Cómo usar Autofiltro en Excel 2019

La función Autofiltro de Excel hace que filtrar los datos no deseados en una lista de datos sea tan fácil como hacer clic en el botón Autofiltro en la columna en la que desea filtrar los datos y luego elegir los criterios de filtrado apropiados en el menú desplegable de esa columna.

Si abre una hoja de trabajo con una lista de datos y no encuentra los botones de Autofiltro de Excel adjuntos a cada uno de los nombres de campo en la parte superior de la lista, puede mostrarlos simplemente colocando el puntero de celda en una de las celdas con el campo nombres y luego haciendo clic en el botón de comando Filtro en la pestaña Datos de la cinta o presionando Ctrl + Shift + L o Alt + AT.

Las opciones de filtro en el menú desplegable Autofiltro de una columna dependen del tipo de entradas en el campo. En el menú desplegable de una columna que contiene solo entradas de fecha, el menú contiene una opción Filtros de fecha a la que se adjunta un submenú de los filtros reales. En el menú desplegable de una columna que contiene solo entradas numéricas (además de fechas) o una combinación de fechas con otros tipos de entradas numéricas, el menú contiene una opción de filtros numéricos. En el menú desplegable de una columna que contiene solo entradas de texto o una combinación de texto, fecha y otras entradas numéricas, el menú contiene una opción de Filtros de texto.

Hacer filtrado básico en Excel 2019 seleccionando entradas de campo específicas

Además de las opciones de Filtros de fecha, Filtros de texto o Filtros de números (según el tipo de campo), el menú desplegable Autofiltro para cada campo en la lista de datos contiene un cuadro de lista con una lista completa de todas las entradas realizadas en ese columna, cada uno con su propia casilla de verificación. En el nivel más básico, puede filtrar la lista de datos desactivando la casilla de verificación de todas las entradas cuyos registros no desea ver en la lista.

Este tipo de filtrado básico funciona mejor en campos como Ciudad, Estado o País, que contienen muchos duplicados, por lo que puede ver un subconjunto de la lista de datos que contiene solo las ciudades, estados o países con los que desea trabajar en el tiempo.

La forma más fácil de realizar este tipo básico de filtrado en un campo es primero anular la selección de la casilla de verificación frente a la opción (Seleccionar todo) en la parte superior del cuadro de lista del campo para borrar las casillas de verificación, y luego seleccionar cada una de las casillas de verificación. cuadros que contienen las entradas para los registros que desea que se muestren en la lista de datos filtrados. Una vez que termine de seleccionar las casillas de verificación de todas las entradas que desea conservar, haga clic en Aceptar para cerrar el menú desplegable Autofiltro.

Luego, Excel oculta filas en la lista de datos para todos los registros, excepto aquellos que contienen las entradas que acaba de seleccionar. El programa también le permite saber qué campo o campos se han utilizado en la operación de filtrado agregando un icono de filtro de cono al botón Autofiltro de la columna. Para restaurar todos los registros a la lista de datos, puede eliminar el filtrado haciendo clic en el botón de comando Borrar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos de la cinta o presionando Alt + AC.

Al realizar este tipo básico de filtrado de listas, puede seleccionar entradas específicas de más de un campo en esta lista. La siguiente imagen ilustra este tipo de situación. Aquí, solo quiero a los empleados de la empresa que trabajan en los departamentos de Ingeniería y Servicios de Información en las oficinas de Chicago y Seattle. Para hacer esto, seleccioné solo las entradas de Ingeniería y Servicios de Información en el cuadro de lista en el menú desplegable Autofiltro del campo Dept y solo las entradas de Chicago y Seattle en el cuadro de lista en el menú desplegable Autofiltro del campo Ubicación.

La lista de datos de los empleados después de filtrar los campos Dept y Location.

Como puede ver arriba, después de filtrar la lista de datos de Empleados para que solo se enumeren los registros de los empleados en el departamento de Ingeniería o Servicios de Información en las ubicaciones de las oficinas de Chicago o Seattle, Excel agrega el ícono de filtro de cono a los botones de Autofiltro en ambos los campos Dept y Location en la fila superior, lo que indica que la lista se filtra utilizando criterios que involucran ambos campos.

