如何在 Access 2016 中過濾數據

有時，您需要查看在 Access 中的一個字段中共享公共值的一組記錄。也許它們都列出了一個特定的城市、某個職位，或者它們都是具有相同成本的產品。Access 始終樂於提供幫助，為此包含了一個特殊工具：過濾器命令。

過濾器使用您的條件並顯示所有匹配的記錄，創建一個僅包含滿足您要求的記錄的迷你表。這就像一個沒有所有工作和計劃的即時查詢。當然，它不像查詢那樣靈活或強大，但是當您尋找相當簡單的答案時，它就是您所需要的。

過濾器工具出現在功能區主頁選項卡的排序和過濾器部分，您可以選擇以下簡單過濾器：

• 篩選

• 選擇

• 按表單高級過濾

• 高級過濾/排序

• 切換過濾器

每種類型的過濾器執行相同的基本功能，但方式略有不同。通過單擊“高級”按鈕找到的高級過濾器/排序選項會打開一個窗口，您實際上可以在其中構建查詢 — 選擇要過濾的表和字段，設置過濾器在查找特定記錄時使用的條件，諸如此類。

過濾器在表、表單和查詢中工作。儘管您可以將過濾器應用於報告，但過濾報告可能是一項艱鉅的任務。當然，如果您想自己嘗試，您在此處閱讀的內容可以應用於該過程。當您使用查詢和表單時，您學到的應用於表格的知識也可以應用。

按字段內容過濾

主過濾器命令使您能夠過濾記錄，以便僅查看滿足特定條件的記錄。例如，假設您想查看居住在特定城市的人們的所有記錄。這是如何做到的：

在您感興趣的表格中，單擊要過濾的字段（在本例中為城市）的字段名稱上的小三角形。

Access 會顯示一個彈出菜單。

不要右鍵單擊列頂部的標題（顯示城市）。在那裡右鍵單擊會顯示一個不同的彈出菜單，其中包含您可以對錶格的該列執行的精彩操作。

根據該字段的條目過濾單個字段。

如果您想從過濾器中省略某些條目，請在彈出菜單中刪除它們的複選標記。

你可以

• 從單個條目中刪除複選標記。

  或者

• 刪除全選複選標記以取消選中所有項目。

取消選中所有內容，以便您可以輕鬆地只檢查那些您想要查看其匹配記錄的條目。選中所有條目後，您會看到所有記錄。

在要用於構建字段過濾器的條目旁邊放置複選標記。

Access 搜索所選字段並僅顯示符合篩選條件的記錄。

單擊確定。

顯示所有符合條件設置的記錄（根據您檢查的項目）。這可能是幾條記錄、一大堆記錄，或者只是一個記錄。

要跳回並查看所有原始（未過濾）記錄，您可以

• 單擊功能區“排序和過濾器”部分中的“切換過濾器”按鈕以刪除最後應用的過濾器。

  或者

• 再次單擊字段名稱的小三角形，然後選擇從字段名稱清除過濾器。

  如果您不記得過濾了哪些字段，可以通過數據表視圖中字段名稱旁邊出現的小漏斗符號告訴他們。

整個表，充滿記錄，返回查看。

按選擇過濾

選擇命令是最容易使用的排序和過濾命令。它假定您找到了一條符合您條件的記錄。使用選擇過濾器很像在人群中抓住某人並大喊：“好吧，這裡的每個人都像這個人一樣，在那裡排隊。”

例如，假設您要查找住在蘭迪斯維爾的所有志願者。您可以通過以下方式使用選擇過濾器：

單擊包含您要匹配的信息的字段。

在本例中，它是 City 字段。

滾動列表，直到找到可作為過濾器適當示例的字段條目。

單擊以選擇您要搜索的值，右鍵單擊包含所選內容的單元格，然後選擇 Equals What。（在本例中，它將是 Equals Landisville。）您也可以選擇單元格，然後單擊主頁選項卡上的選擇按鈕（在排序和過濾器部分）以訪問相同的選項列表。

Access 會立即顯示一個僅包含與您的選擇匹配的記錄的表。

Access 僅顯示與按選擇篩選條件匹配的記錄。

使用完過濾器後，單擊工具欄上的“切換過濾器”按鈕。

您的表格或表單將返回到其常規顯示。

在遊戲的這個階段，您可能想要保存與您的過濾器匹配的所有內容的列表。不幸的是，過濾器的簡單性和易用性現在又回來困擾著您。要永久記錄您的過濾搜索，您必須創建一個查詢。

您還可以使用顯示排序選項和選中字段值列表的過濾器菜單。當您顯示彈出菜單時，取消單擊全選，然後檢查您要查找的值。然後從同一個彈出菜單中選擇文本過濾器。相同的選項列表（等於、不等於、開頭等）顯示為彈出式菜單，您可以在那裡進行選擇。

