Uso de recordatorios de Outlook 2019 para actividades y tareas

Outlook 2019 ofrece el cuadro de mensaje Recordatorio para avisarle cuando una cita o evento del Calendario de Outlook está a punto de tener lugar, cuando se acerca la fecha límite de una tarea, cuando un mensaje de correo electrónico necesita una respuesta o cuando alguien cuyo nombre está en su carpeta Contactos necesita atención.

La siguiente imagen muestra el cuadro de mensaje de recordatorio. Cuando Outlook se está ejecutando y menos lo espera, puede aparecer un cuadro de mensaje de recordatorio para mantenerlo alerta. Estas páginas explican cómo manejar los mensajes recordatorios, programar mensajes y hacer que los mensajes aparezcan cuando desee que aparezcan.

El cuadro de mensaje de recordatorio de Outlook.

Manejo de mensajes recordatorios

Seleccione un recordatorio en el cuadro de mensaje Recordatorio y haga lo siguiente para manejar un recordatorio de Outlook:

• Descartarlo: haga clic en el botón Descartar para dejar de lado el aviso de recordatorio. Si aparece más de un aviso en el cuadro de mensaje de recordatorio y desea borrarlos todos, haga clic en el botón Descartar todos.
• Recibir un recordatorio más tarde: haz clic en el botón Posponer. En la parte inferior del cuadro de diálogo, el cuadro de texto Haga clic en Posponer para volver a recordarlo en le indica cuándo llegará el siguiente mensaje recordatorio. Para cambiar esta configuración, abra la lista desplegable y elija un período de tiempo diferente.
• Abrir el elemento: haga doble clic en el recordatorio para examinar la cita, la tarea, el mensaje de correo electrónico o el contacto al que pertenece el recordatorio.
• Procrastinar: Haga clic en el botón Cerrar (la X ) en el cuadro de mensaje Recordatorio para que desaparezca. Para abrir el cuadro de mensaje más tarde, vaya a la pestaña Ver y haga clic en el botón Ventana de recordatorios.

Los recordatorios de Outlook solo funcionan para los elementos almacenados en estas carpetas: Tareas, Calendario, Bandeja de entrada y Contactos. Almacene un elemento en otra carpeta o subcarpeta de una de las carpetas enumeradas anteriormente, y no verá el cuadro de mensaje de recordatorio cuando el recordatorio vence. Para asegurarse de recibir un recordatorio, almacene los elementos en estas carpetas: Tareas, Calendario, Bandeja de entrada o Contactos.

Programación de un mensaje recordatorio

Siga estas instrucciones para programar un mensaje recordatorio en Outlook 2019 :

• Cita o evento del calendario: en la ventana Cita, abra la lista desplegable Recordatorio y elija cuántos minutos, horas o semanas antes de la cita o evento para que aparezca el recordatorio.
• Fecha límite de la tarea: en la ventana Tarea de Outlook , seleccione la casilla de verificación Recordatorio y elija un día y una hora para recibir el recordatorio en los menús desplegables.
• Nombre de los contactos: en una ventana de contacto o en la ventana de contactos, haga clic en el botón Seguimiento y elija Agregar recordatorio en la lista desplegable. Se abre el cuadro de diálogo Personalizado. Trate este cuadro de diálogo de la misma manera que trata el de los mensajes de correo electrónico (consulte el elemento anterior en esta lista).

Hacer que los recordatorios funcionen a su manera

Puede hacer dos o tres cosas para que los recordatorios funcionen a su manera. En la pestaña Archivo de Outlook, elija Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones. Luego, siga estas instrucciones para salirse con la suya con los avisos recordatorios de Outlook:

• Cambio de la hora del recordatorio para citas y eventos: de forma predeterminada, el cuadro de mensaje de recordatorio aparece 15 minutos antes de que comiencen las citas y los eventos. Para cambiar esta configuración, vaya a la categoría Calendario e ingrese una nueva configuración en la lista desplegable Recordatorios predeterminados (busque en "Opciones de calendario").
• Cambio de la hora predeterminada para los recordatorios de tareas: cuando llega la fecha límite de una tarea, el cuadro de diálogo Recordatorios de Outlook le avisa a las 8:00 a. M. (O cuando inicia Outlook, si inicia el programa después de las 8:00 a. M.). Para cambiar esta configuración predeterminada, vaya a la categoría Tareas y elija una nueva hora en la lista desplegable Hora de recordatorio predeterminada.
• Reproducción de un sonido diferente (o sin sonido): de forma predeterminada, escuchará un pequeño timbre cuando el cuadro de mensaje de recordatorio de Outlook aparece en la pantalla. Para escuchar un sonido diferente o ningún sonido, vaya a la categoría Avanzado del cuadro de diálogo Opciones. Para no reproducir ningún sonido, anule la selección de la casilla de verificación Reproducir sonido de recordatorio. Para reproducir un sonido diferente, haga clic en el botón Examinar y luego seleccione un archivo de sonido .wav en el cuadro de diálogo Archivo de sonido de recordatorio.