Tenga en cuenta que después de filtrar la lista de datos de esta manera, puede copiar los registros restantes que componen el subconjunto deseado de la lista de datos en una nueva área en la misma hoja de trabajo o en una nueva hoja en el libro de trabajo. Luego, puede ordenar los datos (agregando botones de Autofiltro con el botón de comando Filtro en la pestaña Datos), representar gráficamente los datos, analizarlos o resumir los datos en una tabla dinámica de Excel .

Uso de las opciones de filtros de texto en Excel 2019

El menú desplegable Autofiltro para un campo que contiene solo texto o una combinación de texto, fecha y entradas numéricas contiene una opción de Filtros de texto que cuando hace clic o resalta muestra su submenú que contiene las siguientes opciones:

• Igual: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Igual seleccionado en la primera condición.
• No es igual: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador No es igual a seleccionado en la primera condición.
• Empieza por: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Empieza por seleccionado en la primera condición.
• Termina con: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Termina con seleccionado en la primera condición.
• Contiene: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Contiene seleccionado en la primera condición.
• No contiene: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador No contiene seleccionado en la primera condición.
• Filtro personalizado: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado donde puede seleccionar sus propios criterios para aplicar condiciones Y o más complejas.

Uso de las opciones de filtros de fecha en Excel 2019

El menú desplegable Autofiltro para un campo que contiene solo entradas de fecha contiene una opción de Filtros de fecha que cuando hace clic o resalta muestra su submenú que contiene las siguientes opciones:

• Igual: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Igual seleccionado en la primera condición.
• Antes: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Es antes seleccionado en la primera condición.
• Después: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Es después seleccionado en la primera condición.
• Entre: abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado con el operador Es posterior o igual a seleccionado en la primera condición y el operador Es anterior o igual a seleccionado en la segunda condición Y.
• Mañana: filtra la lista de datos para que solo los registros con la fecha de mañana en este campo se muestren en la hoja de trabajo.
• Hoy: filtra la lista de datos para que solo los registros con la fecha actual en este campo se muestren en la hoja de trabajo.
• Yesterday: Filters the data list so that only records with yesterday’s date in this field are displayed in the worksheet.
• Next Week: Filters the data list so that only records with date entries in the week ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Week: Filters the data list so that only records with date entries in the current week in this field are displayed in the worksheet.
• Last Week: Filters the data list so that only records with date entries in the previous week in this field are displayed in the worksheet.
• Next Month: Filters the data list so that only records with date entries in the month ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Month: Filters the data list so that only records with date entries in the current month in this field are displayed in the worksheet.
• Last Month: Filters the data list so that only records with date entries in the previous month in this field are displayed in the worksheet.
• Next Quarter: Filters the data list so that only records with date entries in the three-month quarterly period ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Quarter: Filters the data list so that only records with date entries in the current three-month quarterly period in this field are displayed in the worksheet.
• Last Quarter: Filters the data list so that only records with date entries in the previous three-month quarterly period in this field are displayed in the worksheet.
• Next Year: Filters the data list so that only records with date entries in the calendar year ahead in this field are displayed in the worksheet.
• This Year: Filters the data list so that only records with date entries in the current calendar year in this field are displayed in the worksheet.
• Last Year: Filters the data list so that only records with date entries in the previous calendar year in this field are displayed in the worksheet.
• Year to Date: Filters the data list so that only records with date entries in the current year up to the current date in this field are displayed in the worksheet.
• All Dates in the Period: Filters the data list so that only records with date entries in the quarter (Quarter 1 through Quarter 4) or month (January through December) that you choose from its submenu are displayed in the worksheet.
• Custom Filter: Opens the Custom AutoFilter dialog box where you can select your own criteria for more complex AND or conditions.

When selecting dates for conditions using the Equals, Is Before, Is After, Is Before or Equal To, or Is After or Equal To operator in the Custom AutoFilter dialog box, you can select the date by clicking the Date Picker button (the one with the calendar icon) and then clicking the specific date on the drop-down date palette. When you open the date palette, it shows the current month and the current date selected. To select a date in an earlier month, click the Previous button (the one with the triangle pointing left) until its month is displayed in the palette. To select a date in a later month, click the Next button (the one with the triangle pointing right) until its month is displayed in the palette.

