如何在 Excel 2019 中排序：數據列表

您在 Excel 中放在一起的每個數據列表都將具有某種用於維護和查看記錄的首選順序。根據您對 Excel 進行排序以查看該列表的方式，您可能希望按姓氏的字母順序查看記錄。對於客戶數據表，您可能希望查看按公司名稱字母順序排列的記錄。在員工數據列表的情況下，首選順序是按每個員工被聘用時分配給他或她的 ID 號的數字順序排列。

當您最初在 Excel 中為新數據列表輸入記錄時，您無疑會按照首選順序或檢索記錄的順序輸入它們。無論您如何開始，您很快就會發現，您無法選擇按首選順序添加後續記錄。每當您添加新記錄時，Excel 都會通過添加新行對該記錄進行排序並將其添加到數據庫底部。

假設您最初按公司的字母順序（從 Acme Pet Supplies 到 Zastrow and Sons）輸入客戶數據列表中的所有記錄，然後您為新客戶添加記錄：Pammy's Pasta Palace 。Excel 將新記錄放在桶的底部 - 在 Zastrow 和 Sons 之後的最後一行 - 而不是將其插入適當的位置，這是在 Acme Pet Supplies 之後的某個位置，但絕對領先於 Zastrow 和他的好孩子們！

這不是原始記錄順序的唯一問題。即使數據列表中的記錄保持穩定，首選順序也僅代表您在 Excel 中大部分時間使用的順序。當您需要按另一種特殊順序查看記錄時呢？

例如，如果您通常使用按案例編號的數字順序處理客戶數據列表，您可能需要按客戶姓氏的字母順序查看記錄，以便快速定位客戶並查找他或她的應付餘額。打印。使用記錄為群發郵件生成郵件標籤時，您需要按郵政編碼順序排列的記錄。在為您的客戶代表生成報告顯示哪些客戶在其領土內時，您需要按州甚至城市按字母順序排列的記錄。

要讓 Excel 以正確的方式對數據列表中的記錄進行排序，您必須指定哪個字段的值確定記錄的新順序。（這些字段在技術上被稱為數據庫愛好者的說法中的排序鍵。）此外，您必須指定要使用這些字段中的信息創建的訂單類型。從兩種可能的順序中選擇對 Excel 進行排序：

• 升序：文本條目按字母順序從 A 到 Z 放置，值按數字順序從小到大排列，日期按從舊到新的順序排列。
• 降序：這是字母順序從 Z 到 A、數字從大到小、日期從新到舊的倒序。

在單個字段上對 Excel 進行排序

當您只需要根據一個特定字段（例如記錄號、姓氏或公司字段）對數據列表進行排序時，您只需單擊該字段的自動篩選按鈕，然後單擊其下拉列表中的相應排序選項：

• 在文本字段中將A 排序到 Z或將 Z排序到 A
• 在數字字段中從最小到最大排序或從最大到最小排序
• 在日期字段中按最舊到最新排序或從最新到最舊排序

然後，Excel 根據所選字段中新的升序或降序對數據列表中的所有記錄重新排序。如果您發現對列表進行了錯誤排序，只需單擊快速訪問工具欄上的“撤消”按鈕或立即按 Ctrl+Z 即可將列表恢復到選擇這些排序選項之一之前的順序。

Excel 通過向其自動篩選按鈕添加向上或向下箭頭來顯示字段何時用於對數據列表進行排序。向上的箭頭表示使用升序排序，向下的箭頭表示使用降序排序。

在 Excel 2019 中對多個字段進行排序

當您使用的第一個字段包含重複值並且您想對重複記錄的排列方式有發言權時，您需要在排序中使用多個字段。（如果您沒有指定其他字段進行排序，Excel 只會按照您輸入的順序放置記錄。）

