Diez consejos para mejorar las reuniones de Microsoft Teams

Las reuniones vienen en todas las formas y tamaños, con la única constante de que llenan nuestra agenda. Con tantas reuniones en nuestro plato, es importante ser lo más eficiente posible en la organización, programación y conducción de una reunión. Afortunadamente, Microsoft Teams incluye varias características que son particularmente útiles para la eficiencia de las reuniones.

Conversar durante una reunión de Teams

La actividad más común que hago en Microsoft Teams es chatear con otras personas. Y me resulta especialmente útil poder charlar con colegas durante una reunión de Teams. Se crea un chat grupal automáticamente al comienzo de cada reunión de Teams que incluye a todos los participantes de la reunión. La ventana de chat aparece en el lado derecho de la pantalla. Mientras se lleva a cabo una reunión y las personas hacen presentaciones y hablan con audio, otras personas pueden estar charlando en la ventana de chat. Este sencillo mecanismo demuestra ser increíblemente poderoso. Por ejemplo, suponga que se perdió algo que dijo el presentador. En lugar de interrumpir toda la reunión y pedirle al presentador que lo repita, puede simplemente escribir en el chat y pedirle a alguien en el chat una aclaración o que complete un vacío. Encuentro que hago esto todo el tiempo en reuniones grandes.

Una vez finalizada una reunión, el chat sigue activo y cualquiera puede seguir publicando mensajes. Para las reuniones periódicas, el chat se transferirá de una reunión a otra, por lo que siempre hay un registro de las reuniones pasadas y cualquier persona en la invitación a la reunión puede ingresar al chat para las próximas reuniones. He visto a empresas más grandes utilizar esto para realizar un seguimiento de los puntos de la agenda de las próximas reuniones. Las personas publicarán en el chat de reuniones recurrentes durante la semana y luego, durante la reunión, el equipo revisará el chat y discutirá los elementos durante la reunión.

Me gusta desactivar las notificaciones de mensajes durante una reunión si muchas personas están chateando mientras alguien habla por audio. Una notificación sonará con cada mensaje nuevo y creo que puede distraerme. Puede encontrar la opción para apagar el sonido de los mensajes entrantes en la sección de notificaciones de su configuración. Haga clic en su imagen de perfil que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla de Equipos y seleccione Configuración. En el menú desplegable que aparece, seleccione Notificaciones y busque la sección llamada Otro. Allí encontrará una configuración para Sonidos de notificación que puede establecer en Desactivado.

Capturar una reunión de Teams con una grabación

No puedo decirle cuántas veces la grabación de una reunión le ha ahorrado muchos dolores de cabeza a mi equipo. Una grabación captura todo lo que sucedió en la reunión. Una grabación puede compartirse con otras personas que no formaron parte de la reunión y revisarse por aquellos que formaron parte de la reunión. Si todos entienden y están de acuerdo en que se grabarán las reuniones, recomiendo encarecidamente grabar las reuniones.

Los equipos no le permitirán grabar una llamada con dos personas o menos debido a consideraciones de privacidad. Una vez que una llamada tiene más de dos personas, se convierte en una reunión y puede grabarla.

Teams notifica a los asistentes a la reunión cuando comienza una grabación. Sin embargo, me gusta asegurarme de que todos estén completamente claros y cómodos grabando la reunión de antemano para que no haya problemas en el futuro, mencionando al principio que tengo la intención de grabar la reunión.

Grabar una reunión es fácil de hacer en Teams. Para comenzar la grabación:

Únase a una reunión existente o inicie una nueva.

Abra los controles de la reunión seleccionando los puntos suspensivos de la barra de herramientas.

Seleccione Iniciar grabación en el menú emergente que aparece, como se muestra.

Iniciar una grabación de una reunión de Teams.

Una vez que comience la grabación, se informará a todos los asistentes a la reunión.

Para finalizar la grabación, vuelva a hacer clic en los puntos suspensivos y seleccione Detener grabación.
También puede finalizar la grabación finalizando la reunión.
La grabación estará disponible para el canal de la reunión, como se muestra. Cualquiera en el canal puede hacer clic en la grabación para ver la reunión.

Ver la grabación de una reunión en un canal.