按表格過濾

您可以通過使用額外的過濾器來剔除不需要的匹配來加強搜索，但這需要大量的額外工作。如需根據多個字段中的值隔離一組記錄的更簡單方法，請嘗試按表單過濾。

按表單過濾使用多個標準來篩選記錄。在某些方面，它就像一個簡單的查詢。它與查詢非常相似，您甚至可以將按表單過濾條件保存為完整的查詢！

例如，假設您需要一份公司所有員工的列表，這些員工在某個部門工作並具有特定的職稱。您可以執行兩個選擇過濾器（在部門和職位字段上，以員工數據庫為例）並寫下每個過濾器的結果以獲取您的列表，或者您可以使用“按表單過濾”僅進行一次搜索並查看所有在一個步驟中滿足您的條件（基於它們在多個表中的條目）的記錄。

要使用按表單過濾，請按照下列步驟操作：

在功能區的主頁選項卡上，單擊排序和篩選部分中的高級按鈕。

出現一個菜單。

從菜單中選擇按表單過濾。

該表格被一行單元格替換，在表格中的每個字段標題下都有一個單元格。

單擊要過濾的第一列的字段名稱下方的空單元格。

如果列位於右側且無法看到，請使用滾動條將其顯示在屏幕上。

向下箭頭跳轉到您單擊的列。

• 通常，Access 會在表中的第一個字段旁邊顯示一個向下箭頭按鈕。

• 如果您之前對錶使用了篩選命令，Access 會將向下箭頭按鈕放在您篩選的最後一個字段中。

  

  按表單過濾提供了一個網格和下拉列表來為每個字段設置條件。

單擊向下箭頭以查看該字段包含的值列表。

下拉列表顯示字段中的所有唯一值。

在值列表中，單擊要在此過濾器中使用的值。

例如，如果您從 City 字段的下拉列表中選擇 Landisville，“Landisville”將移至 City 列。Access 會自動添加引號 — 您必須記住的少一個細節！

要為所選字段添加另一個過濾器選項，請單擊表格左下角的“或”選項卡。

將出現一個新的按表單過濾窗口，讓您添加備用搜索條件。Access 還在顯示屏的左下角提供了一個或選項卡。

按表單過濾命令喜歡回答簡單的問題，例如“向我展示住在蘭開斯特的所有志願者”。它還為更複雜的問題提供了答案，例如“向我顯示在可用天數字段中包含 Th 的所有記錄以及在城市字段中誰擁有 Landisville”，並且它可以輕鬆執行這兩項任務。

提出更複雜的問題（例如“向我展示蘭開斯特所有喜歡籌款的志願者”）需要查詢。

單擊“或”選項卡以進一步定義條件。

對於要過濾的每個附加字段，單擊或選項卡並重複步驟 3 到 6。

在此示例中，要過濾的第二個字段是 VolunteerInfo，並且在該字段的框中輸入了籌款。

當您輸入完過濾器的所有條件後，單擊切換過濾器按鈕。

Access 根據過濾表的兩個字段查找所有喜歡籌款的志願者。

關於按表單過濾的最終想法：

儘管您可以通過將“或”搜索添加到您的心臟內容中來獲得幻想，但跟踪您的創作很快就會變得困難。在你走得太遠之前，提醒自己，當問題變得複雜時，查詢比過濾器更有效。

完成對過濾器的調整後，單擊“切換過濾器”按鈕。那時，您的表將恢復正常（或至少與數據表一樣正常）。

在表單中取消過濾

當您錯誤地輸入標準時，您會怎麼做？或者當您決定在單擊蘭開斯特後立即將蘭開斯特包括在您的過濾器中時？沒問題——Clear Grid 命令來拯救你了！

當您單擊“清除網格”命令（位於“排序和過濾”部分的“高級”菜單中）時，Access 會清除“按表單過濾”網格中的所有條目，並為您提供一個漂亮、乾淨的地方重新開始。

通過排除選擇進行過濾

選擇過濾器還可用於排除某些記錄。當您想簡單地隱藏一堆共享一個唯一屬性（特定的州、城市或郵政編碼）的記錄時，這非常有用。

以下是使選擇過濾器為您排除記錄的方法：

滾動表格，直到找到要排除的值。

右鍵單擊包含該值的字段，然後從出現的菜單中選擇不等於 ______（其中空白代表您右鍵單擊的值）。

那些與您選擇的值相匹配的記錄讓開，這樣您就可以專注於您真正感興趣的記錄。

只需單擊一下，Access 就會隱藏“狀態”字段值為“潛在”的所有志願者。

您還可以單擊“選擇”按鈕（在“主頁”選項卡的“排序和過濾”部分）並從那裡的菜單中選擇“不等於”。您還會注意到包含和不包含命令。這些對於剔除具有共同點的記錄非常方便，例如其中的特定單詞或數字。您還可以組合過濾器，不僅（例如）排除（例如）準志願者，還排除居住在某個城市或州的準志願者。