Làm cách nào để lên lịch và gửi các yêu cầu cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn lặp lại trong Outlook 2019/365?

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi nhận được từ Donna:

Xin chào! vừa được bổ nhiệm làm giám đốc dự án tại công ty của tôi, vì vậy tôi hiện đang sống trong Outlook :-)… Một trong những điều đầu tiên tôi cần làm là thiết lập chuỗi cuộc họp liên tục với nhiều bên liên quan của dự án. Đó có thể là một đối một, các cuộc họp nhóm. Rất vui khi nhận được một số phím tắt về cách bắt đầu lập lịch cho những lần lặp lại đó. Trợ giúp được đánh giá cao từ trước. Cảm ơn!

Cảm ơn câu hỏi của bạn và chúc may mắn trong công việc mới của bạn.

Quản lý các cuộc hẹn định kỳ trong Outlook có thể là một nhiệm vụ khó khăn, chúng ta hãy cố gắng chia nhỏ nó bằng một số phương pháp hay nhất để mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Thiết lập lịch dự án của bạn

Đề xuất đầu tiên của tôi là thiết lập một lịch dành riêng cho dự án của bạn, để bạn có thể tổ chức tất cả các cuộc họp liên quan đến dự án ở một nơi duy nhất. Đây là hướng dẫn về cách thêm lịch mới vào Outlook cho cả Windows và MAC.

Lên lịch cho chuỗi cuộc họp định kỳ

Sau khi thiết lập lịch, bạn có thể bắt đầu lên lịch cho chuỗi cuộc họp của mình.

Người dùng Windows

• Đăng nhập vào Outlook và mở lịch của bạn.
• Trong tab trang chủ, hãy nhấn vào chế độ xem Tuần làm việc, điều này sẽ cung cấp chế độ xem lịch chi tiết hơn và dễ sử dụng hơn.
• Bây giờ hãy chọn ngày và giờ cuộc họp của bạn.
• Nhấp chuột phải và nhấn Cuộc họp định kỳ mới (hoặc cuộc hẹn).
• Nếu cần, hãy điều chỉnh ngày giờ cuộc họp / cuộc hẹn của bạn.
• Xác định lặp lại cuộc họp của bạn (Hàng ngày / Hàng tuần, v.v.).
• Xác định phạm vi lặp lại của bạn.

• Khi hoàn tất, nhấn OK .
• Tiếp theo, nhấn nút Tới để chọn địa chỉ email của người nhận từ danh sách liên hệ của bạn hoặc nhập địa chỉ của họ theo cách thủ công.
• Xác định chủ đề mô tả cho cuộc họp của bạn.
• Sử dụng phần Thẻ cuộc họp , ở bên phải dải băng của bạn, để xác định tầm quan trọng và độ nhạy của cuộc họp

• Tiếp theo, xác định địa điểm cuộc họp và chi tiết liên hệ của bạn. Đây có thể là phòng họp hoặc bạn có thể đang sử dụng Skype, Zoom for Outlook hoặc các phương tiện giao tiếp trực tuyến khác.
• Cuối cùng, trong nội dung thư mời họp của bạn, hãy mở rộng các mục tiêu của chuỗi cuộc họp, KPI, v.v. Hãy nhớ xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp của bạn cũng như các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được.
• Khi hoàn tất, hãy nhấn nút Gửi .

Người dùng Mac

Quy trình dành cho người dùng MAC hơi khác một chút và giống với quy trình được sử dụng trong các phiên bản Office cũ hơn:

• Mở Outlook 365/2019 cho MAC.
• Trong giao diện lịch, di chuột đến ngày và giờ cuộc họp / cuộc hẹn được yêu cầu.
• Hộp thoại Cuộc họp của Người tổ chức sẽ mở ra.
• Nhấn nút Tới để xác định những người tham gia cuộc họp của bạn.

• Sau đó xác định chủ đề, địa điểm và thời lượng cuộc họp.

• Trên menu phía trên, nhấn vào nút Lặp lại .
• Hộp thoại sau sẽ xuất hiện:

• Xác định cài đặt cuộc họp / cuộc hẹn nếu cần.
• Sau khi hoàn tất, nhấn OK.
• Trong phần nội dung lời mời họp, hãy cung cấp thêm thông tin nếu cần.
• Khi hoàn tất, nhấn nút Gửi .

Thiết lập yêu cầu cho chuỗi cuộc họp / cuộc hẹn / sự kiện bằng cách sao chép

Bạn có thể tạo một cuộc họp hoặc chuỗi sự kiện, bằng cách sao chép một chuỗi trước đó và điều chỉnh chủ đề, người tham gia và vị trí cuộc họp. Đây là một hướng dẫn sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

Câu hỏi? Vui lòng sử dụng các bình luận bên dưới để cho chúng tôi biết.

Chúc may mắn!