Using the Number Filters options in Excel 2019

The AutoFilter drop-down menu for a field that contains only number entries besides dates or a combination of dates and other numeric entries contains a Number Filters option that when you click or highlight it displays its submenu containing the following options:

• Equals: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Equals operator selected in the first condition.
• Does Not Equal: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Does Not Equal operator selected in the first condition.
• Greater Than: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Greater Than operator selected in the first condition.
• Greater Than or Equal To: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Greater Than or Equal To operator selected in the first condition.
• Less Than: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Less Than operator selected in the first condition.
• Less Than or Equal To: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Less Than or Equal to operator selected in the first condition.
• Between: Opens the Custom AutoFilter dialog box with the Is Greater Than or Equal To operator selected in the first condition and the Is Less Than or Equal To operator selected in the second AND condition.
• Top 10: Opens the Top 10 AutoFilter dialog box so that you can filter the list to just the ten or so top or bottom values or percentages in the field.
• Above Average: Filters the data list to display only records where the values in the field are greater than the average of the values in this field.
• Below Average: Filters the data list to display only records where the values in the field are less than the average of the values in this field.
• Custom Filter: Opens the Custom AutoFilter dialog box where you can select your own criteria for more complex AND or conditions.

Making it to the Top Ten!

La opción Diez principales en el submenú de la opción Filtros numéricos le permite filtrar todos los registros excepto aquellos cuyas entradas en ese campo están en la parte superior o inferior de la lista por un cierto número (10 por defecto) o en un cierto porcentaje superior o inferior (10 por defecto). Por supuesto, solo puede utilizar el elemento Top Ten en campos numéricos y campos de fecha; este tipo de filtrado no tiene ningún sentido cuando se trata de entradas en un campo de texto.

Cuando hace clic en la opción Diez principales en el submenú de la opción Filtros numéricos, Excel abre el cuadro de diálogo Diez filtros automáticos principales donde puede especificar sus criterios de filtrado. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo Top 10 Autofilter está configurado para filtrar todos los registros excepto aquellos cuyas entradas se encuentran entre los diez elementos principales en el campo seleccionando Top en el cuadro de lista desplegable a la izquierda, 10 en el cuadro combinado del medio, y Elementos en el cuadro de lista desplegable a la derecha. Si desea utilizar estos criterios predeterminados, simplemente haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Diez autofiltros principales.

La siguiente imagen muestra la lista de datos de los empleados de muestra después de usar el Autofiltro de los 10 elementos principales para mostrar solo los registros con los diez salarios principales en la lista de datos.

Usar el autofiltro de los 10 elementos principales para filtrar todos los registros, excepto aquellos con los diez salarios principales.

También puede cambiar los criterios de filtrado en el cuadro de diálogo Diez autofiltros principales antes de filtrar los datos. Puede elegir entre Superior e Inferior en el cuadro de lista desplegable más a la izquierda y entre Elementos y Porcentaje en el más a la derecha. También puede cambiar el número en el cuadro combinado del medio haciendo clic en él e ingresando un nuevo valor o usando los botones giratorios para seleccionar uno.

Filtrar una lista de datos de Excel en la fuente de un campo y rellenar colores o iconos de celda

Así como puede ordenar una lista de datos usando la fuente o el color de relleno o los íconos de celda que ha asignado con la función de formato condicional a los valores en el campo que están dentro o fuera de ciertos parámetros, también puede filtrar la lista.

Para filtrar una lista de datos en un color de fuente, color de relleno o icono de celda utilizado en un campo, haga clic en su botón Autofiltro y luego seleccione la opción Filtrar por color en el menú desplegable. Excel luego muestra un submenú en el que puede elegir el color de fuente, el color de relleno o el ícono de celda para usar en la clasificación:

• Para filtrar la lista de datos de modo que solo aparezcan en la lista los registros con un color de fuente en particular en el campo seleccionado, asignado con las opciones Reglas de celda de resaltado de formato condicional o Reglas superior / inferior, haga clic en su muestra de color en el Filtro por color de fuente submenú.
• Para filtrar la lista de datos de modo que solo los registros con un color de relleno particular en el campo seleccionado - asignados con las opciones de Reglas de celda de resaltado de formato condicional, Reglas superior / inferior, Barras de datos o Escalas de color - aparezcan en la lista, haga clic en su color muestra en el submenú Filtro por color de fuente.
• Para filtrar la lista de datos de modo que solo los registros con un icono de celda en particular en el campo seleccionado, asignado con las opciones de Conjuntos de iconos de formato condicional, aparezcan en la lista, haga clic en el icono en el submenú Filtrar por icono de celda.