Vollständiger Leitfaden zu Word 2016 (Teil 25): So prüfen und schützen Sie Word-Dokumente

Wenn Sie ein Word-Dokument freigeben, möchten Sie wahrscheinlich keine vertraulichen persönlichen Informationen angeben oder möchten, dass andere Ihre Dokumentdatei bearbeiten. Glücklicherweise verfügt Word 2016 über integrierte Funktionen zum Überprüfen und Schützen von Dokumenten. Bitte folgen Sie dem folgenden Artikel, um Einzelheiten zur Vorgehensweise zu erfahren.

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Dokumenteninspektionstool Document Inspector

Wenn Sie eine Word-Datei erstellen oder bearbeiten, werden dem Dokument möglicherweise automatisch persönliche Informationen hinzugefügt (z. B. Informationen zum Autor des Dokuments). Mit dem Document Inspector- Tool können Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie sie mit anderen teilen.

Verwenden Sie den Dokumentinspektor

Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ , um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen (zentraler Ort für die Dokumentenverwaltung).

Schritt 2: Klicken Sie im Infobereich auf „Auf Probleme prüfen“ und dann im Dropdown-Menü auf „Dokument prüfen“ .

Schritt 3: An dieser Stelle erscheint das Fenster „Dokumentinspektor“. Sie können die Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, was Sie überprüfen möchten, und dann auf „Inspizieren“ klicken. In diesem Beispiel werden wir alle auswählen.

Schritt 4: In den Testergebnissen werden Ausrufezeichen neben den Abschnitten angezeigt, in denen Daten gefunden werden, die als vertraulich gelten, und es gibt für jeden Typ eine Schaltfläche „Alle entfernen“. Sie können auf „Alle entfernen“ klicken , um diese Daten zu löschen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Dokumente schützen

Standardmäßig kann jeder, der Zugriff auf Ihr Dokument hat, dessen Inhalt öffnen, kopieren und bearbeiten, es sei denn, Sie legen einen Schutz für diese Word-Datei fest.

Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ , um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen.

Schritt 2: Klicken Sie im Infobereich auf „Dokument schützen“ .

Schritt 3: Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. In diesem Beispiel wählen wir „Als endgültig markieren“.

Schritt 4: Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre Auswahl zu speichern. Klicken Sie auf „OK“.

Schritt 4: Es erscheint ein weiteres Dialogfeld. Klicken Sie weiter auf „OK“ .

Das Dokument wird als endgültig markiert. Immer wenn jemand anderes diese Datei öffnet, zeigt Word oben im Dokument eine Erinnerungsleiste an, die ihn darauf hinweist, die Datei nicht zu bearbeiten.

Hinweis: Die Option „Als endgültig markieren“ hindert andere nicht wirklich daran, das Dokument zu bearbeiten, da sie „ Trotzdem bearbeiten“ auswählen können . Wenn Sie tatsächlich verhindern möchten, dass andere Ihr Dokument bearbeiten, können Sie die Option „Zugriff einschränken“ verwenden .

Viel Glück.