需要多個字段的最佳和最常見示例是按姓氏的字母順序對大型數據庫進行排序。假設您有一個數據庫，其中包含幾個姓氏為 Smith、Jones 或 Zastrow 的人（就像您在 Zastrow and Sons 工作時的情況）。如果您將姓氏字段指定為唯一要排序的字段（使用默認的升序），則所有重複的 Smiths、Joneses 和 Zastrows 將按其記錄最初輸入的順序放置。為了更好地對這些重複項進行排序，您可以將名字字段指定為要排序的第二個字段（再次使用默認的升序），使第二個字段成為決勝局，以便 Ian Smith 的記錄先於 Sandra Smith 的記錄，並且Vladimir Zastrow 的記錄僅次於 Mikhail Zastrow。

要在多個字段的數據列表中對 Excel 記錄進行排序，請執行以下步驟：

將單元格光標定位在數據列表中的單元格之一中。

如果選擇了功能區上的“主頁”選項卡，請在“排序和篩選”按鈕的下拉列表 (Alt+HSU) 上單擊“自定義排序”。如果選擇了數據選項卡，單擊排序命令按鈕。
Excel 選擇數據庫的所有記錄（不包括第一行字段名稱）並打開“排序”對話框。

設置為按姓氏和名字的字母順序對記錄進行排序。

在排序依據下拉列表中單擊您首先希望記錄排序依據的字段的名稱。

如果您希望按降序排列記錄，還請記住在右側的“順序”下拉列表中選擇降序排序選項（Z 到 A、最大到最小或最新到最舊）。

（可選）如果第一個字段包含重複項並且您要指定該字段中記錄的排序方式，請單擊“添加級別”按鈕以插入另一個排序級別。在 Then By 下拉列表中選擇要排序的第二個字段，然後在其右側的 Order 下拉列表中選擇升序或降序選項。

（可選）如有必要，重複步驟 4，根據需要添加盡可能多的其他排序級別。

單擊“確定”或按 Enter。

Excel 關閉“排序”對話框，並使用該對話框中的排序字段按級別順序對數據列表中的記錄進行排序。如果您發現您按錯誤的字段或錯誤的順序對數據庫進行了排序，請單擊快速訪問工具欄上的“撤消”按鈕或按 Ctrl+Z（查看其他 Excel 快捷方式）將數據庫記錄恢復到以前的順序。

在上面的“排序”對話框中查看如何設置搜索。在員工數據列表中，姓氏字段被選為要排序的第一個字段（排序依據），名字字段被選為第二個字段（然後依據）——第二個字段對第一個字段中具有重複條目的記錄進行排序。員工數據列表中的記錄也按姓氏和名字的字母（A 到 Z）順序排序。排序後立即查看員工數據列表。請注意 Edwards — Cindy 和 Jack — 現在是如何按正確的名字/姓氏字母順序排列的。

員工數據列表按姓氏和名字的字母順序排序。

排序 Excel：排序不是數據列表的項目

排序命令不僅僅用於對數據列表中的 Excel 記錄進行排序。您也可以使用它對您構建的電子表格中的財務數據或文本標題進行排序。對常規 Excel 工作表表格進行排序時，請確保在通過單擊“排序和篩選”按鈕下拉菜單上的“自定義排序”打開“排序”對話框之前選擇所有包含要排序的數據的單元格（並且僅選擇包含要排序的數據的單元格） - 功能區主頁選項卡上的下拉列表或數據選項卡上的排序按鈕。

Excel 會自動從排序中排除單元格選擇的第一行（假設該行是包含不應包括的字段名稱的標題行）。要在排序中包括單元格選擇的第一行，請確保在單擊確定開始排序之前取消選中我的數據具有標題複選框。

如果要按列對 Excel 工作表數據進行排序，請單擊“排序”對話框中的“選項”按鈕。單擊“排序選項”對話框中的“從左到右排序”按鈕，然後單擊“確定”。現在，您可以在“排序”對話框中指定要對數據進行排序的行數（或行數）。