La grabación de una reunión es algo increíblemente poderoso. Puede compartirlo con otras personas que no pudieron asistir a la reunión o usarlo en el futuro como un recordatorio de lo que se discutió y / o se decidió. La grabación en sí está en un servicio llamado Microsoft Stream. Puede obtener un enlace directo a la reunión seleccionando los puntos suspensivos de la grabación en el canal y luego seleccionando Obtener enlace, como se muestra. Además, puedes abrir la grabación directamente en Stream o incluso hacer que la grabación tenga su propia pestaña en el canal.

Obtener el enlace directo a la grabación de una reunión.

Mantener el ruido bajo control con mute

Cuando estoy en una reunión, me gusta mantener mi micrófono en silencio a menos que esté hablando. De esa manera, los otros participantes no escuchan ningún ruido de fondo que pueda estar sucediendo a mi alrededor. La mayoría de las personas siguen esta misma etiqueta en las reuniones, pero todos se olvidan de vez en cuando. Alguien podría preguntar si todos pueden silenciar su micrófono, pero esto puede interrumpir la reunión.

Cuando está en una reunión de Teams, puede silenciar el micrófono de otros participantes. He usado esto muchas veces cuando el micrófono de alguien capta ruido de fondo, como el ladrido de un perro, pero no quiero interrumpir la reunión pidiéndole a la persona que silencie su micrófono.

Para silenciar a uno de los participantes de la reunión, vaya a la lista de la reunión que aparece en el lado derecho de la ventana de la reunión, seleccione el nombre de la persona y elija Silenciar participante. Para silenciar a todos, seleccione Silenciar todos en la lista. Aquí se muestran ambas opciones. A los participantes que silencie se les notificará que los silenció, y ellos pueden reactivarlos en cualquier momento.

Silenciar el micrófono de un participante de la reunión en Teams.

Después de silenciar a alguien, es una buena idea enviarle un mensaje de chat privado para hacerle saber que lo hizo. Casi todas las veces que he hecho esto, la persona me agradece y me hace saber que simplemente corrió a tomar un café o al baño y se olvidó de silenciar el micrófono.

Difuminar tu fondo

Me encanta la flexibilidad de poder celebrar una reunión con los miembros del equipo en cualquier lugar donde tenga conexión a Internet. Y el uso de video agrega un valor tremendo a la reunión; sin embargo, también presenta un desafío. ¿Qué pasa si te encuentras trabajando en un lugar que no quieres que todos vean? Por ejemplo, a menudo tomo una reunión desde casa en lugar de caminar hacia mi oficina. Cuando estoy sentado en la mesa de mi cocina, puedes ver nuestra improvisada despensa abierta al fondo. Sería una gran experiencia si estuviera en una reunión con chefs, pero puede ser una distracción para cualquier otro tipo de reunión.

Teams has a cool feature that lets you blur your background but keep your face in focus when on a video call. Everyone in the meeting can see you clearly, even when you move your head around while you are talking, but whatever is behind you and in the background is blurred. No more worrying about any dirty laundry, literally, that might be making an appearance without your knowledge!

Before you join a meeting, you are presented with toggles to turn on your camera and microphone. In between those toggles is a blur toggle, as shown, that you can use to blur your background. When you toggle on the blur option, your background will be become blurry, but your face will stay in focus. If you have already joined the meeting, you can find the blur option in the More Actions pop-up menu, as shown.

Blurring the background before joining a Teams meeting.

Blurring the background after joining a Teams meeting.

If you don’t have a video camera that supports the blur option connected to Teams, you won’t see the toggle to turn on your camera and blur your background. This is a common theme in Teams and Microsoft products in general. Elements of the user interface will appear and disappear if a required component (like a camera that supports the blur feature) is not attached.

Taking notes

Recording a meeting is ideal for capturing the meeting in its entirety, but as a practical matter, what you usually need at the completion of a meeting are meeting notes. You can use the notes, also called meeting minutes, to capture a record of key decisions and action items.

Teams has a feature designed for capturing meeting notes. The notes are shared so that everyone in the meeting can contribute and view notes as they are added. I can’t tell you how many times I have been in a meeting and someone took down notes incorrectly. A simple miscommunication can have ripple effects down the road. When everyone is reviewing and adding to the meeting notes in real time during the meeting, the possibility of miscommunication is greatly reduced.

You can add notes about a meeting before the meeting starts or during the meeting. If a meeting was set up and tied to a Teams channel, you can go into the channel and discuss the meeting there. If the meeting did not have a channel, you can still add notes.

To add pre-meeting notes, follow these steps:

Open your calendar and select the meeting you want to add notes to.

