ phép; nếu không thì các email tự động của bạn sẽ tiếp tục được gửi đi.

Nếu bạn muốn tắt trả lời của mình, hãy tiến hành như sau:

• Mở Outlook
• Quy tắc truy cập
• Nhấn Quản lý quy tắc và cảnh báo
• Bỏ chọn bất kỳ quy tắc nào mà bạn muốn hủy kích hoạt.

• Khi hoàn tất, nhấn Áp dụng.

Sử dụng Exchange

Nếu công ty của bạn đang sử dụng Exchange Server, thì quá trình cấu hình rất đơn giản:

• Mở Outlook.
• Nhấn vào Tệp.
• Bây giờ, hãy nhấn vào nút Trả lời tự động (lưu ý rằng bạn sẽ cần phải kết nối với Exchange để thiết lập chúng).
• Bây giờ hãy xác định trả lời tự động của bạn cho những người gửi bên trong tổ chức của bạn.
• Nhấn OK khi hoàn tất.

Trả lời vắng mặt trên MAC

Nếu bạn đang sử dụng macOS thì quá trình này khá đơn giản, đây là các bước:

1. Mở Outlook cho macOS
2. Từ thanh trên, điều hướng đến Công cụ và mười chọn Quy tắc.
3. Hộp thoại Quy tắc sẽ mở ra.
4. Nếu bạn đang sử dụng Gmail hoặc Outlook.com/Hotmail, hãy đánh dấu IMAP ở phía bên tay trái của bạn.
5. Nhấn vào dấu + ở cuối hộp thoại.
6. Xác định tên Quy tắc của bạn:

1. Trong phần Thực hiện theo sau, chọn Trả lời và sau đó nhấn nút Trả lời Văn bản… .
2. Bây giờ hãy tiếp tục và xác định văn bản trả lời vắng mặt của bạn như được hiển thị bên dưới

1. Khi hoàn tất, nhấn OK .
2. Đánh dấu vào các hộp “ Không áp dụng ” và “ Đã bật ” và nhấn OK . Sau khi trở về sau kỳ nghỉ của bạn, hãy nhớ bỏ chọn nút Đã bật để hủy kích hoạt quy tắc.
3. Hộp thoại quy tắc của bạn sẽ trông như sau. Mọi email đến sẽ được Outlook tự động trả lời.

Thêm câu hỏi của người đọc

Nhiều thư trả lời tự động cho một hộp thư

Chúng tôi đã được hỏi liệu bạn có thể đặt những người trả lời tự động khác nhau tùy theo người đã gửi tin nhắn hay không. Điều đó có thể xảy ra, vì Trình hướng dẫn quy tắc Outlook cho phép bạn điều chỉnh thư email của mình bằng một số tham số:

• bởi mọi người,
• cho dù bạn đang ở TO hay CC,
• cho dù bạn là người nhận duy nhất
• Cho dù các từ cụ thể hiển thị trong chủ đề hay nội dung
• Theo tầm quan trọng của email

Để sử dụng nhiều câu trả lời, tất cả những gì bạn cần làm là xây dựng các quy tắc khác nhau và sau đó chỉ định các mẫu trả lời Outlook khác nhau cho từng câu trả lời.

Làm cách nào để biết liệu thư trả lời tự động của tôi đã được gửi hay chưa?

Câu hỏi hay, bạn sẽ thấy các câu trả lời của mình hiển thị dưới dạng các mục nhập trong thư mục các mục đã gửi trong Outlook của bạn

Nó có hoạt động khi PC của tôi tắt không?

Đây là một câu hỏi rất quan trọng - câu trả lời là các quy tắc bạn đang xác định trong Outlook chỉ là ứng dụng khách, có nghĩa là chúng sẽ chỉ chạy khi Outlook đang chạy. Đây không phải là trường hợp nếu bạn đang sử dụng trả lời tự động trên Outlook trên Exchange.

Thay vào đó, tôi có thể thiết lập Tự động chuyển tiếp không?

Khi vào PTO / kỳ nghỉ / ngày lễ hoặc trong khi đi du lịch, bạn có thể chọn tự động chuyển tiếp email của mình cho người khác để họ có thể trả lời. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Quy tắc để xác định một quy tắc cụ thể để xử lý điều đó.

Tôi có thể thêm ảnh vào tin nhắn trả lời tự động của mình không?

Trên Windows, bạn có thể thêm thông tin đa dạng thức vào câu trả lời của mình, có thể là liên kết, hình ảnh và thậm chí cả ảnh gif động. Bạn cũng có thể thêm chữ ký của mình vào tất cả các email gửi đi.

Trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng cho chúng tôi biết. Hy vọng nó giúp!