如何安排和發送 Outlook 2019 / 365 定期會議、活動和約會請求？

這是我們從唐娜那裡收到的一個問題：

你好！剛被任命為我公司的項目經理，所以我現在住在 Outlook 中:-)... 我需要做的第一件事就是與項目的許多利益相關者建立正在進行的系列會議。這些可以是一對一的小組會議。很高興獲得一些關於如何安排這些重複發生的捷徑。提前感謝您的幫助。謝謝！

感謝您的提問，祝您在新工作中好運。

在 Outlook 中管理定期約會可能是一項艱鉅的任務，讓我們嘗試通過一些最佳實踐來分解它以使事情順利進行。

設置您的項目日曆

我的第一個建議是為您的項目設置一個專用日曆，以便您可以將與項目相關的所有會議組織在一個地方。這是有關將新日曆添加到適用於 Windows 和 MAC的 Outlook的教程。

安排定期會議系列

設置日曆後，您可以開始安排會議系列。

Windows 用戶

• 登錄到 Outlook 並打開您的日曆。
• 在主頁選項卡中，點擊您的工作週視圖，這將提供更精細且更易於使用的日曆視圖。
• 現在選擇會議的日期和時間。
• 右鍵單擊並點擊新的定期會議（或約會）。
• 如果需要，請調整您的會議/約會日期和時間。
• 定義您的會議重複週期（每天/每周等）。
• 定義您的重複範圍。

• 完成後點擊OK。
• 接下來，點擊“收件人”按鈕從您的聯繫人列表中選擇收件人電子郵件地址，或者手動輸入他們的地址。
• 為您的會議定義一個描述性主題。
• 使用功能區右側的會議標籤部分來定義會議的重要性和敏感性

• 接下來，定義會議地點和您的聯繫方式。這可能是一個會議室，或者您可能正在使用 Skype、Zoom for Outlook 或其他在線交流方式。
• 最後，在您的會議邀請正文中，擴展會議系列目標、KPI 等。請記住為您的會議定義一個明確的議程以及明確和可衡量的目標。
• 完成後，點擊發送按鈕。

Mac 用戶

MAC 用戶的流程有點不同，類似於舊版 Office 中使用的流程：

• 打開適用於 MAC 的 Outlook 365 / 2019。
• 在日曆視圖中，將鼠標懸停到所需的會議/約會日期和時間。
• 組織者會議對話框將打開。
• 點擊收件人按鈕來定義您的會議參與者。

• 然後定義主題、地點和會議持續時間。

• 在上方菜單中，點擊Recurrence按鈕。
• 將出現以下對話框：

• 根據需要定義會議/約會設置。
• 完成後點擊確定。
• 在會議邀請正文中，根據需要提供更多信息。
• 完成後點擊發送按鈕。

通過複製設置會議/約會/事件系列的請求

您可以通過複製以前的系列並調整會議主題、參與者和地點來創建會議或活動系列。這是一個教程，可以幫助您實現這一目標。

問題？隨時使用下面的評論讓我們知道。

祝你好運！