Choose to chat with participants, as shown.

Teams will create a chat for the meeting, and all meeting participants are automatically added to it. When the meeting takes place, the chat will be part of the meeting.

Adding pre-meeting notes to a meeting.

Once a meeting starts, you can add official notes to the meeting beyond chat. To open the meeting notes or to start taking notes, follow these steps:

From the meeting options menu, select the Show Meeting Notes option.
If you have already created notes for the meeting, the meeting notes will open on the right side of the screen, as shown. Or, if notes haven’t been added to the meeting yet, will have the option to create notes for the meeting once the meeting has started, as shown. To create new meeting notes, continue to Step 2.

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.

There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.

Para compartir su escritorio, una ventana o una presentación de PowerPoint, siga estos pasos:

Únase a una reunión de Teams existente o inicie una nueva.

Desde los controles de la reunión, expanda el cuadro de diálogo Compartir seleccionando el icono que parece un monitor de computadora con una flecha que lo atraviesa.
La parte inferior de la pantalla se expandirá y verá opciones para compartir su pantalla, una ventana en su pantalla o un archivo de PowerPoint.

Seleccione la opción que desea compartir con la reunión.
Un cuadro rojo delineará lo que se comparte con los demás para que sepa exactamente lo que pueden ver.

Para detener la presentación, seleccione el botón Detener presentación en la parte superior de la ventana de visualización, como se muestra.

Compartir una presentación de PowerPoint durante una reunión de Teams.

Tomando el control de la pantalla de otra persona

En la sección anterior, descubre cómo compartir su pantalla con otros. También puede hacer que otra persona tome el control de su pantalla o solicite tomar el control de la pantalla de otra persona. Cuando toma el control de la pantalla de otra persona a través de Teams, puede mover el mouse de esa persona y escribir en su pantalla con su propio mouse y teclado. Lo uso con frecuencia cuando quiero mostrarle a alguien cómo hacer algo en su computadora.

Alguien no puede tomar el control de su pantalla sin su permiso. Si alguien solicita tomar el control de su pantalla, verá aparecer un mensaje preguntándole si desea permitir que la persona tome el control de su pantalla o no. Si aprueba la solicitud, esa persona podrá controlar su mouse en su pantalla; sin embargo, si rechaza la solicitud, esa persona no podrá tomar el control.

Para ceder el control de una pantalla compartida, seleccione el botón Ceder control que aparece en la parte superior del área para compartir. Cuando selecciona este botón, aparece un menú desplegable que enumera a todos en la reunión. Puedes elegir a quién darle el control de tu pantalla. Puede recuperar el control utilizando el mismo método.

Organización de equipos que se adapten a las necesidades de su reunión

Tiendo a gustarme los valores predeterminados de cómo se presenta Teams para la mayoría de las reuniones. Los equipos a menudo tomarán decisiones inteligentes y cambiarán entre mostrar personas en la pantalla principal y mostrar una presentación en la pantalla principal. Los equipos también detectarán quién está hablando y ampliarán el video de esa persona para que pueda concentrarse en la persona que habla.

Sin embargo, es posible que desee tomar el control y cambiar la forma en que ve las cosas. Puede alternar entre personas y presentaciones haciendo clic en los videos de los participantes o las presentaciones. También puede tomar el video de un participante y fijarlo para que siempre se muestre. A veces me gusta sacar un video de Teams y arrastrarlo a otro monitor. Toda esta flexibilidad garantiza que pueda ajustar una reunión a sus necesidades.

Usar Teams mientras hay una reunión en curso

Durante una reunión, la mayoría de las pantallas de Teams están dedicadas a la reunión. Esto es valioso cuando quiere concentrarse en la reunión. Sin embargo, aún puede usar otras partes de Teams cuando hay una reunión en curso. Por ejemplo, si hay una reunión grande en la que necesito escuchar pero no enfocar toda mi atención, minimizaré la reunión y usaré otras partes de Teams. Minimizar la reunión es tan simple como hacer clic en otra parte de Teams, como otro canal o chat. Cuando hace clic fuera de la reunión, Teams minimiza automáticamente la reunión en una pequeña ventana en la parte superior del panel de navegación izquierdo, como se muestra. Para volver a la reunión y maximizar la ventana en su pantalla, simplemente haga clic dentro de la ventana de la reunión.

Una reunión de equipos que se ha minimizado.