如何在 Outlook 2019 / 365 / 2016 中創建和使用個人數據文件夾？

適用於：Office 365、2016、2013、2019；Windows 7、8 和 10。

這是約翰尼的一個問題：

一位同事告訴我，他正在使用 pst 文件來備份他的郵箱、日曆、日記和聯繫人。您能否詳細說明如何插入 Outlook 數據文件並將它們用於我的郵箱的日常歸檔？我喜歡 MAC OSX Sierra 並希望在 MAC 上使用 Outlook，所以我想我的另一個問題是我是否可以在 MAC OSX 上使用 pst。非常感謝！

Outlook 個人文件夾非常有用，因為它們允許我們創建郵件、聯繫人和任務的脫機副本，以進行脫機訪問、數據備份或傳輸到另一台計算機。個人文件夾在 Windows 操作系統中由 .PST 後綴表示。

在本指南中，我們將學習如何創建和打開個人文件夾，以及將您的電子郵件導出到 PST 文件以進行備份。

我們將首先教您如何使用打開/導出嚮導創建 Outlook 文件夾。這將允許您一次性打包所有現有的電子郵件/聯繫人和日曆。對於高級用戶，我們將描述如何手動創建 pst 文件。定義數據文件後，您可以繼續使用特定的電子郵件、日曆和聯繫人來填充您的個人文件夾。繼續閱讀以了解詳細信息。

通過導出創建 PST 文件

1. 轉到File，點擊Open & Export並選擇Import/Export。

1. 在打開的對話框中單擊導出到文件，然後單擊下一步。

1. 在創建文件類型選項 中選擇Outlook 數據文件 (.pst) ，然後單擊 下一步。

1. 現在，選擇您要導出的郵箱。如果您有興趣導出日曆或聯繫人，請在“導出 Outlook 數據文件”屏幕中選擇相關文件夾。
2. 選擇備份文件的位置並點擊Finish。

1. 最後 - 輸入備份文件的密碼和驗證 密碼。

1. 同時輸入密碼打開備份文件。

手動創建 PST 文件

1. 打開您的 Microsoft Outlook 2016（或 Office 365 和 Outlook 2013），點擊Home並選擇New item。
2. 在下拉框中將光標移動到More items並選擇Outlook data file。

1. 在對話框中，輸入文件名並將其保存在您的位置。

1. 請記下 .PST 文件的位置，以便稍後將其複製到外部備份設備。
2. 現在，您將使用已刪除項目和搜索文件 夾子文件夾創建個人文件夾。

1. 要添加更多子文件夾，請右鍵單擊個人文件夾，然後單擊新建文件夾。

1. 輸入名稱並按Enter鍵在您的個人文件夾中創建子文件夾。

查找 PST 文件

幾個讀者問我們在創建這些 .pst 文件後如何查找它們。查找文件的最簡單方法是在 Windows 搜索中搜索名為 *.pst 的文件。

將特定電子郵件項目添加到您的個人數據文件夾

1. 打開您的服務器郵箱並右鍵單擊必須移動到您的個人文件夾的郵箱。
2. 點擊移動並選擇要移動到的文件夾。

1. 選定的電子郵件文件夾或項目將被移動。

MAC OSX 是否使用 pst 文件？

Microsoft Outlook for MAC 不使用 Outlook 數據文件夾。也就是說，絕對可以將在 Windows 計算機上創建的 pst 文件導入 Outlook for MAC。