Organizar su correo electrónico de Outlook: limpiar sus carpetas

Deshacerse de los elementos innecesarios en las carpetas de Outlook es esencial para una buena salud mental. Todo ese desorden en su bandeja de entrada de Outlook puede ser angustioso. Esta información explica dos técnicas más para organizar su correo electrónico de Outlook 2019 y eliminar los desechos de las carpetas: el archivo y el comando Limpieza del buzón.

Archivando las cosas viejas en su bandeja de entrada de Outlook

En algunos casos, Outlook coloca los mensajes de correo electrónico, las tareas y las citas de más de seis meses en la carpeta Archivo, una carpeta especial para los elementos que Outlook considera obsoletos y que ya no vale la pena conservarlos. Llamadas de Outlook que envían estos elementos a la carpeta Archivo "autoarchivo". Los elementos que se han archivado no se pierden para siempre. Puede visitarlos abriendo la carpeta Carpetas de archivo y sus subcarpetas en el panel Carpeta. Estas carpetas y subcarpetas se crean automáticamente la primera vez que archiva elementos.

Archivar es una forma de eliminar las carpetas de correo, las listas de tareas y el calendario de elementos que ya no importan. Cómo y cuándo se archivan los elementos depende de usted. Para archivar elementos, puede archivarlos por su cuenta, establecer un conjunto predeterminado de reglas de archivado que se apliquen a todas las carpetas o, si una carpeta necesita atención individual y no debería estar sujeta a las reglas de archivado predeterminadas, establecer reglas especiales para eso. carpeta. Cada carpeta puede tener su propio conjunto de reglas de archivo o estar sujeta a las reglas predeterminadas.

Para decirle a Outlook cómo archivar cosas antiguas:

• Establecimiento de reglas de archivo predeterminadas: en la pestaña Archivo, elija Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. Luego, en la pestaña Avanzado, haga clic en el botón Configuración de Autoarchivar. Verá el cuadro de diálogo Autoarchivar.
• Establecimiento de reglas para una carpeta específica: seleccione la carpeta, vaya a la pestaña Carpeta y haga clic en el botón Configuración de Autoarchivar. Verá la pestaña Autoarchivar del cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra en

Hacer las reglas de archivo predeterminadas (izquierda) y las reglas para una carpeta (derecha).

Reglas de archivo predeterminadas en Outlook

Negocie estas opciones en el cuadro de diálogo Autoarchivar para establecer reglas de archivo predeterminadas:

• Ejecutar Autoarchivar cada: ingrese un número para indicarle a Outlook la frecuencia con la que debe archivar los elementos.
• Preguntar antes de que se ejecute el archivo: si esta casilla de verificación está seleccionada, verá un cuadro de mensaje antes de que comience el archivo y puede negarse a archivar si lo desea seleccionando No en el cuadro de mensaje.
• Eliminar elementos caducados (solo carpetas de correo electrónico): seleccione esta casilla de verificación para eliminar todos los mensajes de correo electrónico cuando el período de tiempo haya expirado.
• Archivar o eliminar elementos antiguos: anule la selección de esta opción si no desea archivar elementos.
• Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas: seleccione esta opción si desea mantener la versión archivada de la carpeta en el panel Carpeta. Los elementos archivados se guardan en esta carpeta para que pueda revisarlos.
• Limpiar elementos anteriores a: elija un período de tiempo límite después del cual archivar elementos.
• Mover elementos antiguos a: haga clic en el botón Examinar y seleccione una carpeta si desea almacenar el archivo de almacenamiento en una ubicación determinada.
• Eliminar elementos antiguos de forma permanente: seleccione esta opción si desea eliminar, no archivar, elementos antiguos.

Reglas de archivo para una carpeta de Outlook

Elija entre estas opciones en el cuadro de diálogo Propiedades para establecer reglas de archivo para una carpeta específica:

• No archivar elementos en esta carpeta: seleccione esta opción si no vale la pena archivar elementos en la carpeta.
• Archivar elementos en esta carpeta con la configuración predeterminada: seleccione esta opción para ceder a las reglas de archivo predeterminadas para la carpeta.
• Archivar esta carpeta con esta configuración: seleccione esta opción para establecer reglas de archivado para la carpeta.
• Limpiar elementos anteriores a: elija un período de tiempo límite después del cual archivar los elementos en la carpeta.
• Mover elementos antiguos a la carpeta de archivo predeterminada: seleccione esta opción para mover elementos a la carpeta que seleccionó como predeterminada.
• Mover elementos antiguos a: haga clic en el botón Examinar y seleccione una carpeta si desea almacenar los elementos archivados en una ubicación específica.
• Eliminar elementos antiguos de forma permanente: seleccione esta opción si desea eliminar, no archivar, elementos de esta carpeta.

Además de archivar, otra forma de eliminar las bric-a-brac automáticamente es aprovechar el Asistente de reglas para eliminar ciertos tipos de mensajes de correo electrónico cuando llegan.

Ejecutando el comando de limpieza del buzón de Outlook

El comando de limpieza de buzón es un comando de uso múltiple para buscar mensajes de correo electrónico, archivar elementos, eliminar elementos y eliminar versiones alternativas de elementos. Para usar el comando, vaya a la pestaña Archivo, elija Información, haga clic en el botón Herramientas y elija Limpieza del buzón. Verá el cuadro de diálogo Limpieza del buzón. El cuadro de diálogo ofrece una entrada rápida a estas diferentes tareas de Outlook :

• Ver cuánto espacio en disco ocupan las carpetas: Haga clic en el botón Ver tamaño del buzón y luego tome nota de los tamaños de las carpetas en el cuadro de diálogo Tamaño de la carpeta.
• Búsqueda de elementos: seleccione un botón de opción para buscar elementos con una antigüedad superior a una determinada cantidad de días o con una antigüedad superior a una determinada cantidad de kilobytes, introduzca un número de días o kilobytes y haga clic en el botón Buscar. Aterrizas en el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.
• Archivar elementos: haga clic en el botón Autoarchivar para archivar elementos en sus carpetas.
• Vaciar la carpeta de elementos eliminados: haga clic en el botón Vaciar para vaciar la carpeta de elementos eliminados.
• Eliminar todas las versiones alternativas de los elementos: haga clic en Eliminar si envía correos electrónicos a través de una cuenta de Exchange Server y desea eliminar versiones alternativas de los elementos que se crearon durante la sincronización.

Limpiando los buzones de correo.