Vollständige Anleitung zu Word 2016 (Teil 28): So führen Sie Text zusammen und erstellen Serienbriefe

Das Zusammenführen von E-Mails in Word 2016 ist nicht schwierig. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Text in Word 2016 zusammenführen .

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Entwurfs- und Büroinformationsfähigkeiten sind Grundvoraussetzungen, wenn Sie heute einen guten Job haben wollen. Derzeit gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, diese Fähigkeit zu erlernen, von der Teilnahme an einem Offline- oder Online-Kurs bis hin zum Selbststudium im Internet.

Es ist nicht schwer, eine Online-Lektion zum Umgang mit Office-Software zu finden. Eine der beliebtesten Softwareoptionen ist heute Microsoft Word. Obwohl es derzeit viele kostenlose Alternativen zu Word gibt, steht diese Software immer noch fest an der Spitze der beliebtesten Optionen. Dies liegt nicht nur daran, dass Word seit langem bekannt ist, sondern Microsoft verbessert und aktualisiert Produkte auch sehr aktiv, um den steigenden Anforderungen der Benutzer gerecht zu werden.

Mit Word verfügen Sie über fast alle notwendigen Funktionen zum Bearbeiten professioneller Dokumente, von der Auswahl des Schriftstils, der Links-/Rechtsausrichtung, der Einrückung bis hin zum Einfügen von Bildern und dem Hinzufügen von Links ... Alle sind einfach zu verwenden.

Allerdings verfügt Microsoft Word über eine weitere nützliche Funktion, die Sie möglicherweise nicht kennen. Das ist Textmischung. Nachfolgend finden Sie detaillierte Anweisungen zum Zusammenführen von Text in Word 2016 .

Seriendruck – Textzusammenführung oder Serienbrief ist eine nützliche Funktion in Microsoft Word , mit der Sie mehrere Einladungen, Dankesbriefe, Ankündigungen, Ordner, Namensschilder und viele andere Informationen erstellen können, die in Listen, Datenbanken oder Tabellenkalkulationen gespeichert sind. Wenn Sie einen Seriendruck durchführen, benötigen Sie ein Word-Dokument (Sie können mit einem vorhandenen Textdokument beginnen oder ein neues erstellen) und eine Empfängerliste, normalerweise eine Datei . Arbeitsmappe in Excel – Excel-Tabelle.

Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr über die Verwendung der Seriendruckfunktion in Word 2016 zu erfahren :

So verwenden Sie den Seriendruck – Serienbrief:

1. Öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument oder erstellen Sie ein neues.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf den Befehl „Seriendruck starten“ und wählen Sie „Schritt-für-Schritt-Serienbrief-Assistent“ aus dem Dropdown-Menü.

• Das Feld „Serienbrief“ wird angezeigt und führt Sie durch sechs wichtige Schritte zum Abschließen des Seriendrucks. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie Sie eine Nachrichtenvorlage erstellen und die Nachricht mit einer Empfängerliste zusammenführen.

Schritt 1

• Wählen Sie im Aufgabenbereich „Seriendruck“ auf der rechten Seite des Word-Fensters den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten. Im Beispiel wählen wir „Buchstaben“ . Klicken Sie dann auf Weiter: Dokument starten, um mit Schritt 2 fortzufahren .

Schritt 2

• Wählen Sie „ Aktuelles Dokument verwenden“ und klicken Sie dann auf „ Weiter: Empfänger auswählen“, um mit Schritt 3 fortzufahren.

Schritt 3

Jetzt benötigen Sie eine Liste mit Adressen , damit Word jede Adresse automatisch in das Dokument einfügen kann. Diese Liste kann sich in einer vorhandenen Datei befinden, beispielsweise in einer Excel-Tabelle , oder Sie können eine neue Adressliste im Serienbrief-Assistenten eingeben .

1. Wählen Sie „ Vorhandene Liste verwenden“ und klicken Sie dann auf „Durchsuchen“ , um die Datei auszuwählen.

2. Suchen Sie Ihre Datei und klicken Sie dann auf Öffnen .

3. Wenn sich die Adressliste in einer Excel-Tabelle befindet, wählen Sie die Tabelle aus, die die Liste enthält , und klicken Sie auf „OK“ .

4. Im Dialogfeld Serienbriefempfänger können Sie jedes Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um zu steuern, welche Empfänger in den Seriendruck einbezogen werden. Standardmäßig müssen alle Empfänger ausgewählt sein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK .

