Diseño de informes de acceso: aplicación de temas y formato condicional en Access 2019

Los informes de Access pueden ser útiles para mostrar datos, pero puede ir un paso más allá y hacer que sus informes de Access también se vean visualmente agradables. Una forma de cambiar la apariencia de un informe de Access es usar un tema predefinido, que puede agregar color instantáneamente para hacer que incluso el informe de Access más aburrido parezca interesante.

Aplicar temas en Access 2019

Un tema simplemente reorganiza la apariencia de todo su informe para que no parezca una lista aburrida de texto y números. Para aplicar un tema a un informe de Access , siga estos pasos:

Muestre su informe en la vista Diseño.

Haga clic en la pestaña Diseño.

En el grupo Temas, haga clic en el icono Temas.

Aparece un menú que enumera todos los temas disponibles.

Los temas le brindan una forma rápida de modificar la apariencia de un informe.

Mueva el puntero del mouse sobre un tema.

Access muestra cómo se verá su informe con el tema seleccionado.

Seleccione un tema para elegirlo para su informe.
Access muestra su informe con el tema seleccionado.

Creación de formato condicional en Access 2019

Un informe de Access puede mostrar datos, pero a veces es posible que necesite ayuda para identificar ciertos tipos de datos. Por ejemplo, es posible que desee que Access destaque las cifras de ventas superiores a 250.000 dólares para que pueda detectar esta información más fácilmente. Aunque puede examinar manualmente un informe y resaltar dicha información usted mismo, es más rápido y preciso dejar que Access lo haga en su lugar.

El formato de datos basado en ciertos criterios se conoce como formato condicional. La idea es que Access formatee los datos solo cuando se cumplan determinadas condiciones, como un valor superior a 250.000 dólares o inferior a 10.000 dólares.

Para usar el formato condicional, debe definir el campo a formatear, definir una regla para activar el formato y luego el tipo de formato que desea aplicar, como resaltar el campo Acceso en rojo o amarillo.

Para aplicar formato condicional a los datos en un informe de Access, siga estos pasos:

Muestre su informe en la vista Diseño.

Seleccione el campo al que desea aplicar formato condicional.
Puede aplicar formato condicional a un campo numérico o de texto.

Haga clic en la pestaña Formato.

En el grupo Formato de control, haga clic en el icono Formato condicional.

Aparece un cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

El cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

Haga clic en el botón Nueva regla.

Aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

El cuadro de diálogo Nueva regla de formato le permite definir una regla.

Puede hacer clic en el botón Editar regla o Eliminar regla aquí para editar o eliminar una regla que haya creado.

Seleccione un tipo de regla:

• Verifique los valores en el registro actual o use una expresión (puede crear una regla que considere el valor de un solo campo)
• Comparar con otros registros (puede crear una regla que examine el valor del mismo campo almacenado en otros registros)

En la categoría Editar la descripción de la regla, defina su regla.
Dependiendo de la opción que eligió en el Paso 6, la categoría Editar la descripción de la regla puede mostrar diferentes opciones.

Elija el tipo de formato que se mostrará si los datos de un campo coinciden con la regla que definió en el Paso 7.

Haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional aparece nuevamente, mostrando su regla recién creada.

Haga clic en Aceptar.
Access ahora muestra sus cambios de formato en el campo si coincide con su regla definida.