Cómo crear y clasificar notas en Outlook 2019

Mucha gente usa notas adhesivas para crear recordatorios de bits de información: desde contraseñas de sitios web hasta citas memorables. Outlook 2019 incluye notas, que son el equivalente electrónico de estas notas adhesivas. Puede almacenar todo lo que desee en una nota, pero es mejor utilizarlos para pequeños fragmentos de datos, como códigos de confirmación de reserva o números de identificación de membresía. Puede dejar una nota abierta (siempre que Outlook esté abierto) para que se le recuerde cada vez que la vea, o puede cerrar la nota para que no se interponga en su camino.

Para crear una nota, siga estos pasos:

Muestre la sección Notas de Outlook.

Para hacerlo, haga clic en el icono Más (…) en la esquina inferior izquierda de la ventana y, en el menú que aparece, haga clic en Notas.

Elija Inicio → Nueva nota o presione Ctrl + N.

Aparece una nueva nota en blanco.

Consulte estos otros métodos abreviados de teclado de Outlook 2019 .

En la nueva nota en blanco que aparece, escriba lo que desee.

Las primeras palabras de la primera línea aparecerán como un título de icono, así que trate de ser descriptivo allí. A menos que, por supuesto, intente camuflar información, como una contraseña; entonces es posible que desee un texto engañoso como primera línea. Un usuario inteligente guarda sus contraseñas en una nota que se titula Cumpleaños de la familia, pensando que a alguien que fisgonee para robar sus contraseñas no le importarán los cumpleaños de la familia y lo pasará por alto.

Cierre la nota haciendo clic en el botón X en su esquina superior derecha. Se guarda automáticamente.

A continuación, se muestran algunos consejos útiles para las notas de Outlook:

• Para volver a abrir una nota: haz doble clic en ella. Permanece abierto hasta que lo cierra o hasta que sale de Outlook.
• Para mover una nota: arrástrala por su barra de título (la barra de color en la parte superior) y colócala en cualquier lugar de la pantalla, incluso fuera de los límites de la ventana de Outlook. Permanece allí hasta que cierre Outlook.
• Para editar una nota: ábrala y edítela.
• Para cambiar el tamaño de la nota: Haga clic y arrastre su esquina inferior derecha.
• Para eliminar una nota: Selecciónela y realice una de las siguientes acciones: Elija Inicio → Eliminar, presione la tecla Eliminar en el teclado, o haga clic con el botón derecho en la nota y elija Eliminar en el menú que se abre.

Al igual que con un contacto eliminado, una nota eliminada se mueve a la carpeta Elementos eliminados.

Para recuperar una nota eliminada, abra la sección Correo de Outlook , muestre el contenido de la carpeta Elementos eliminados, busque la nota y arrástrela al icono de Notas en la esquina inferior izquierda de la ventana. También puede hacer clic con el botón derecho, elegir Mover a carpeta y luego especificar dónde desea moverlo.

Cómo categorizar sus notas de Outlook

Dado que una nota es un elemento polivalente, puede resultarle útil crear categorías para diferenciar un tipo de nota de otro.

Al asignar un color a una nota, puede indicar qué tipo de información contiene. Por ejemplo, puede optar por hacer que las notas financieras sean verdes y que las notas familiares sean azules.

Para asignar una categoría de color a una nota

Haga clic con el botón derecho en la nota y elija Categorizar. Aparece un menú de opciones de color.

Haga clic en el color deseado.

Si su cuenta de correo electrónico principal / predeterminada es del tipo IMAP, no podrá utilizar categorías. Si no ve Categorizar en el menú del botón derecho, es por eso.

Si ha utilizado esta categoría antes, ha terminado en este punto. El icono y el fondo de la nota se vuelven de ese color. Sin embargo, la primera vez que usa un color determinado, se abre el cuadro de diálogo Cambiar nombre de categoría, para que pueda asignar un nombre. Outlook no asigna ningún significado especial a un color; haces eso por tu cuenta. Si se le solicita, cambie el nombre en el cuadro Nombre. Luego haga clic en Aceptar.

Si desea cambiar el nombre de una categoría, puede hacerlo siguiendo estos pasos:

Elija Inicio → Categorías → Todas las categorías.

Se abre el cuadro de diálogo Categorías de color.

Haga clic en la categoría deseada y haga clic en Cambiar nombre.

El nombre se vuelve editable.

Escriba el nuevo nombre y presione Entrar.

Observe en la imagen de arriba que también puede crear y eliminar categorías y cambiar el color asignado a una categoría. (Esto puede resultar útil, por ejemplo, si desea cambiar el color utilizado para representar una determinada categoría, pero no desea perder la información de la categoría ya asignada a las notas existentes). Puede tener hasta 25 categorías.

Una nota puede tener varias categorías asignadas. Cada categoría es un interruptor de encendido / apagado para cada nota. El icono de una nota muestra solo el color de la última categoría que se le asignó, pero también conserva su otra categoría. Para eliminar una categoría de una nota, seleccione la nota, haga clic en Inicio → Categorizar y haga clic en la categoría para desactivar esa nota.

Las categorías también las comparten las funciones Calendario y Tareas en Outlook. Mientras crea categorías, piense también en cómo le gustaría clasificar las citas y los eventos.