5. Klicken Sie auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“ , um mit Schritt 4 fortzufahren.

• Wenn Sie noch keine Adressliste haben, können Sie auf die Schaltfläche „Neue Liste eingeben“ und dann auf „Erstellen“ klicken und dann die Adressliste manuell eingeben.

Schritt 4

Jetzt können Sie Ihren Brief schreiben. Beim Drucken wird jede Kopie des Briefes im Wesentlichen gleich sein; Lediglich die Empfängerdaten (z. B. Name und Adresse) unterscheiden sich. Sie müssen Platzhalter für Empfängerdaten hinzufügen, damit Mail Merge genau weiß, wo die Daten hinzugefügt werden müssen.

So fügen Sie Empfängerdaten ein:

1. Platzieren Sie die Einfügemarke im Dokument an der Stelle, an der die Informationen angezeigt werden sollen.

2. Wählen Sie eine der Platzhalteroptionen aus. Im Beispiel wählen wir Adressblock (Adressblock).

3. Abhängig von Ihrer Auswahl wird möglicherweise ein Dialogfeld mit verschiedenen Anpassungsoptionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus und drücken Sie dann OK .

4. Der Platzhalter erscheint in Ihrem Dokument (z. B. «AddressBlock»).

5. Fügen Sie bei Bedarf weitere Platzhalter hinzu. Im Beispiel fügen wir einen Platzhalter in der Begrüßungszeile über dem Brieftext ein.

6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter: Vorschau Ihrer Briefe“, um mit Schritt 5 fortzufahren.

• Für einige Briefe müssen Sie lediglich einen Adressblock und eine Begrüßungszeile hinzufügen . Für noch mehr Personalisierung können Sie aber auch weitere Platzhalter (z. B. den Namen oder die Adresse des Empfängers) in den Briefkörper einfügen.

Schritt 5

1. Sehen Sie sich die Briefe in der Vorschau an, um sicherzustellen, dass die Informationen aus der Empfängerliste korrekt im Brief angezeigt werden. Mit den Bildlaufpfeilen nach links und rechts können Sie jede Version des Dokuments anzeigen.

2. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Weiter: Zusammenführung abschließen, um mit Schritt 6 fortzufahren.

Schritt 6

1. Klicken Sie auf Drucken, um die Nachricht zu drucken.

2. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Entscheiden Sie, ob Sie alle Nachrichten, das aktuelle Dokument (die aktuelle Datei) oder nur eine ausgewählte Gruppe drucken möchten, und klicken Sie dann auf OK . Im Beispiel drucken wir sie alle aus.

3. Das Dialogfeld „Drucken“ wird angezeigt. Passen Sie bei Bedarf die Druckeinstellungen an und drücken Sie dann OK . Die Dokumente werden ausgedruckt.

Um Inkonsistenzen in einer Reihe von E-Mails oder E-Mails zu vermeiden, müssen Sie die Excel-Datei wie folgt optimieren:

• Die erste Zeile sollte nur Spaltenüberschriften haben, beginnend mit Zelle A1. Word verwendet Spaltenüberschriften wie Serienbrieffelder, wenn Sie den Serienbrief in Microsoft Word verwenden.
• Sie sollten die Spaltenüberschrift so bearbeiten, dass sie mit dem Platzhalternamen übereinstimmt, den Sie im Vorlagendokument oder in der E-Mail verwenden werden.
• Sie müssen sicherstellen, dass es sich bei der Tabellenkalkulationsdatei, die Daten enthält, um einen Datensatz pro Zeilenstichprobe handelt.
• Numerische Daten für jeden Kontakt, wie z. B. Postleitzahl, Rabattprozentsatz, Kilometerstand, Währung usw., sollten in einem geeigneten numerischen Format vorliegen.
• Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus, der die Zahl enthält.
• Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ > „Multifunktionsleiste“ auf den Dropdown-Pfeil neben „Allgemein“.
• Nehmen Sie alle erforderlichen Ergänzungen vor, bevor Sie das Word-Dokument per Seriendruck mit der Excel-Datenbankdatei verknüpfen. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Excel-Datei speichern.
• Die Excel-Datenbankdatei sollte sich auf dem lokalen Speicherlaufwerk des Computers befinden.
• Stellen Sie sicher, dass sich alle Daten im ersten Blatt der Excel-Arbeitsmappe befinden.

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